Coordonnateur·trice – Développement et relations avec les donateur·trice·s / Development and Donor Relations Coordinator

Offre d’emploi 

Coordonnateur·trice – Développement et  relations avec les donateur·trice·s

Remplacement de congé de longue durée (35 heures/semaine)

(English version below) 

Date d’entrée en poste : septembre 2025

Date de fin : septembre 2026 

À propos du poste :

Le Dépôt est à la recherche d’une personne rigoureuse et engagée pour occuper le poste de coordonnateur·trice au développement et aux relations avec les donateur·trice·s au sein de notre équipe du développement et des communications. Il s’agit d’un contrat d’un an, idéal pour une personne enthousiaste à l’idée de soutenir les efforts de reconnaissance des donateur·trice·s, de gérer des systèmes administratifs clés, et de contribuer à la rédaction de demandes de subvention et au développement des partenariats corporatifs.

En collaboration étroite avec la directrice du développement et des communications, le ou la coordonnateur·trice jouera un rôle clé dans le renforcement de nos systèmes de reconnaissance des donateur·trice·s, la rédaction de demandes de subvention percutantes, et le développement de l’engagement corporatif au Dépôt.

Nous cherchons une personne autonome, bien organisée, dotée d’un grand souci du détail, d’excellentes aptitudes relationnelles et de compétences exceptionnelles en communication orale et écrite en français. La connaissance de l’anglais de base est requise afin d’assurer la communication avec les donateurs, donatrices et participants anglophones. Cette exigence est directement liée aux tâches à accomplir.

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un organisme à but non lucratif fondé en 1986 qui travaille en collaboration avec des partenaires communautaires pour s’attaquer aux causes profondes de la faim et de la pauvreté dans Notre-Dame-de-Grâce (NDG) et les quartiers avoisinants. Nous offrons une douzaine de programmes alimentaires répartis en quatre volets : cultiver, cuisiner, partager et mobiliser. Pour en savoir plus : www.depotmtl.org

Le Dépôt s’engage à créer une culture organisationnelle ancrée dans nos valeurs fondamentales. Nous travaillons activement à intégrer l’anti-oppression et l’anti-racisme dans nos pratiques, reconnaissant qu’il s’agit d’un processus continu d’apprentissage et de croissance. Dans le cadre de ce processus, nous nous efforçons de recruter une équipe qui reflète les diverses identités et expériences vécues à NDG, en veillant à ce que notre travail reste inclusif et axé sur la communauté.

Principales responsabilités : 

Reconnaissance des donateur·trice·s, mobilisation et gestion des données

• Tenir à jour les dossiers des donateur·trice·s et effectuer la saisie des dons dans notre CRM (Salesforce)
• Rédiger et envoyer des lettres de remerciement personnalisées en temps opportun pour les dons
• Suivre les dons reçus et les contributions récurrentes
• Préparer des rapports pour les donateur·trice·s et soutenir les campagnes de financement
• Soutenir les efforts de reconnaissance ciblée des donateur·trice·s 
• Soutenir la directrice dans la préparation de communications personnalisées et de documents de reconnaissance

Gestion des demandes de subventions

• Rechercher et suivre les opportunités de subventions municipales, provinciales et fédérales
• Rédiger et assurer le suivi de toutes les demandes de subventions gouvernementales, avec l’appui stratégique de la directrice
• Tenir à jour un calendrier interne des subventions, en respectant les échéances pour les demandes et les rapports
• Appuyer la rédaction et la reddition de comptes pour les demandes adressées aux fondations et entreprises
• Collaborer avec l’équipe des programmes pour recueillir des données d’impact et des récits pertinents pour les demandes et rapports

• En collaboration avec la directrice, développer un bassin de donateurs potentiels

Dons corporatifs, collectes de fonds tierces et engagement bénévole

• Contribuer au lancement et à la coordination d’un nouveau programme de bénévolat et de dons corporatifs
• Agir comme personne-ressource pour les partenaires corporatifs (avec l’appui de la directrice)
• Maintenir les dossiers de partenariat et assurer le suivi auprès des entreprises participantes
• Assurer le leadership des initiatives de collecte de fonds tierces (p. ex. écoles, entreprises, groupes communautaires), en offrant soutien et ressources aux collecteurs externes.
• Veiller à ce que ces initiatives soient alignées avec les messages et les valeurs du Dépôt, et assurer le suivi et la reddition des comptes des contributions reçues.

Prospection & soutien  général

• Aider à la recherche de donateurs et de bailleurs de fonds potentiels
• Préparer les profils des donateurs et les briefings selon les besoins
• Soutenir les événements de développement et de gestion des donateurs

Soutien aux communications et à la traduction

• Fournir un soutien à la traduction et à la relecture des communications externes (exemple: bulletins d’information, courriels de programme, rapport annuel)
• Contribuer au sein de l’équipe de développement et de communication, à l’élaboration et à la révision des documents destinés au public 
• Aidez à garantir la cohérence du ton, de la clarté et de l’exactitude des communications bilingues

Profil recherché 

• 1 à 3 ans d’expérience en communication, en philanthropie ou en rédaction de demandes de subvention
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français.  La connaissance de l’anglais de base est requise afin d’assurer la communication avec les donateurs, donatrices et participants anglophones. Cette exigence est directement liée aux tâches à accomplir.
• Excellentes aptitudes en organisation et grand souci du détail
• Familiarité avec les bases de données de donateur·trice·s (Salesforce ou équivalent) et aisance avec la gestion des données
• Capacité à faire preuve d’initiative, à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs échéances
• Connaissance du milieu philanthropique québécois (un atout)

