Directrice des opérations

Sous la responsabilité du conseil d’administration et en collaboration avec les autres membres de l’équipe, la directrice des opérations est responsable de coordonner et d’assurer une saine gestion opérationnelle, administrative et RH. Elle travaille en étroite collaboration avec la directrice développement stratégique et philanthropique dans la planification stratégique et la gestion administrative des opérations.   

En tant que Directrice des opérations, vous aurez l’occasion de : 

 Gestion des opérations 

• Les activités quotidiennes de l’organisation sont supervisées et coordonnées selon les meilleures pratiques.  

• Des politiques et des procédures opérationnelles efficaces sont développées et mises en œuvre.   

• La qualité des services fournis par l’équipe opérationnelle est maintenue selon les meilleurs standards.  

• Les problèmes opérationnels et les défis émergents sont identifiés et résolus.  

• Des projets spécifiques liés aux opérations sont planifiés et mis en œuvre.   

• Le calendrier et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs des projets sont définis et supervisés.   

• Les progrès sont suivis, les risques sont évalués et les mesures correctives sont mises en œuvre lorsque nécessaire.   

Gestion RH  

•  Le personnel nécessaire est recruté selon le processus de recrutement de l’organisme.  
• Les contrats du personnel de tous les statuts sont préparés.  

• L’intégration des nouvelles employées est planifiée et soutenue.  

• En collaboration avec l’équipe de travail, des mécanismes de rétroaction et d’évaluation du travail sont développés et mis en œuvre.  

• Les membres de l’équipe sont soutenus dans la réalisation de leurs tâches et le suivi de leurs livrables est effectué.  

• La charge de travail entre les membres de l’équipe est analysée et répartie adéquatement.  

• Des documents de procédures vulgarisés et simples et des politiques nécessaires à la gestion, au bien-être et au développement des compétences de l’équipe de travail et des bénévoles sont produits.  

• L’application des politiques et des procédures de l’IF est effectuée.  

• Un soutien à la direction est apporté.  

 Développement de contenus et de programmes  

• La révision, la mise à jour et le développement de nouveaux contenus sont faits en collaboration avec les chargées de projet.  

• Le développement ou la mise à jour des programmes est travaillé avec les chargées de projet concernées.  

Gestion administrative et comptable  

• La documentation administrative et comptable est classée et archivée de manière appropriée.  

• L’inventaire de l’organisme est géré efficacement.  

• Les relations avec les fournisseurs externes pour assurer la disponibilité des ressources nécessaires sont bien entretenues.  

• Les budgets sont préparés en collaboration avec la direction financement et stratégie et leur suivi est assuré.  

• Les suivis comptables sont effectués régulièrement afin d’assurer la conciliation entre les dépenses des opérations et les engagements avec les bailleurs.  

• Les payables sont effectués dans les délais convenus avec les fournisseurs.  

• Les suivis pour la paie sont effectués régulièrement.  

Vie associative 

• Les réunions d’équipe sont préparées toutes les semaines.  

• L’assemblée générale est préparée en collaboration avec l’équipe de travail et le CA.  

• Des contributions au développement et à la consolidation de l’organisme sont faites.  

Profil recherché: 

• Baccalauréat en science humaines, en gestion, en administration ou tout autre discipline connexe au poste. 

• 4 à 6 ans d’expérience pertinente en coordination de programme ou d’équipe. 

• Bonne connaissance en gestion budgétaire. 

• Bonne connaissance du milieu communautaire. 

• Très bonne connaissance des communautés musulmanes du Québec. 

• Excellente analyse antisexiste, antiraciste et de coloniale. 

• Très bonne maîtrise du français parlé et écrit. 

• Atout : connaissance d’autres outils technologiques : Asana, Slack, Canva, Yapla (Simplyk), etc. 

Avantages de travailler pour l’Institut F: 

• 8% de vacance (soit 4 semaines de vacances) 

• Travail hybride et horaire flexible. 

• Congés du Eid payés plus 9 jours fériés. 

• 12 jours de congé pour raison de santé ou d’obligations familiales. 

• Faire partie d’une équipe passionnée et professionnelle. 

• Conciliation vie personnelle et professionnelle. 

• Assurances collectives dès la fin de la période de probation. 

Étant donné la mission de l’Institut F, nous privilégions la candidature des femmes racisées. 

Conditions de travail 

• Début du mandat : 01 octobre 2025 

• Nature du poste : permanent  

• Nombre d’heures : 30 heures par semaine 

• Échelle salariale basée sur l’équité