technicien.ne administration

Si l’aventure de l’ADMINISTRATION vous intéresse :

Sous la supervision de la direction générale et en lien avec la mission et les orientations de Sentier Urbain, votre mission sera d’accomplir des tâches administratives courantes, en plus de soutenir l’administration interne, le service des ressources humaines ainsi que la comptabilité de l’organisme.

Principales responsabilités

Administration  

• S’assurer du bon fonctionnement du système de téléphonie IP au sein de l’équipe de travail et faire le suivi avec la ressource externe le cas échéant;
• Maintenir et mettre à jour des documents divers (Tableaux, fiches techniques, indicateurs de rendement, état des rapports/bilans, échéancier, etc.);
• Réaliser une mise à jour du classement et archivage des dossiers physiques et sur le serveur ;
• Assurer la conformité et le maintien des procédures dans l’application de la Loi 25;
• Assurer la mise à jour des assurances et permis de de l’organisme;
• Effectuer les inscriptions et suivis auprès des divers organismes auxquels Sentier Urbain est membre ( MAPAQ, CDC, RAPSIM, JOUR de la TERRE, etc.);
• Réaliser le suivi du membrariat de l’organisme.

Comptabilité

• Assurer l’arrimage avec le service externe de comptabilité;
• Réaliser la tenue de livres (cartes de crédit, conciliations bancaires);
• Contribuer à la facturation, aux payables et aux recevables;

• Préparation des paies (incluant remises gouvernementales, RVER, relevés d’emploi, T4 et relevés 1);
• Contribuer à la pré-inscription des informations dans le système comptable (SAGE 50).
• Collaborer à la préparation de l’audit annuel;

Ressources humaines (administration et gestion)

• Soutenir la direction RH (mise à jour des outils internes tel que : liste d’employé.es, de vacances, de formations, procédures et politiques variées et suivi des contrats de travail ;
• Collaborer aux différents dossiers ressources humaines tels que le PAE, SELSC, CNESST, Emploi Québec, etc.).
• Aider au recrutement par la diffusion et publication d’offres d’emploi; la réception, le classement et la redistribution des candidatures;
• Assurer la supervision et la coordination des membres de son équipe administrative; (attribuer le travail, planifier les horaires, encadrer, stimuler et recadrer);
• Participer à l’évaluation des membres sous sa supervision.

 Informatique

• S’assurer de l’approvisionnement en matériel informatique et téléphonique;

• Assurer la gestion du parc informatique et des comptes informatiques (tenir à jour l’inventaire, les dotations de compte) pour les membres de l’équipe;
• Procéder à la résolution de problèmes (courriel, imprimantes, réseau, serveur, etc.);
• Assurer la liaison avec les fournisseurs de services externes téléphoniques, internet et informatiques.

 Financement

• Contribuer à la rédaction de demandes de financement et en assurer le suivi;
• Collaborer à la recherche de nouvelles opportunités de financement ;
• Soutenir la rédaction des demandes de financement et rapports.

Organisation, gestion interne et administration

• Participer aux réunions d’équipe de gestion;
• Participer à la réflexion sur les orientations stratégiques et le développement de l’organisme.

Communications

• Contribuer à la fluidité des communications, tant à l’interne qu’à l’externe;
• Soutenir dans le respect des obligations en matière de communication envers nos partenaires;
• Soutenir l’aspect administratif des communications de l’organisme.

Toutes autres tâches connexes

 Exigences du poste 

• Diplôme d’études en secrétariat, administration ou tout autre domaine pertinent
• Minimum de 2 ans d’expérience dans un domaine administratif
• Connaissance des normes du travail au Québec
• Connaissance ou expérience en informatique (Microsoft 365, Windows, sécurité, etc.)
• Très bonne maîtrise de la langue française (parlée et écrite)
• Maîtrise de l’anglais oral et écrit
• Maîtriser le logiciel de comptabilité Sage 50
• Connaître le fonctionnement des OBNL
• Connaître les diverses approches communicationnelles

Profil des compétences

• Sens de l’organisation, de la minutie et de la gestion des priorités
• Grande flexibilité et multi-tâches
• Discrétion et rigueur
• Capacité d’adaptation aux changements, sens de l’initiative, polyvalence et débrouillardise
• Bonne disposition à travailler en équipe
• Bonne capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction
• Sensibilité marquée pour les divers enjeux humains, sociaux et écologiques

Atout(s)

• Expérience auprès d’un OBNL
• Connaissance du milieu communautaire et de ses acteurs;
• Connaissance des questions juridiques;
• Connaissance de la Base de données File Maker;
• Expérience de travail dans un milieu syndiqué

Conditions 

• Horaire de 28h à 35 heures par semaine (selon la période de l’année)
• Salaire offert : Taux horaire entre 23.31$ et 28.13$, selon formation et expérience pertinentes (conformément à la politique salariale en vigueur – emplois Classe 6)
• Type : permanent (poste non syndiqué)
• Date d’entrée en fonction : dès que possible