Responsable du soutien administratif aux équipes

Relevant de la directrice administrative, la personne titulaire du poste joue un rôle clé dans le fonctionnement quotidien et le développement organisationnel du Chic Resto Pop. Véritable pivot administratif, elle évolue avec aisance entre les opérations courantes et les réflexions plus structurantes.

Elle agit comme personne-ressource pour les équipes en matière de gestion financière, de ressources humaines, de bureautique et d’outils numériques. Son mandat consiste à outiller, accompagner et renforcer l’autonomie des services, dans un contexte de croissance, de modernisation des pratiques et d’amélioration continue. Elle contribue activement à l’optimisation des processus internes, à la résolution de problématiques organisationnelles, ainsi qu’à la construction d’équipes performantes et cohésives.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion administrative

• Gérer le classement documentaire (papier et numérique), les accès informatiques, les fournitures, les archives
• Effectuer les suivis administratifs courants (petite caisse, dépôts, factures)
• Compiler et transmettre les données pour la paie, les déclarations à la CNESST, les rapports aux bailleurs de fonds, etc.
• Mettre à jour les bases de données, gabarits et outils de suivi (financiers, RH, logistiques)

Soutien aux équipes et renforcement des compétences

• Offrir un soutien direct aux équipes pour l’utilisation des outils numériques et bureautiques
• Diagnostiquer les besoins internes et proposer des outils concrets pour gagner en efficacité (gabarits, procédures, méthodes)
• Concevoir et organiser des formations individuelles ou collectives (Drive, Teams, Excel, classement, organisation de l’agenda, etc.).
• Développer et diffuser des ressources internes : tutoriels, guides, listes de contrôle, procédures.

Appui à la fonction Ressources humaines

• Soutenir l’équipe de gestion dans les différentes étapes du recrutement : affichage des postes, tri des candidatures, logistique des entrevues, participation au processus de sélection
• Procéder à l’accueil administratif des nouvelles personnes salariées
• Agir comme personne ressource pour toute question relative aux droits, obligations et avantages des employé.es.
• Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers d’employé.es (absences, vacances, suivis administratifs)
• Participer à la mise en place, à la révision et à la diffusion des politiques et procédures RH

Contribution au développement organisationnel

• Identifier et signaler des freins à la fluidité organisationnelle
• Contribuer aux projets internes et chantiers transversaux visant à renforcer le travail collaboratif et la fiabilité des processus administratifs
• Participer aux réflexions concernant l’évolution des pratiques, la gestion du changement et la croissance de l’organisme

EXIGENCES

• Diplôme en bureautique, ressources humaines, administration ou toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente
• Expérience minimale de trois ans dans un poste similaire
• Expérience en milieu communautaire
• Maîtrise de l’environnement Windows et des outils Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive…)
• Très bonne connaissance d’Excel
• Connaissance des plateformes AccèsD et EmployeurD [un atout]
• Connaissance du logiciel de comptabilité SAGE [un atout]
• Excellente maîtrise du français écrit et oral

QUALITÉS REQUISES

• Initiative, curiosité et autonomie
• Rigueur et esprit d’analyse
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et grande facilité à collaborer avec divers profils
• Patience et capacité de vulgarisation
• Discrétion et professionnalisme

CONDITIONS

• Salaire suivant échelle salariale, entre 23.50$ et 28$/h
• Horaire de travail : Horaire flexible, du lundi au vendredi
• Lieu du poste : En présentiel – Hochelaga, possibilité de télétravail occasionnellement
• 3 semaines de vacances après un an de service continu
• Congés payés dans le temps des Fêtes
• 7 jours de congés personnels et 1 journée de congé mobile après probation de 3 mois
• Possibilité de cotiser à un REER, avec bonification de l’employeur (après probation)
• Les repas sur place pour 1$, le café à volonté