Responsable de l’administration

Tu aimerais faire une différence pour les personnes en situation d’itinérance, mais l’intervention, c’est pas ton sport préféré ? Tu es passionné.e des listes Excel, des outils d’organisation et tu as de l’expérience en comptabilité ? Viens travailler avec nous à la Clinique Droits Devant – tu y découvriras une petite équipe engagée et accueillante ! 

AU SUJET DE L’ORGANISME  

Les personnes en situation d’itinérance accumulent des contraventions parce qu’elles n’ont pas de maison. Ce profilage social et cette dette judiciaire ont des impacts dévastateurs sur leur perspectives de citoyenneté.  L’intervention à la Clinique Droits Devant peut prendre diverses formes, mais le respect des choix, des besoins et du rythme de la personne est toujours au centre de notre approche. Au-delà du règlement de leur situation judiciaire, l’intervention de la CDD permet aux personnes de reprendre du pouvoir sur leurs vies, de rêver et d’aspirer à mieux. 

AU SUJET DU POSTE 

 Ce nouveau poste administratif se développera en étroite collaboration avec la direction générale au sein d’un organisme dans un processus de développement. La personne responsable de l’administration voit à la saine gestion des procédures administratives et des opérations quotidiennes du bureau. Elle apporte du soutien logistique aux événements et à la vie associative. Elle participe également à l’entrée de données comptables et contribue à la production de documents administratifs. 

CE QUE NOUS OFFRONS  

• Un poste permanent à 32 heures/semaine avec possibilité d’horaire sur 4 jours incluant une journée de télétravail.  

• Une équipe de gestion bienveillante et transparente qui valorise ta contribution et qui t’offre du soutien et des formations adaptées à tes besoins.   

• De la flexibilité communautaire pour la conciliation travail/vie/famille/études/etc.   

• Rémunération : échelle salariale de 27,70$ à 33,25$ l’heure (politique de positionnement salarial qui prend en compte l’expérience). 

• 8% de vacances par année.  

• 13 journées fériées par année. 

• 76 heures de congés mobiles par année.  

• Carte OPUS fournie. 

• Accès au Fonds Santé pour les employé.es et au REER, avec contribution de l’employeur, après la période de probation.  

RÔLE ET TÂCHES PRINCIPALES 

• Superviser, réviser et voir à la mise en œuvre des procédures administratives, y compris l’élaboration de nouvelles procédures en collaboration avec la direction, tout en assurant la gestion courante des opérations.  

• Assurer les communications internes relatives au fonctionnement du bureau. 

• Préparer, vérifier et classer les factures, reçus et autres pièces justificatives. 

• Effectuer l’entrée de données dans le système comptable. 

• Préparer les paiements destinés aux fournisseurs.  

• Tenir une petite caisse. 

• Assurer la permanence téléphonique de la ligne téléphonique administrative, la réception du courrier postal et la gestion de la boite courriel d’administration.  

• Assurer la gestion de l’approvisionnement et divers suivis avec les fournisseurs (entretien du parc informatique, aménagement des bureaux, etc.) 

• Assurer un soutien logistique aux activités (réservation de salles, services traiteurs, achat et location d’équipements, etc.). 

• Fournir les outils de travail aux personnes salariées et en assurer la gestion (feuille de temps, statistiques, etc.).  

• Gérer la liste des membres (adhésions, renouvellements).  

• Aider à la production de documents divers, à la demande de la direction générale. 

PROFIL RECHERCHÉ 

• Très bonne maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.  

• Avoir un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire.  

• Faire preuve de rigueur dans la tenue de dossiers confidentiels.  

• Faire preuve d’autonomie et d’un bon sens de l’organisation. 

• Maitriser la suite Office, en particulier Excel, et avoir de l’aisance avec les outils informatiques courants. 

• Bonne connaissance en comptabilité et en gestion d’organismes communautaires. 

• Diplôme en secrétariat, administration ou comptabilité sera considéré comme un atout majeur. 

SAVOIRS-FAIRE : 

• Rigueur et minutie.  

• Bonne capacité d’analyse et de synthèse. 

• Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps. 

• Capacité à respecter des échéanciers serrés. 

• Polyvalence et débrouillardise. 

SAVOIRS-ÊTRE : 

• Capacité à travailler en équipe. 

• Sens de l’humour, souplesse et aisance à développer des relations de travail positives.