Directeur·rice de l’administration et des finances

Directeur·rice de l’administration et des finances

Vous avez le sens des responsabilités, le souci de la rigueur et l’envie de contribuer à la gestion financière et au développement d’une organisation collective en plein essor? Ce poste est peut-être pour vous!

Description du poste

La direction de l’administration et des finances veille à la saine gestion financière de Projet collectif et des associations hébergées par la Maison des démarches, à la conformité de l’organisation et à la qualité de ses processus administratifs.

Elle supervise et coordonne le travail des personnes qui occupent des fonctions administratives et les accompagne dans leur développement professionnel. Elle contribue aussi à la planification budgétaire, à la conception et à l’amélioration continue de notre modèle économique et aux démarches de financement.

À propos de Projet collectif

Projet collectif est une organisation à but non lucratif fondée en 2021 qui travaille à faciliter l’accès aux connaissances et à favoriser les échanges entre les personnes et les organisations qui créent une société plus collaborative et ouverte.

Nous agissons à l’échelle du Québec dans une variété de secteurs : économie sociale, développement des communautés, culture, santé, éducation, etc.

Admissibilité

1. Les candidat·es doivent être autorisé·es à travailler légalement au Canada et avoir leur résidence principale au Québec.
2. Les candidat·es doivent avoir une résidence principale à moins de 3 h de route de Montréal, car le poste exige de se déplacer ponctuellement à Montréal et parfois en région pour des événements et des rencontres d’équipe.

Responsabilités

REPRÉSENTATION ET DÉVELOPPEMENT

• Agir comme répondant·e et responsable administrative de l’organisation auprès des partenaires, gouvernements, institutions financières et autres interlocuteurs de l’organisation;
• Signer des contrats et ententes au nom de l’organisation;
• Participer au recrutement et aux embauches des personnes qui occupent des postes en lien avec l’administration et les finances;
• Participer au comité d’audit et à certaines rencontres du conseil d’administration.

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE

Pour Projet collectif et pour les associations hébergées par la Maison des démarches :

• Coordonner le travail administratif et financier;
• S’assurer des clôtures comptables trimestrielles et annuelles;
• Assurer la mise en place, la documentation et le bon fonctionnement des processus de gestion administrative et financière, tels que ceux liés à la comptabilité, à la paie, aux assurances, aux ententes et contrats, etc.;
• Assurer la mise en place et le bon fonctionnement des mandats confiés à l’externe à des fournisseurs de services administratifs, comptables, financiers, juridiques, d’assurances, etc;
• Assurer la réponse de l’organisation aux obligations légales dans les temps exigés (CNESST, l’ARC, Revenu Québec, le Registraire des entreprises du Québec, versement des DAS, etc.).

PLANIFICATION ET GESTION DU BUDGET

• Planifier, élaborer et mettre en œuvre les budgets annuels, conjointement avec la codirection générale et avec les directions d’initiative;
• Assurer la mise à jour du budget en cours d’année, conjointement avec la codirection générale et avec les directions d’initiative;
• Concevoir, implanter et assurer la saine gestion des ressources financières et matérielles de l’organisation.

GESTION OPÉRATIONNELLE

• Coordonner le travail réalisé par les personnes qui occupent des postes administratifs, en assurant une vue d’ensemble, une bonne répartition des tâches et une anticipation juste de la charge de travail et de l’allocation des ressources;
• Établir et maintenir des objectifs et des rôles clairs et réalistes en fonction des capacités réelles de l’équipe et des ressources réelles de l’organisation;
• Maintenir et protéger une culture de bienveillance, de soutien mutuel, de transparence et de participation collective aux décisions, conformément aux pratiques en vigueur à Projet collectif; soutenir les travailleur·euses dans une approche bienveillante et collégiale, notamment par des rencontres de suivi individuelles récurrentes;
• Planifier et préparer les rencontres entre les personnes à l’administration;
• Utiliser les pratiques exemplaires ainsi que les techniques et outils en vigueur à Projet collectif relativement à la planification, à l’exécution et à la gestion des projets, au suivi des livrables et des étapes importantes, à la communication et aux mesures d’indicateurs clés; voir à leur adoption au sein de l’équipe;
• Assurer l’atteinte des livrables dans les temps et les budgets prévus selon les ententes, partenariats et contrats en vigueur, et entretenir un dialogue régulier avec l’ensemble des partenaires liés aux projets en cours.

