Coordonnateur·trice de l’administration et des ressources humaines

Offre d’emploi 

Coordonnateur·trice de l’administration et des ressources humaines

Poste permanent à temps plein (35h/semaine) – 26 à 30 $/h

Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne organisée, polyvalente et autonome, ayant un fort intérêt autant pour les chiffres que pour la gestion  des ressources humaines.  Au sein de notre équipe, cette personne assure un rôle clé dans la gestion efficace des opérations administratives, des ressources humaines et financières de l’organisation. Elle participe à l’optimisation des processus internes, soutient les équipes dans leurs activités quotidiennes, et contribue à la pérennité organisationnelle.

La personne idéale à ce poste prend des initiatives, possède un sens aigu de la planification et du suivi; une bonne attention aux détails et une excellente habileté à résoudre les problèmes.

Qui sommes-nous?

Un organisme sans but lucratif fondé en 1986 qui travaille en collaboration avec des partenaires communautaires pour s’attaquer aux causes fondamentales de la faim et de la pauvreté dans Notre-Dame-de-Grâce (NDG) et dans les quartiers avoisinants. Nous offrons plus de 20 activités reliées à l’alimentation, réparties en 4 volets: cultiver, cuisiner, partager et mobiliser. Pour en savoir plus, visitez-nous!

Le Dépôt s’engage à créer une culture organisationnelle ancrée dans nos valeurs fondamentales. Nous travaillons activement à intégrer l’anti-oppression et l’anti-racisme dans nos pratiques, reconnaissant qu’il s’agit d’un processus continu d’apprentissage et de croissance. Dans le cadre de ce processus, nous nous efforçons de recruter une équipe qui reflète les diverses identités et expériences vécues à NDG, en veillant à ce que notre travail reste inclusif et axé sur la communauté.

Responsabilités et tâches principales :

Administration générale et gestion des ressources humaines et matérielles (65%):

Tâches principales

• Offrir un soutien administratif aux programmes du Dépôt et agir comme personne-ressource pour les questions liées aux ressources humaines, matérielles et financières;
• Coordonner l’ensemble du processus d’embauche et d’intégration des employés, en assurant la mise à jour rigoureuse des dossiers du personnel;
• Appuyer la gestion des dossiers RH : santé et sécurité, assurances, politiques internes, etc;
• Produire et maintenir à jour les documents de référence pour les employés;
• Assurer une présence au bureau pendant les heures d’ouverture, coordonner la répartition et la réalisation des tâches collectives;
• Soutenir la gestion des dons : reçus fiscaux, remerciements, mise-à-jour de la base de données;
• Gérer les équipements, fournitures et locaux (approvisionnement, entretien, sécurité).
• Collaborer à la planification de la main-d’œuvre, à l’analyse de postes, à l’organisation du travail, et à l’optimisation continue des processus;
• Appliquer, diffuser et faire respecter les politiques et procédures internes, tout en contribuant à leur conception, leur révision et à la production des documents administratifs connexes;
• Accomplir temporairement d’autres  tâches connexes liées à la gestion des opérations.

Tâches occasionnelles ou secondaires

• Participer aux réflexions stratégiques et à la gestion opérationnelle de l’organisme;
• Participer à la logistique d’événements internes et communautaires;
• Accueillir et orienter les visiteurs, collaborer à la supervision des activités d’accueil (réception) et assurer le remplacement temporaire en l’absence de la personne responsable.

Gestion financière de base (35%): 

Dans ce rôle vous contribuerez à la planification, l’organisation et au suivi du cycle comptable complet. Selon votre expérience, une formation à l’utilisation du logiciel QuickBooks et à la tenue des livres comptables vous sera offerte.

