Coordination de l’administration – 2e affichage

Présentation de l’organisation

Fondé en 1999, le GEMO est un organisme à but non lucratif dont la mission est de favoriser l’accès en tout temps à des aliments nutritifs, à coût raisonnable et culturellement acceptables en offrant des activités misant sur les capacités individuelles et collectives du milieu.

Pour réaliser sa mission, le GEMO vient en aide aux familles défavorisées de Mercier-Ouest en leur permettant de faire une épicerie de base à un faible coût. Chaque semaine, environ 130 familles profitent de ce service. Les denrées offertes proviennent de dons de diverses sources ou sont achetées chez des grossistes ou des producteurs agricoles.

De plus, dans le but de supporter l’esprit de solidarité dans le quartier, le GEMO offre aussi les services et activités suivants à toute la population, défavorisée ou non :

• Une épicerie de quartier offrant une gamme croissante d’aliments et autres produits en vrac dans un souci de réduire les impacts sur l’environnement ;
• Des activités d’éducation culinaire et de cuisines collectives dans les locaux du GEMO ou ceux d’autres organismes du quartier ;
• Un service traiteur pour les organisations, les entreprises et les particuliers. Ce service produit aussi des repas, collations et desserts frais ou congelés vendus par l’épicerie de quartier ;
• Un support à d’autres organismes communautaires pour leur approvisionnement alimentaire.

La promotion des produits locaux, de la lutte au gaspillage alimentaire et de la réduction des déchets se retrouve dans toutes les activités du GEMO. Sans s’y limiter de façon stricte, ses activités se concentrent dans le quartier de Mercier-Ouest.

Description du poste

Relevant du conseil d’administration et en étroite collaboration avec la Coordination des opérations, la Coordination de l’administration a pour mandat d’assurer une saine gestion des aspects administratif, documentaire, financier, matériel et informatique de l’ensemble de l’organisme. Aussi, elle participe activement aux activités RH et est en charge de coordonner les communications de l’organisme.

Administration générale et gestion du bureau

• Veiller au respect des obligations gouvernementales
• Gérer les baux et contrats
• Produire le rapport annuel d’activités
• En collaboration avec une ressource externe en informatique, veiller à la mise à jour et au bon fonctionnement des principaux outils TI : réseau interne, accès à internet, parc informatique et multimédia, courriels, agendas, chat, systèmes de stockage, partage et sauvegarde des fichiers, téléphonie, imprimantes, vidéo-conférence, logiciels de bureautique et bases de données
• Coordonner le classement de la documentation administrative courante et des archives (papier et Drive)
• Apporter un soutien logistique et administratif aux rencontres (réunions d’équipe, CA, AGA) ainsi qu’aux activités philanthropiques
• Gérer les commandes de produits d’entretien, équipements et fournitures de bureau
• Coordonner les ateliers de cuisine : gérer les horaires, vérifier les contenus, offrir un soutien logistique au besoin
• Recruter, former, soutenir et au besoin encadrer les bénévoles sous sa responsabilité

Finances

• Colliger toute l’information pour la tenue de livre par une ressource externe en comptabilité
• Collaborer à la vérification comptable annuelle
• Concevoir, partager et mettre à jour des tableaux de suivi budgétaire
• Proposer au conseil d’administration des prévisions budgétaires visant à rencontrer les objectifs du GEMO
• Participer à la production de demandes de financement
• Préparer les rapports exigés par les bailleurs de fonds
• Vérifier les factures et procéder aux paiements
• Gérer la petite caisse
• Procéder aux dépôts bancaires

Ressources humaines

• Coordonner les activités liées au recrutement (diffusion d’offres d’emploi, tri des CV, planification des entrevues…)
• Accueillir les nouveaux employés (préparation des documents relatifs à l’embauche, intégration informatique…) Informer les membres de l’équipe de leurs avantages, droits et responsabilités (Normes du travail)
• Colliger toute l’information pour le traitement des paies (absences, congés, reprise de temps…)
• Prendre part à la mise en place, la révision et l’application des politiques et procédures RH

Communications

• Proposer au conseil d’administration des orientations et des priorités en matière de communications internes et externes
• Assurer la production de divers documents d’information destinés aux usagers et aux clients ainsi qu’à la population du quartier : infolettres, affiches, dépliants…
• Assurer la production des contenus visuels (graphisme, photographie)
• Assurer la gestion des médias sociaux
• Assurer la mise à jour du site web et coordonner les modifications de contenus
• Assurer le suivi et la reconnaissance des partenaires et commanditaires
• Gérer les listes d’envoi

Qualifications et exigences

• Formation collégiale dans un domaine pertinent ou expérience de travail jugée équivalente [Formation universitaire : un atout]
• Expérience en gestion ou administration dans des organismes communautaires
• Connaissance de la gestion financière
• Connaissance des enjeux de la sécurité alimentaire [un atout]
• Bonne maîtrise du français, parlé et écrit. La connaissance d’autres langues (anglais, espagnol ou autres) est un atout
• Sens de la planification et de l’organisation
• Rigueur et souci du détail
• Polyvalence, dynamisme, autonomie et créativité
• Capacité d’analyse et de prise de décisions
• Facilité à établir et maintenir des relations de travail positives, tant à l’interne qu’à l’externe

Conditions de travail

• Emploi permanent à temps plein 35h/sem
• Rémunération : Entre 22$/h et 25$/h
• 3 semaines de congés + 1 semaine rémunérée dans le temps des Fêtes
• Être disponible à travailler occasionnellement le soir ou la fin de semaine selon les besoins (activités de l’organisme ou réunions)

Veuillez noter que le poste de Coordination des opérations est également ouvert.