Secrétaire réceptionniste

La Maison de Quartier de Fabreville est un lieu communautaire dédié à l’amélioration de la qualité de vie des familles et des membres de la communauté. Sa mission est de créer un espace de rencontre et de participation à des activités de développement personnel et social, de prévention, d’entraide et de partage.

En offrant des services variés à travers deux pavillons, l’organisme favorise l’épanouissement des familles, soutient les enfants dans leur développement et prépare les jeunes à assumer leurs responsabilités. La Maison de Quartier de Fabreville se distingue par ses valeurs d’équité, de solidarité, d’engagement social, de respect et d’accueil, qui se reflètent dans toutes ses actions.

Description du poste

Sous la responsabilité de la direction générale, le (la) secrétaire-réceptionniste assure l’accueil des visiteurs et visiteuses et constitue le premier point de contact avec l’organisme, tant en personne que par téléphone ou par courriel. Par son sens de l’organisation, sa polyvalence et son approche professionnelle, il (elle) contribue au bon fonctionnement administratif de l’organisme et au maintien d’un milieu accueillant et structuré pour la communauté.

Vos responsabilités :

• Assurer l’accueil des visiteurs et visiteuses, la gestion des appels téléphoniques, des courriels généraux et du courrier, ainsi que le référencement à l’interne ou à l’externe
• Recevoir les appels liés au dépannage alimentaire et transmettre les demandes aux personnes responsables, au besoin
• Maintenir à jour les dossiers informatisés et les bases de données
• Assurer la gestion de l’inventaire des fournitures de bureau, du mobilier et des équipements (clés, alarmes, etc.)
• Recevoir les marchandises et en assurer la distribution
• Préparer des documents administratifs, ordres du jour et comptes rendus de réunions, ainsi que divers courriels et communications internes et externes (programmation, AGA, CA, rencontres d’équipe, etc.)
• Procéder au renouvellement et à l’inscription des fiches de membres, bénévoles et employé·e·s
• Effectuer des tâches d’entretien léger et des achats ponctuels lorsque nécessaire
• Collaborer à l’aide alimentaire et aux livraisons, lorsque disponible
• Assurer un suivi sur le terrain des tâches des contractuels à l’entretien ménager et aux travaux d’entretien
• Collaborer étroitement avec l’équipe administrative afin d’assurer un suivi rigoureux des dossiers

Vos qualités :

• Excellentes aptitudes relationnelles et sens de l’accueil
• Rigueur, minutie et sens de l’organisation
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à établir les priorités
• Polyvalence, autonomie et débrouillardise
• Discrétion et professionnalisme
• Facilité d’adaptation et esprit d’équipe

Votre profil :

• Diplôme d’études secondaires ou collégiales en secrétariat, administration ou toute autre formation pertinente
• Minimum d’une année d’expérience dans un poste similaire
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit
• Bonne connaissance des outils informatiques (suite Office 365, Excel, bases de données, outils de visioconférence)
• La connaissance de l’anglais à l’oral est un atout

Rémunération : 23,72 à 28,35 $ par heure

Heures prévues : 35 heures par semaine

Horaire : lundi au vendredi, de 9h à 16h

Type d’emploi : Temps plein, permanent

Avantages :

• Congés payés
• Stationnement sur place
• Tenue décontractée

Lieu de travail : 3031 Bd Dagenais O, Laval, QC H7P 1T4