Conditions de travail 

• Supérieur·e immédiat·e : Directrice du développement et des communications
• Contrat : remplacement de congé de longue durée d’un an (septembre 2025 – septembre 2026), 35 heures par semaine
• Rémunération : 26.10 $ l’heure
• Congés: Plus de 6 semaines de congés payés par année, au prorata des heures travaillées, incluant :

• 4 % de paie de vacances (équivalent à 2 semaines)
• Une semaine de congé payée supplémentaire en août lors de la fermeture estivale
• Une semaine de congé payée supplémentaire durant les Fêtes de fin d’année (décembre–janvier)
• Neuf journées de santé (incluant les congés de maladie selon les normes du travail)

• Jours fériés payés

Lieu de travail :

Afin de mieux soutenir nos programmes de première ligne, ce poste se déroule principalement en présentiel à notre bureau situé au 6505 avenue Somerled.

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JOB OFFER 

Development and Donor Relations Coordinator

Long term leave replacement (35 hours/week) 

Start date: September 2025

End date: September 2026 

About The Role: 

The Depot is seeking a detail-oriented and mission-driven Development and Donor Relations Coordinator to support our Development and Communications team. This is a one-year contract role, ideal for someone excited to support donor stewardship efforts, manage key administrative systems, and contribute to grant development and corporate engagement.

Working closely with the Director of Development and Communications, the Development and Donor Relations Coordinator will play a key role in strengthening our donor stewardship systems, writing compelling grant applications, and helping grow corporate engagement at The Depot.

We’re looking for someone who takes initiative, has strong organizational skills, keen attention to detail, excellent interpersonal skills, and exceptional oral and written communication abilities in French. Basic knowledge of English is required to carry out certain duties associated with the position, particularly to communicate with English-speaking donors and participants. This requirement is directly linked to the responsibilities of the role.

Who are we? 

We are a nonprofit organization founded in 1986 that works in collaboration with community partners to address the root causes of hunger and poverty in Notre-Dame-de-Grâce (NDG) and surrounding neighborhoods. We offer a dozen food-related programs across four streams: grow, cook, share, and mobilize. Learn more at www.depotmtl.org

The Depot is working towards creating an organizational culture rooted in our core values. We are actively working to embed anti-oppression and anti-racism in our practices, acknowledging that this is an ongoing process of learning and growth. As part of this journey, we strive to build a team that reflects the diverse identities and lived experiences of NDG, ensuring that our work remains community-driven and inclusive

Key Responsibilities 

Donor stewardship, engagement, and Data Management

• Maintain accurate donor records and manage all donation entries in our CRM (Salesforce) 
• Ensure timely, personalized thank-you letters for all donations
• Monitor and track incoming donations and recurring donations
• Prepare donor reports and assist with fundraising mailings and campaigns
• Support segmented donor stewardship efforts in collaboration with the Director
• Support the Director in preparing personalized donor communications and stewardship materials 

Institutional Giving & Grant Writing 

• Research and track municipal, provincial, and federal government grant opportunities.
• Lead the writing and reporting of all government grant applications, with strategic guidance from the Director
• Maintain an internal grants calendar, ensuring deadlines and reporting requirements are met
• Support writing and reporting for foundation and corporate donation proposals
• Collaborate with program staff to gather relevant impact data and stories for grants and reports
• In collaboration with the Director, create and develop a potential donor pool

Corporate Giving, Third Party Fundraising & Volunteer Engagement

• Help launch and coordinate a new corporate volunteering and giving program
• Serve as a point of contact for corporate partners (with the Director’s support)
• Maintain partnership records and follow up with participating companies
• Lead third-party fundraising initiatives (e.g., schools, businesses, community groups), offering support and resources to external fundraisers
• Ensure alignment with The Depot’s messaging and values, and track/report on third-party contributions

Prospecting & General Support

• Assist with research into donor and funder prospects
• Prepare donor profiles and briefing as needed
• Support donor cultivation and stewardship events

Communications and Translation Support

• Provide translation and proofreading support for external communications (e.g. newsletters, program emails, annual report)
• Contribute to the development and revision of public-facing materials as part of the Development and Communications team
• Help ensure consistency of tone, clarity, and accuracy across bilingual communications

Required Qualifications 

• 1-3 years of experience in communications, philanthropy or grant writing
• Excellent written and verbal communication skills in French.  Basic knowledge of English is required to carry out certain duties associated with the position, particularly to communicate with English-speaking donors and participants. This requirement is directly linked to the responsibilities of the role
• Outstanding organizational skills and attention to detail
• Familiarity with donor databases (Salesforce or equivalent) and comfort with data management
• Ability to take initiative, work independently, and manage multiple deadlines.
• Knowledge of the Quebec philanthropic landscape is an asset

Working Conditions 

Reports to: Director of Development and Communications;

Contract: 1 year long term leave replacement (September 2025 – September 2026), 35 hours per week;

Compensation: $26.10 an hour 

Time off:Over 6 weeks of paid time off per year, prorated to hours worked, including:

• 4% vacation pay (equivalent to 2 weeks);
• One additional week’s paid vacation in August during the summer shutdown;
• One extra week of paid time off during the end-of-year holidays (December–January);
• Nine health days (including sick leave as per labor standards act);
• Paid statutory holidays.

Workplace: To best support our frontline programs, this position is primarily in-person at our office located at 6505 Somerled Avenue.