Secrétaire de direction

Description des tâches

Sous l’autorité immédiate de la Directrice générale, le.la secrétaire de direction doit :

• Répondre aux demandes de services par téléphone et courrier électronique
• Gérer l’agenda de la direction générale
• Prendre des notes et rédiger les procès-verbaux des réunions
• Organiser des événements avec des partenaires
• Rédiger et coordonner des politiques et des procédures administratives
• Rédiger, réviser et relire des documents (Rapports, présentations, brochures).
• Planifier des réunions avec l’équipe et le conseil d’administration
• Compiler des données statistiques sur le profil de clientèle et sur l’atteinte de cibles
• Participer à l’implantation d’un nouveau système informatique
• Saisir des données dans la base de données
• Faire une veille des événements pertinents : colloques, conférences, etc.
• Proposer un plan d’action pour la gestion de nos réseaux sociaux
• Rédiger des publications pour nos réseaux sociaux (Linkedin, Facebook)
• Assurer la gestion des stocks de fournitures et matériel de promotion
• Participer à la promotion de nos services
• Faire la liaison entre la direction générale et d’autres organismes ou associations.
• Assurer la liaison entre l’équipe ou la direction et les fournisseurs de services externes
• Traiter et enregistrer des factures
• Effectuer le traitement des résultats des sondages de satisfaction de la clientèle
• Toutes autres tâches connexes demandées par la direction générale

Exigences

• Avoir une formation universitaire de premier cycle ou un DEC en administration ou bureautique ou dans un domaine pertinent au poste
• Avoir de l’expérience pertinente en administration, secrétariat ou autre domaines connexes
• Connaissance et/ou expérience en communication et gestion de réseaux sociaux
• Détenir une connaissance de la clientèle vivant avec une déficience visuelle, trouble de santé mentale ou autre handicap (un atout)
• Avoir de bonnes aptitudes communicationnelles et relationnelles
• Posséder une bonne capacité d’adaptation
• Être autonome, faire preuve de proactivité et avoir un bon sens de l’organisation
• Excellente maîtrise du français oral et écrit
• Anglais oral et écrit fonctionnel
• Maîtrise des logiciels de la suite Office, LinkedIn, Facebook, Teams, Zoom, Canva ou autres outils en communication

Nous offrons

• Contrat permanent
• Poste non-syndiqué
• Travail du lundi au vendredi, 35 heures/semaine
• Horaire flexible
• Salaire de 30,00 – 33,00 $/heure, selon l’expérience
• 4 semaines de vacances après un an
• Programme d’assurances collectives après 3 mois
• Situé en plein centre-ville, Métro McGill