FINANCEMENT ET MODÈLE ÉCONOMIQUE

• Soutenir la codirection générale et les directions d’initiative dans les démarches de financement de Projet collectif et de ses différentes initiatives;
• Soutenir la codirection générale et les directions d’initiative dans le développement et la mise à jour du modèle économique de Projet collectif et de ses différentes initiatives.

DÉVELOPPEMENT ORGANISATIONNEL ET VIE INTERNE

• Assurer le maintien d’un climat de travail sain, bienveillant et collégial au sein de l’équipe administrative;
• Contribuer à créer des maillages entre l’équipe administrative et les autres équipes de Projet collectif;
• Participer au développement organisationnel de Projet collectif;
• Participer à la vie interne de Projet collectif;
• Participer au comité de direction.

Expérience et qualifications requises

• Diplôme d’études universitaires de deuxième cycle (maîtrise) en comptabilité, finances et administration (ou expérience équivalente);
• 7 années d’expérience en finances et administration;
• Expérience préalable en gestion administrative et financière;
• Expérience en gestion d’équipes;
• Bonne connaissance des obligations légales et fiscales d’un employeur québécois (paie, CNESST, ARC, Revenu Québec, Registraire des entreprises);
• Connaissance du milieu de la transition socioécologique, de l’économie sociale, de l’innovation sociale ou du développement des communautés, ou de tout autre secteur de la société civile — un atout.

Nous invitons les personnes intéressées, mais n’ayant pas toutes ces qualifications à néanmoins poser leur candidature.

Compétences et aptitudes requises

COMPÉTENCES ET APTITUDES GÉNÉRALES

• Autonomie, débrouillardise et leadership
• Sens de l’éthique et adhésion aux valeurs de l’organisation
• Capacité à travailler en équipe et à se répartir les responsabilités de manière collaborative
• Capacité à bâtir et entretenir des relations de confiance
• Maturité émotionnelle et bonne écoute
• Rigueur dans la documentation et les processus de travail
• Capacités d’organisation, de priorisation et de planification
• Capacité à faire face aux imprévus et à faire preuve de souplesse
• Capacité à travailler avec les outils numériques collaboratifs
• Capacité à travailler et à gérer une équipe à distance
• Excellentes capacités de rédaction, de synthèse et de vulgarisation
• Maîtrise du français parlé et écrit
• Connaissance de l’anglais et d’autres langues, un atout

STYLE DE LEADERSHIP

• Démontrer une capacité à assurer un rôle de leadership au confluent de plusieurs écosystèmes complexes, à l’échelle du Québec
• Démontrer un style de leadership sain, à l’écoute, clair, organisé, rassembleur, bienveillant et basé sur la création de relations de confiance
• Démontrer une bonne capacité à garder son sang-froid et faire preuve de diplomatie dans un esprit de collaboration
• Manifester une grande capacité à superviser, coacher et à travailler en équipe
• Être un·e excellent·e communicateur·trice et posséder une forte habileté à faire des présentations
• Posséder un sens diplomatique et l’expérience stratégique pour manoeuvrer des processus de développement de partenariats

CAPACITÉS OPÉRATIONNELLES

• Savoir organiser le travail de manière efficiente et claire
• Être doté·e d’une capacité à soutenir la mise à l’échelle d’une équipe et de projets
• Démontrer une capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois, à établir des priorités et à gérer son stress
• Posséder de fortes habiletés en résolution de problèmes
• Aisance avec la planification et le suivi budgétaire
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et priorités simultanément

Conditions de travail

Processus de recrutement

Envoyez votre curriculum vitæ accompagné d’une lettre de motivation en remplissant ce formulaire au plus tard le 27 novembre à 17 h. Seules les personnes retenues seront contactées pour une entrevue.

Projet collectif accorde une grande valeur à la diversité de son équipe et encourage les candidatures des personnes membres d’un ou de plusieurs des groupes suivants : personnes racisées, personnes avec un handicap visible ou invisible, personnes sourdes, personnes issues des Premiers peuples, immigrantes, LGBTQIA+ et 2S.

Le processus de recrutement se déroulera en plusieurs étapes :

1. Les candidatures seront analysées au fur et à mesure de leur réception. Nous communiquerons rapidement avec les personnes dont les candidatures sont retenues pour les inviter à une courte pré-entrevue;
2. Si l’envie d’aller plus loin ensemble est bien là, nous vous inviterons ensuite à une seconde entrevue virtuelle qui permettra de poursuivre la discussion;
3. Les candidatures sélectionnées seront invitées à réaliser un test écrit;
4. Une entrevue finale pourrait avoir lieu avec d’autres membres de l’équipe.