Responsable de l’accueil et des bénévoles

BOUFFE-ACTION DE ROSEMONT  travaille à améliorer la qualité de vie et le bien-être des Rosemontois·es vulnérables en proposant des activités collectives, participatives, éducatives et des espaces d’échanges autour de la sécurité alimentaire.  

Description du poste : 

Sous la supervision de la direction générale, en plus d’un rapport fonctionnel avec l’adjointe de direction, le·la responsable de l’accueil et des bénévoles joue un rôle clé au sein de notre organisme. Cette personne est responsable de la gestion complète du parcours des bénévoles, de leur recrutement à leur fidélisation, tout en assurant un accueil chaleureux et efficace pour nos membres et visiteurs, et offre du soutien au niveau administratif. Ce rôle polyvalent demande une grande autonomie, un excellent sens de l’organisation et une capacité à travailler avec diverses clientèles. 

Tâches :  

Accueil et administratif : 

• Accueil : Accueillir chaleureusement les membres, les visiteurs et les partenaires, les informer sur les services offerts et les diriger vers les ressources appropriées. 

• Téléphonie et courriels : Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants, répondre aux demandes d’information ou les acheminer aux personnes concernées. 

• Adhésion des membres : Assurer le suivi des adhésions et le renouvellement des cartes de membres. 

• Comptabilité : Tenue du registre de prêt de la carte de crédit et suivi et tenue de la petite caisse. Assurer le classement et le suivi des factures qui s’y rapportent. 

• Logistique : Participer à la préparation et au bon déroulement des activités et événements spéciaux de l’organisme. 

• Dépannage d’urgence : Recevoir et traiter des demandes d’aide alimentaire d’urgence, à l’occasion. 

• Soutien général : Apporter un soutien administratif général à l’adjointe de direction, au besoin. 

Gestion des bénévoles : Environ 50 bénévoles actifs à ce jour. 

• Structurer la gestion du bénévolat à Bouffe-Action : Créer la structure, les outils, les procédures permettant une saine gestion du bénévolat à Bouffe-Action et un potentiel de développement. 

• Recrutement et sélection : Identifier les besoins en bénévolat en collaboration avec les responsables d’activités concerné·es, rédiger et diffuser les offres de bénévolat, effectuer les entrevues et sélectionner les candidats. 

• Intégration et formation : Accueillir les nouveaux bénévoles, assurer leur formation sur les politiques, procédures et tâches spécifiques, et les affecter aux postes appropriés. 

• Planification et suivi : Établir les horaires des bénévoles en collaboration avec les responsables d’activités concerné·es, assigner les tâches, et effectuer un suivi régulier de leur implication et de leur satisfaction. 

• Reconnaissance et fidélisation : Mettre en place des activités de reconnaissance pour les bénévoles et développer des stratégies pour favoriser leur maintien et leur engagement à long terme. 

• Gestion des dossiers : Tenir à jour les dossiers des bénévoles (coordonnées, heures, évaluations, etc.). 

• Soutien : Être une personne-ressource pour les bénévoles, les accompagner dans les défis rencontrés, et assurer un suivi pour maintenir un environnement de travail agréable et respectueux. 

• Développement : Collaborer avec l’équipe pour identifier les besoins dans chacun des programmes existants, rechercher de nouvelles opportunités de bénévolat et améliorer les pratiques en matière de bénévolat chez Bouffe-Action. 

Exigences du poste : 

• Formation : Diplôme d’études collégiales (DEC) en travail social, éducation spécialisée, en gestion de projets, en administration, ou toute autre formation pertinente. 

• Expérience : Minimum de deux (2) ans d’expérience en gestion de bénévoles, en animation de groupe ou en service à la clientèle, préférablement dans le milieu communautaire. 

• Compétences interpersonnelles : Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle, écoute active, empathie et capacité à établir des relations de confiance. 

• Organisation et autonomie : Forte capacité à structurer, organiser, planifier et gérer les priorités. Autonomie et sens de l’initiative. 

• Aptitudes informatiques : Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook). La connaissance d’un logiciel de gestion de bénévoles est un atout. 

• Langues : Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit. Une bonne connaissance de l’anglais est un atout. 

• Autres compétences : Sens de l’entraide, dynamisme, proactivité, jugement, intégrité, éthique, flexibilité et respect des valeurs de l’organisme. Capacité à s’adapter aux changements de façon positive. 

Condition de travail : 

• Temps plein : 35h par semaine 

• Salaire compétitif à partir de 22,11$/h, basé sur l’expérience et la grille salariale de l’organisme. 

• Horaire : 5 jours par semaine du lundi au vendredi (soirs ou fin de semaine occasionnel) 

• 4 semaines de vacances annuelles après 1 an de service continu (dont 2 semaines pendant le temps des fêtes) 

• Régime retraite après 3 mois en poste 

• Milieu de travail collectif et stimulant 

• Un environnement de travail stimulant, humain et collaboratif au sein d’une équipe engagée 

• L’opportunité de faire une réelle différence dans la vie des gens 

Pour postuler 

• Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation au plus tard le 26 juin 2025 à l’adresse courriel suivante : administration@bouffe-action.org 

• Veuillez indiquer « Candidature – Responsable de l’accueil et des bénévoles » dans l’objet de votre courriel. 

• Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt. Seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées. Les entrevues auront lieu au fur et à mesure de la réception des candidatures.