Stage soutien à la gestion administrative de projet

RÉSUMÉ DE L’OFFRE DE STAGE

Dans le cadre de votre stage, vous serez amené.e à fournir un appui transversal à l’une des équipes suivantes: opérations, ressources humaines ou administration et finances.

RESPONSABILITÉS PAR DÉPARTEMENT

Option A : Opérations

• Appuyer dans la rédaction de rapports bailleurs ou de rapports internes
• Effectuer des recherches sur l’environnement interne et externe du projet
• Appuyer le développement des outils de planification et de suivi de projet (Gantt, WBS, etc.)
• Appuyer dans la mise à jour des outils de suivi de projet, notamment la matrice des risques.
• Appuyer dans le développement et le maintien des normes de configuration du projet.
• Soutenir le développement de modules de formation pour les chef.fe.s de projet.
• Appuyer au besoin, le suivi budgétaire des projets.

Option B : Ressources humaines

• Appuyer les ressources humaines dans la révision et mise à jour des outils, des documents de référence en ressources humaines des bureaux et des projets IBCR
• Appuyer le suivi administratif du personnel employé et coopérant sur le terrain (feuilles de temps, visa etc.)
• Soutenir les bureaux satellites en participant à la veille des mises à jour des normes de travail au Canada et dans les bureaux satellites
• Rédaction, traduction, révision linguistique de documents en français et en anglais et selon ses compétences linguistiques, en espagnol.
• Participer aux processus de recrutement (affichage, tri de candidature, organisations des tests écrits et entretiens etc.)
• Maintenir à jour les tableaux de bord et stratégies de recrutement (postes au siège, dans les bureaux satellites, stages et le PCV)

Option C : Administration -Logistique

• Appuyer l’organisation pré-déploiement du personnel (billet d’avion, visa, réservation d’hôtel etc.)
• Appuyer l’adjointe administrative dans la gestion du bâtiment : suivi des fournisseurs, coordination des livraisons et organisation des espaces communs du Bureau, gestion de l’accueil, archivage des documentations administratives

Option D : Finances

• Appuyer le département des finances durant la clôture fiscale annuelle
• Appuyer l’archivage comptable et financier
• Appuyer au besoin, le suivi budgétaire des projets

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES

EXIGENCES

• Formation universitaire en études internationales, science politique, ressources humaines, en relations industrielles, finance ou toute autre discipline connexe
• Excellentes capacités rédactionnelles et communicationnelles en français et en anglais
• Connaissance de la suite Microsoft Office
• Finance : maitrise Excel à un niveau intermédiaire ou avancé.
• Aisance à travailler en équipe
• Autonomie et débrouillardise
• Capacité d’adaptation
• Gestion des priorités
• Permis de travail ou d’étude valide au Canada

ATOUTS

• Expérience de travail pertinente dans un organisme à but non lucratif
• Connaissance de la langue espagnole

À noter, les candidatures retenues feront l’objet de vérifications du dossier criminel.

INFORMATIONS GÉNÉRALES

AVANTAGES ET CONDITIONS DE STAGE :

Date de début de stage: 9 septembre 2024
Lieu de stage à Montréal
Stage à temps plein (5 jours semaine)
Durée minimum du stage : 12 semaines
Une équipe engagée et dynamique, dans un environnement multilingue et international
Attention : Permis d’étude ou de travail valide au Canada

LES STAGIAIRES NE SONT PAS AMENÉS À SE DÉPLACER SUR LE TERRAIN À L’ÉTRANGER.