Coordination des services, des bénévoles et de la réception

Description du poste

La personne occupant ce poste assure un rôle central dans le bon fonctionnement de l’organisme. Elle a la responsabilité de coordonner les services et les bénévoles ainsi que de superviser les activités de la réception. Elle agit en soutien à la direction pour veiller à la qualité des services offerts aux membres, dans un climat de bienveillance, d’efficacité et de respect.

Ce poste requiert une excellente organisation, avoir une aisance avec les outils informatiques et la suite office, une discrétion irréprochable et une grande empathie envers une clientèle aînée, souvent en situation de vulnérabilité.

1. Coordination des bénévoles et des services

1. Développer et mettre en œuvre des stratégies de recrutement de bénévoles.
2. Rencontrer, évaluer et sélectionner les candidat·e·s bénévoles, en identifiant leurs intérêts, leurs compétences et leur disponibilité.
3. Assurer le suivi, la mise à jour et la gestion administrative des dossiers des bénévoles.
4. Assigner et coordonner les bénévoles selon leurs compétences et les besoins des services.
5. Encadrer, soutenir et valoriser les bénévoles, en favorisant un climat de collaboration et de respect des politiques de l’organisme.
6. Planifier, organiser et animer les formations, rencontres d’équipe et événements destinés aux bénévoles.
7. Superviser et accompagner les stagiaires œuvrant au sein de l’organisme.
8. Collaborer avec la direction pour développer de nouveaux services répondant aux besoins émergents des membres.
9. Collaborer avec les partenaires externes (CLSC, organismes communautaires, etc.) afin d’assurer une réponse concertée aux besoins des aînés.
10. Participer à la rédaction de documents (guides, formulaires, outils de formation ou de suivi).
11. Effectuer les tâches administratives associées à la gestion des services et du bénévolat.
12. Exécuter toute autre tâche connexe à la demande de la direction.

2. Réception et service aux membres

13. Assurer le soutien à la réception (accueil, gestion des appels, suivi des courriels et écoute active). (50% du poste)
14. Coordonner la répartition des transports et s’assurer de la fiabilité du service.
15. Accueillir et orienter les membres, visiteurs et partenaires avec courtoisie et professionnalisme.
16. Traiter les demandes des membres avec empathie, discrétion et efficacité.
17. Mettre à jour les dossiers des membres (classement, suivi, saisie de données, compilation de statistiques).
18. Intervenir ou référer les membres vers les ressources pertinentes selon leurs besoins.
19. Participer au maintien d’un environnement accueillant et bienveillant au sein de l’organisme.

Qualités et aptitudes recherchées

• Excellente organisation et grande rigueur dans la gestion des priorités.
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité.
• Empathie, écoute et sens humain développé, particulièrement auprès d’une clientèle aînée.
• Communication claire et bienveillante, tant avec les membres qu’avec les bénévoles.
• Esprit d’équipe, polyvalence et autonomie dans l’exécution du travail.

Caractéristiques du poste

• Poste permanent – 32 heures par semaine (lundi au vendredi)
• Horaire régulier : 9 h à 16 h
• Régime d’épargne-retraite : contribution de l’employeur et possibilité de cotiser selon votre convenance.
• Assurances collectives : incluant couverture médicale, dentaire, vie et invalidité. (60% employeur/40% employé.es)
• Congés payés : 3 semaines de vacances annuelles, jours fériés et congés personnels selon la politique de l’organisme, avec fermeture de l’organisme 2 semaines pendant les congés de fin d’année.
• Formation et développement : accès à des formations continues pour le développement professionnel.
• Environnement de travail bienveillant : soutien et reconnaissance des efforts des employés et bénévoles.