• Assurer la gestion du cycle comptable complet, incluant : le traitement des factures des fournisseurs, les dépôts bancaires, les comptes à recevoir et à payer, la tenue de livres dans le logiciel Quickbooks, la gestion de la petite caisse ainsi que la conciliation bancaire;
• Faire des recommandations à la direction concernant les achats ou les dépenses de fonctionnement du bureau;
• Maintenir une bonne relation avec les fournisseurs;
• Consolider et vérifier les informations nécessaires à la préparation des états financiers  périodiques;
• Vérifier les feuilles de temps et préparer le fichier pour la paie. Mettre à jour les différentes banques d’heures;
• Produire des documents pour les différents paliers de gouvernement et les partenaires;
• Participer à la fermeture de l’année financière et la  préparation du dossier de vérification;
• Participer à l’élaboration du budget de l’organisme.

Qualifications requises : 

• Expérience significative dans l’ensemble du processus comptable;
• Minimum de deux (2) ans d’expérience avérée dans un poste similaire;
• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit, et capacité à converser en anglais pour interagir efficacement avec les participants, visiteurs et donateurs;
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office, incluant un niveau avancé d’Excel;
• Solides compétences en service à la clientèle et en relations interpersonnelles;
• Proactivité, esprit d’initiative, et aptitude à résoudre des problèmes et à optimiser les processus;
• Compétences éprouvées en planification, en organisation et en gestion des priorités;
• Excellent jugement relationnel;
• Autonomie, esprit d’équipe et aisance avec les outils technologiques.

Atouts : 

• Connaissance des normes et principes comptables et d’un logiciel comptable;
• Connaissance du logiciel Quickbooks en ligne;
• Intérêt pour les systèmes alimentaires et les questions liées à la sécurité alimentaire.

Conditions de travail :

• Supérieure immédiate: Directrice de l’administration, des RH & Finances; 
• Poste permanent à temps plein, 35h par semaine;
• Salaire compétitif de 26 $ à 30 $/h, en fonction de l’expérience et des compétences démontrées;
• Une assurance maladie collective  et dentaire (partielle), après la période de probation;
• Plus de 6 semaines d’absences payées par an et au prorata des heures travaillées soit:
  • une indemnité de 4% de vacances annuel, soit deux (2) semaines;
  • une  semaine additionnelle de congés payés au mois d’août lors de la fermeture estivale;
  • une semaine de congés supplémentaire en fin d’année (décembre à janvier);
  • neuf journées de santé (incluant les congés maladies selon la loi sur les normes du travail);
  • des journées fériées payées.
• Une contribution de contrepartie au REER allant jusqu’à 4% du salaire brut; 
• Un environnement de travail stimulant avec un personnel motivé et une forte éthique de travail;
• Entrée en poste: dès que possible.

Comment postuler :

• Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation à Marguerite Kinfack au courriel emploi@depotndg.org  ou venez le déposer  en personne à l’accueil dans notre espace de programme (6450 Somerled) ou à la réception au bureau (6505 avenue Somerled). 
• Date limite pour postuler: Le processus est en continu, postulez dès que possible. Les candidatures seront évaluées et les entretiens organisés au fur et à mesure.
• Astuces pour votre lettre de motivation : Cliquez ici 
• Des questions sur l’emploi ou le processus d’application? Veuillez nous joindre au courriel office@depotndg.org 

Nous vous encourageons à postuler même si vous ne possédez pas TOUTES les qualifications que nous recherchons.

Job offer 

Administration and Human Resources Coordinator   

Permanent Full-Time Position (35h/week) – $26 to $30/hour

We are currently looking for an organized, versatile, and self-motivated individual with a strong interest in both numbers and human resource management. Within our team, this person will play a key role in the effective management of the organization’s administrative, human, and financial operations. They will help optimize internal processes, support teams in their daily activities, and contribute to the organization’s sustainability.

The ideal candidate takes initiative, has strong planning and follow-up skills, a keen attention to detail, and excellent problem-solving abilities.

Who are we?

We are a nonprofit organization founded in 1986 that works in collaboration with community partners to address the root causes of hunger and poverty in Notre-Dame-de-Grâce (NDG) and surrounding neighborhoods. We offer over 20 food-related programs across four streams: grow, cook, share, and mobilize. To learn more, visit us!

