Coordonnatrice à l’accueil

Description de poste

Coordonnateur(trice) à l’accueil

AFS Interculture Canada est une organisation internationale sans but lucratif qui offre des opportunités d’apprentissage interculturel par le biais de programmes d’échanges étudiants, de formations et d’engagement bénévole.

Notre mission est d’offrir aux jeunes des occasions d’apprentissage interculturel afin de contribuer à bâtir un monde plus juste et plus pacifique. Pour y parvenir, nous organisons des programmes d’échanges scolaires au secondaire d’une durée de 3 à 10 mois partout au Canada et dans 55 pays à travers le monde.

Qui recherchons-nous?

Nous recherchons une personne organisée, proactive et rassembleuse, qui aime créer des liens de confiance et travailler avec une grande diversité de personnes. 

Le ou la coordonnateur(trice) à l’accueil travaillera en étroite collaboration avec des bénévoles et collègues internationaux afin de s’assurer que nos participants bénéficient d’un soutien adéquat alors qu’ils se préparent à leur expérience d’échange au Québec. Ce poste repose avant tout sur les compétences administratives et relationnelles. Si c’est ce qui vous distingue, nous aimerions faire votre connaissance!

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément sans perdre de vue les détails. 

Vous communiquez avec tact et diplomatie, aimez accompagner des bénévoles dans leur engagement et savez trouver des solutions lorsque des défis se présentent. 

On vous dit souvent que vous êtes facile d’approche, à l’écoute et de bon conseil. Vous faites preuve d’ouverture d’esprit et évitez de porter des jugements hâtifs, conscient(e) qu’il existe toujours plusieurs points de vue. Vous savez communiquer avec franchise tout en demeurant respectueux(se), et faire preuve de diplomatie sans éviter les conversations difficiles.

Si vous êtes motivé(e) par le travail d’équipe, que vous appréciez les environnements dynamiques et que vous souhaitez contribuer à offrir une expérience enrichissante aux jeunes, aux familles d’accueil et à nos bénévoles, nous aimerions vous rencontrer.

Responsabilités générales

Sous la supervision de la directrice principale des programmes et en collaboration avec l’équipe d’AFS Canada, la titulaire du poste est responsable de la sélection et l’admission des participants accueillis et du recrutement des familles d’accueil. Il supervise et donne le soutien aux bénévoles locaux dans leurs tâches de recrutement et de sélection des familles d’accueil. Il coordonne ces programmes en appliquant les directives et les normes de qualité établies par l’organisme.  

Le développement et le maintien de liens appropriés avec les individus et les organismes du milieu font partie intégrale des fonctions du poste.  Cela inclut les relations entre AFS Interculture Canada et les comités, les bénévoles, les écoles, les bureaux d’AFS dans les pays partenaires ainsi qu’avec d’autres organismes et individus. La titulaire travaille étroitement avec les autres membres de son équipe ainsi qu’avec les bénévoles pour s’assurer que les buts sont atteints et que les échéances sont respectées.

Responsabilités spécifiques

1 – Administration

• S’occuper de l’administration des applications à l’accueil, s’occuper de la vérification des dossiers et la sélection des participants et familles d’accueil.
• S’assurer de l’obtention du CAQ et permis d’études des participants 
• Maintenir des liens de communication étroits avec les pays partenaires.
• Maintenir l’organisation et le contenu de multiples fichiers en lien avec l’admission des participants et familles d’accueil. 

2- Travail avec bénévoles 

• Former les bénévoles à l’accueil et s’assurer qu’ils connaissent les procédures opérationnelles, sachent compléter les formulaires et respectent les échéanciers.
• Prendre part au processus de sélection des familles, au besoin, et s’assurer que les dates limites de l’organisme sont respectées ainsi que les normes et standards de AFS sont atteints.
• Recruter, former, et encadrer le travail d’une équipe de bénévoles chargé du travail administratif lié au recrutement de famille d’accueil.
• Identifier les besoins de formation des bénévoles en consultation avec la Directrice du réseau bénévole et participer à la mise en œuvre des programmes de formation.
• Soutenir et participer, au besoin, à la planification et l’organisation des activités d’orientation et d’encadrement en collaboration avec les comités et/ou bénévoles responsables ainsi que le personnel au réseau bénévoles

3- Planification et développement 

• Développer un plan d’action en fonction des objectifs à atteindre avec le soutien de la Directrice principale des programmes, et établir un calendrier annuel d’activités.
• Participer à la planification et à la mise en œuvre des campagnes de publicité.

4 – Divers

• Participer à la rotation d’un service d’urgence mis à la disposition du réseau de bénévoles et des participants.
• Participer, lorsqu’il y a lieu, aux activités locales ou aux évènements de promotion d’AFS.
• S’acquitter de tâches connexes à la demande de la Directrice principale des programmes

Profil recherché :

Vous possédez:

• Diplôme universitaire ou collégiale en administration, sciences humaine ou un domaine connexe
• 2-4 ans d’expérience dans un domaine connexe 
• Excellentes compétences de planification de projet et d’organisation, incluant la capacité de mener plusieurs tâches de front
• Très grandes habiletés de communication, tact et diplomatie, ainsi que des compétences  solides en résolution de problèmes
• Excellent service à la clientèle
• Expérience dans un environnement bénévoles
• Maîtrise de la suite Google, Excel, et Zoom. Compétences en Salesforce un atout.
• Créativité, souplesse et ouverture d’esprit
• Compétences démontrées en écoute active
• Maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit)
• Expérience dans un environnement interculturel, (le séjour prolongé dans une autre culture que la sienne est un atout important)
• Connaissance d’AFS et de ses programmes et normes est un atout
• Disponible pour travailler certains soirs de semaine et fins de semaine pendant les périodes achalandées

Conditions de travail :

• Lieu de travail: Centre-ville de Montréal
• Statut: Temps complet, permanent
• Conditions: 35 heures par semaine, travail occasionnel les fins de semaine et parfois en soirée
• Salaire : 50,000 – 60,000 selon l’expérience
• Mode de travail hybride, avec une présence obligatoire au bureau 3 jours par semaine
• Assurance collective après une période de probation de 3 mois.
• Trois (3) semaines de vacances.
• Participation obligatoire à la rotation du téléphone d’urgence de l’équipe.

Date d’entrée en fonction: août 2026

AFS Interculture Canada offre un milieu de travail stimulant et respectueux des valeurs humaines. En plus d’une rémunération compétitive pour le secteur, l’organisme offre à ses employés un programme de congé annuel et d’assurances collectives.

L’équipe d’employés AFS est un regroupement de professionnels qui travaillent en collégialité et avec autonomie à l’atteinte des objectifs de l’organisme. 

AFS Interculture Canada est un employeur offrant l’égalité des chances.

Nous valorisons la diversité et accueillons les candidatures des minorités et autres groupes sous-représentés.

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur lettre de motivation ainsi que leur curriculum vitæ à Julia Cassandra à julia.cassandra@afs.org

Les candidatures incomplètes ne seront pas retenues.

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.