Responsable de la gestion des remplacements

Sur le terrain, chaque journée est différente, mais l’intention reste la même : créer du lien, soutenir des parcours complexes et intervenir avec bienveillance là où les besoins sont les plus grands.

En tant que responsable de la gestion des remplacements, vous jouerez un rôle clé dans le maintien de la continuité des services offerts par la Mission Old Brewery. Vous assurerez la coordination proactive des horaires et des remplacements, en collaboration avec les équipes et dans le respect de la convention collective. Votre rigueur, votre sens du service et votre capacité à mobiliser les ressources seront essentiels pour soutenir les opérations et le bien-être du personnel.

Conditions de travail offertes :

• Emploi temporaire à temps plein
• 35 heures par semaine, du lundi au vendredi
• Travail hybride avec politique de télétravail 2 jours par semaine
• Conciliation travail-famille
• Environnement professionnel et convivial
• Formation continue
• 3 semaines de vacances dès la première année de service
• 11 jours fériés rémunérés
• 10 jours de congé personnel rémunérés
• Journée de congé rémunéré pour l’anniversaire
• Horaire d’été
• Régime d’assurance collective
• Programme d’aide aux employé·e·s
• Transports en commun à proximité

Activités principales

• Recevoir, valider et mettre à jour les disponibilités des employé·e·s inscrit·e·s sur la liste de rappel en respectant les règles de la convention collective ;
• Procéder aux remplacements ponctuels pour tous les titres d’emploi et tous les quarts de travail à partir des demandes reçues des gestionnaires et de l’équipe RH (absences, fériés, vacances, formations, etc.) en appliquant la procédure et les dispositions de la convention collective ;
• Assurer les suivis auprès des employé·e·s en envoyant une confirmation via message texte ou téléphone lorsqu’un remplacement est accepté ;
• Mettre à jour l’horaire des trois services de la Mission Old Brewery en inscrivant les absences prévues et toute autre information pertinente ;
• Valider le nombre de remplacements requis en fonction des ratios établis et effectuer les suivis nécessaires en lien avec la gestion des absences ;
• Collaborer avec les gestionnaires, lors des rencontres hebdomadaires, pour faciliter la gestion quotidienne des effectifs ;
• Anticiper les affectations à venir selon les confirmations et ajuster les horaires en temps réel pour garantir la continuité des services ;
• Planifier de manière proactive les congés, vacances et jours fériés à l’aide des grilles de planification, en validant les périodes estivales et fériées, tout en respectant les ratios établis et prévenir tout bris de service ;
• Agir à titre de personne ressource pour toute questions relatives aux horaires, tant auprès des gestionnaires que des employé·e·s ;
• Participer à l’accueil et l’intégration des nouveaux·elles employé·e·s, en collaboration avec la personne occupant le poste de Spécialiste – Expérience Employé·e·s, notamment en préparant et en activant les cartes des employé·e·s avant le premier jour d’entrée en poste ;
• Offrir un soutien administratif à la formation ainsi qu’en santé et sécurité ;
• Participer à l’implantation du module de gestion des horaires, assurer sa mise à jour et contribuer à l’élaboration de contenus de formation pour faciliter son utilisation auprès des équipes concernées ;
• Participer à la création et à l’amélioration continue des procédures et processus ;
• Toute autre tâche connexe.

Qualifications requises :

• AEC en Gestion des ressources humaines, en Soutien administratif ou DEC en Administration et gestion ou toute combinaison d’expérience et de formation pertinente dans un poste similaire ;
• 1 à 3 ans d’expérience dans un service 24/7 ;
• Expérience dans les organismes à but non lucratif (un atout) ;
• Maitrise de la suite Office ;
• Aisance avec les outils informatiques, notamment les systèmes de gestion des horaires ;
• Connaissance des dispositions d’une convention collective en lien avec la liste de rappel (un atout) ;
• Initiative et autonomie ;
• Bon entregent, avoir du tact, et sens du service à la clientèle
• Capacité à travailler en équipe et collaboration ;
• Sens des relations humaines et courtoisie ;
• Rigueur, sens de l’organisation et de la planification ;
• Gestion du stress et des priorités ;
• Faire preuve d’agilité et de flexibilité ;
• Agir avec cohérence et discernement ;
• Discrétion et confidentialité ;
• À l’aise dans un environnement qui bouge rapidement ;
• Faire preuve de Leadership.