Offre d’emploi Agent·e de bureau

OFFRE D’EMPLOI

Agent∙e de bureau

L’Association des intervenants en dépendance du Québec (AIDQ) est une association provinciale dédiée au soutien et à l’évolution des pratiques d’intervention liées à la dépendance. Elle offre des services d’accompagnement et des formations de pointe aux personnes de tous les milieux, intéressées par le sujet. L’AIDQ entretient un lieu d’échange inclusif permettant d’accélérer le savoir de sa communauté pour favoriser une meilleure synergie entre les différents champs de pratique liés à la dépendance.

Sommaire du poste

Sous la supervision de la direction générale, l’Agent·e de bureau joue un rôle central dans le bon fonctionnement du bureau et dans la qualité des services offerts aux membres de l’Association. Elle assure la gestion administrative quotidienne et apporte du soutien logistique aux événements, aux formations et à la gestion du membrariat. Elle intervient également dans le processus de recrutement, participe à l’entrée de données comptables et contribue à la production de documents administratifs.

Principales responsabilités:

Gestion de bureau

• Assurer la permanence téléphonique, la réception du courrier postal et des fax;
• Gérer les boîtes courriel info et administration de l’AIDQ;
• Fournir les outils de travail aux personnes salariées et tenir à jour l’inventaire des équipements prêtés;
• Assurer la gestion de l’approvisionnement et divers suivis avec les fournisseurs (entretien du parc informatique, aménagement des bureaux, etc.);
• Assurer un soutien logistique aux activités (réservation de salles, services traiteurs, achat et location d’équipements, etc.);
• Élaborer et mettre en place des procédures en lien avec l’organisation du bureau et assurer les communications internes relatives au fonctionnement du bureau;
• Orienter les personnes salariées pour toute demande en lien avec le fonctionnement du bureau et les outils de travail.

Soutien administratif

• Apporter un soutien logistique à l’utilisation de la plateforme Yapla (adhésions, inscriptions, formations et activités) ;
• Faciliter la tenue des activités de formation (listes d’inscriptions, invitations, transmission des documents de participation, liste des présences, etc.);
• Préparer, vérifier et classer les factures, reçues et autres pièces justificatives;
• Effectuer l’entrée de données dans le système comptable;
• Préparer les paiements destinés aux fournisseurs sur la plateforme bancaire;
• Tenir une petite caisse et effectuer les dépôts bancaires;
• Aider à la production de documents divers, à la demande de la direction générale;
• Publier les offres d’emploi, recevoir et organiser les dossiers de candidatures, répondre aux questions préliminaires des personnes candidates et organiser les rendez-vous d’entrevue;
• Rédiger les procès-verbaux des rencontres du conseil d’administration, à la demande et en collaboration avec la direction générale.

Vie associative

• Contribuer à la promotion des services et activités de l’Association, à la mobilisation, à la fidélisation, et à la promotion du membrariat, en collaboration avec l’équipe;
• S’impliquer activement dans l’organisation des événements de l’Association;
• Contribuer à divers projets en lien avec le développement des services et le fonctionnement du bureau;
• Réaliser toutes autres tâches de même nature ou connexes demandées.

Profil de la personne recherchée

La personne doit avoir :

• Une bonne maîtrise de la langue française (oral et écrit) ;
• Une bonne connaissance des logiciels de bureautique, notamment la suite Office et la suite Google;
• Un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente à la fonction;
• Une connaissance de base du logiciel comptable Sage;
• Une expérience de travail dans un OBNL.

La personne doit faire preuve :

• D’aisance à développer des relations de travail positives avec toutes les personnes salariées;
• D’une bonne autonomie et d’un bon sens de l’organisation;
• De proactivité et d’initiative;
• D’un souci du détail et de la qualité des résultats;
• D’une bonne capacité à respecter des échéanciers serrés;
• De polyvalence.

Seront considérés comme des atouts :

• La maîtrise de l’anglais ;
• L’expérience de travail en CRM/base de données;
• L’expérience de travail avec des plateformes collaboratives (Workspace, Office365, Zoom, etc.).

 Conditions de travail

• Poste à temps plein, à raison de 35 heures par semaine;
• Horaire de jour, du lundi au vendredi ;
• Travail en mode hybride : à domicile et au bureau ;
• Salaire concurrentiel et avantages sociaux (assurances collectives et régime de retraite);
• Les personnes candidates doivent être disponibles à se déplacer à Montréal au minimum une fois par semaine pour répondre aux besoins et à la tâche.

Pour en savoir plus sur l’expérience de travail AIDQ, visitez la section Carrières de notre site Web.