The Depot is committed to building an organizational culture rooted in our core values. We are actively working to integrate anti-oppression and anti-racism practices, recognizing this as an ongoing process of learning and growth. As part of this process, we strive to recruit a team that reflects the diverse identities and lived experiences in NDG, ensuring our work remains inclusive and community-focused.

Main Responsibilities & Tasks:  

General administration and management of human and material resources (65%)

Primary Tasks

• Provide administrative support to the Depot programs and act as a point person for questions related to human, material and financial resources;
• Coordinate the entire employee hiring and onboarding process, ensuring rigorous maintenance of employee records;
• Support HR files management: health and safety, insurance, internal policies, etc.;
• Produce and update reference documents for employees;
• Ensure office presence during opening hours, coordinate the completion of collective tasks;
• Support donation management: tax receipts, acknowledgements, and database updates;
• Manage equipment, supplies, and premises (procurement, maintenance, security);
• Collaborate in workforce planning, job analysis, work organization, and continuous process optimization;
• Apply, disseminate and enforce internal policies and procedures, while contributing to their design, revision and the production of related administrative documents;
• Temporarily perform other tasks related to operations management.

Occasional or Secondary Tasks

• Participate in strategic planning and operational management of the organization;
• Help organize internal and community events;
• Welcome and orient visitors, help supervise front desk activities, and temporarily cover reception in the absence of the person in charge.

Basic Financial Management (35%)

In this role, you will contribute to the planning, organization, and tracking of the full accounting cycle. Based on your experience, training will be provided in QuickBooks and bookkeeping as needed.

• Manage the full accounting cycle, including: processing supplier invoices, bank deposits, accounts receivable and payable, bookkeeping in QuickBooks, petty cash, and bank reconciliation;
• Make recommendations to management regarding office purchases or operating expenses;
• Maintain positive relationships with suppliers;
• Compile and verify necessary data for periodic financial statements;
• Review timesheets and prepare payroll files; update hour banks as needed;
• Produce documents for various levels of government and partners;
• Participate in the closing of the fiscal year and the preparation of the audit file;
• Participate in the preparation of the organization’s budget.

Required Qualifications:

• Significant experience with the full accounting cycle
• Minimum of two (2) years of proven experience in a similar position
• Excellent command of French (spoken and written) and the ability to communicate in English to interact effectively with participants, visitors, and donors
• Strong knowledge of Microsoft Office, including advanced Excel skills
• Solid customer service and interpersonal skills
• Proactivity, initiative and the ability to solve problems and optimize processes
• Proven planning, organization, and priority management skills
• Strong interpersonal judgment
• Independent, team-oriented, and comfortable with digital tools

Assets: 

• Knowledge of accounting standards and principles and accounting software
• Knowledge of Quickbooks online software
• Interest in food systems and issues related to food security

Working Conditions:

• Immediate superior: Director of Administration, HR & Finance.;
• Permanent full-time position, 35 hours per week;
• Competitive salary of $26 to $30/hour, based on experience and demonstrated skills
• Partial health and dental insurance after probation period
• Over 6 weeks of paid time off per year, prorated to hours worked, including:
  • 4% vacation pay (equivalent to 2 weeks);
  • One additional week’s paid vacation in August during the summer shutdown;
  • One extra week of paid time off during the end-of-year holidays (December–January);
  • Nine wellness days (including sick leave as per labor standards);
  • Paid statutory holidays.
• Employer RRSP matching up to 4% of gross salary;
• Stimulating work environment with a motivated team and strong work ethic;
• Start date: As soon as possible.

How to Apply:

• To apply, please send your CV and cover letter to Marguerite Kinfack at emploi@depotndg.org or drop them off in person at our program space reception (6450 Somerled) or office reception (6505 Somerled Avenue).
• Deadline to apply: The process is ongoing — apply as soon as possible. Applications will be reviewed and interviews scheduled on a rolling basis.
• Tips for your cover letter: Click here
• Questions about the job or application process? Email us at office@depotndg.org

We encourage you to apply even if you do not meet ALL the listed qualifications.