Coordonnateur.trice administratif.ve

Coordonnateur.trice administratif.ve

Structure hiérarchique 

Ce poste se rapporte directement à la Directrice générale adjointe. 

Description de l’organisme

Petites-Mains est un organisme à but non lucratif qui aide les personnes en difficulté, surtout les femmes immigrantes, monoparentales et sans emploi, à sortir de l’isolement, et apprendre un métier, afin de favoriser leur insertion sur le marché du travail et leur intégration à la société québécoise pour qu’elles y vivent en dignité. Des formations socio-professionnelles complètes sont offertes dans trois (3) domaines ; couture industrielle, restauration et bureautique, ainsi qu’un programme de pré-employabilité, des cours de francisation de différents niveaux, un programme d’intégration pour minorités visibles et un service complet de références pour immigrants.

Principales tâches et responsabilités

1. Soutien administratif et gestion interne

• Veillez au bon fonctionnement quotidien du bureau (gestion des fournitures, de l’équipements, contrats de maintenance, internet, etc.);
• Gérer proactivement les communications entrantes et sortantes de la direction (tri des courriels, gestion des priorités);
• Assurer un suivi rigoureux des tâches prioritaires pour soutenir la gestion quotidienne de l’organisation;
• Rédiger des notes de service claires et concises pour une communication interne efficace;
• Planifier et coordonner des réunions, séminaires et événements internes;
• Assurer la gestion et la continuité opérationnelle du logiciel intégré; 
• Gérer les déplacements professionnels (réservations d’hôtels, transports, etc.);
• Offrir une  formation technique à la participante en bureautique.

2. Amélioration des processus et coordination 

• Participer activement aux groupes de travail et comités internes; 
• Élaborer et mettre en place des politiques et des procédures administratives visant à améliorer l’efficacité organisationnelle;
• Contribuer à la planification et à l’exécution d’événements spéciaux et de campagnes de sensibilisation;
• Faciliter la circulation de l’information entre les équipes et la direction. 

3. Communication et réseautage

• Contribuer à la mise en place d’initiatives pour accroître la visibilité de l’organisme;
• Appuyer la conseillère en communication selon les besoins internes;
• Collaborer à la recherche et au développement de nouveaux projets;
• Rédiger et préparer divers documents professionnels en veillant à la qualité et à la cohérence;
• Représenter l’organisme lors de réunions, d’événements et de rencontres avec les partenaires;
• Gérer les relations avec les partenaires externes et les parties prenantes en veillant à ce que l’image de Petites-Mains soit préservée et renforcée à tout moment.

Profil recherché

• Formation : Diplôme en administration, en gestion ou domaine connexe (ou expérience équivalente);
• Expérience : Minimum de 3 ans dans un rôle similaire, idéalement dans un organisme à but non lucratif; 
• Langues : Excellentes compétences en communication écrite et orale en français (anglais, un atout);
• Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office, Google Workspace)
• Qualités personnelles : 
  • Excellentes compétences en organisation et en gestion des priorités;
  • Capacité à travailler en équipe et à interagir avec différents intervenants;
  • Autonomie, rigueur et discrétion dans la gestion des informations sensibles.

Conditions de travail et avantages sociaux

Localisation : 7595, Boul. St-Laurent, Montréal (Qc), H2R 1W9 (à 3 minutes à pied du métro De Castelnau).

Statut de l’emploi : 

• Contrat de 1 an avec possibilité de prolongation  
• Date de début: Dès que possible
• 35 heures par semaine, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 en présentiel

Avantages du poste 

• Assurances collectives après 6 mois de service continu; 
• Fermeture durant la période du temps des fêtes;
• Opportunités de développement professionnel : Accès à des formations continues;
• Milieu de travail dynamique et inclusif : Culture de travail positive, collaborative et respectueuse de la diversité;
• Activités sociales et événements d’équipe : Participation à des événements internes et externes pour renforcer l’esprit d’équipe;
• Accès à des services d’accompagnement (psychologique, bien-être);
• Accès prioritaire à une place en CPE (situé dans la même bâtisse que Petites-Mains).