Chef(fe) de bureau / réceptionniste

La Ressource Action-Alimentation (RAA) est un organisme communautaire qui accompagne les individus et les familles de Parc-Extension vivant dans un contexte de vulnérabilité et de pauvreté en offrant un soutien alimentaire, vestimentaire et social ainsi que des activités éducatives. Nous représentons un lieu de rassemblement important des personnes isolées par la pauvreté et hors des réseaux d’entraide. Répondre aux besoins primaires et essentiels est l’une de nos grandes priorités.

Description du poste

Nous recherchons un(e) chef(fe) de bureau pour être le « visage » et le premier point de contact pour nos visiteurs et usagers. La personne occupant ce poste devra organiser et coordonner les fonctions administratives et les procédures de bureau. Son rôle consiste à créer et maintenir un environnement de travail agréable, afin de garantir un haut niveau d’efficacité organisationnelle, de communication et de sécurité.

Les responsabilités incluent l’accueil des visiteurs, la gestion du matériel de bureau et le soutien administratif général de nos employés. Le(la) chef(fe) de bureau doit assurer le bon fonctionnement du bureau tout en contribuant à l’amélioration des procédures et des opérations quotidiennes de l’organisme.

Responsabilités

• Assurer la réception des appels et l’accueil des usagers, les informer sur nos services, fixer des rendez-vous et les référer aux ressources appropriées.
• Faire les inscriptions aux activités offertes par notre organisme.
• Appuyer les employés dans la logistique des activités (convocation, confirmation des présences, réservation de salle, suivis avec les fournisseurs, préparation du matériel, etc.).
• Organiser l’aménagement du bureau et gérer les commandes des fournitures et du matériel de bureau.
• Maintenir les espaces de travail et la cuisine propres et en bon état, et gérer les réparations nécessaires.
• Mettre à jour les procédures administratives en collaboration avec la direction.
• Assurer la liaison avec le service informatique pour les équipements bureautiques.
• Fournir une assistance générale aux visiteurs.
• Participer au processus d’intégration des nouveaux employés.
• Répondre aux questions des employés concernant les équipements ou problèmes liés au bureau.
• Assurer la coordination avec les fournisseurs pour la gestion des installations.
• Planifier des activités internes ou externes, telles que des fêtes ou événements.

Qualifications requises

• Expérience avérée en tant que chef(fe) de bureau, responsable front office ou assistant administratif.
• Connaissance des responsabilités, systèmes et procédures des administrateurs de bureau.
• Aisance avec les ordinateurs, notamment sous MacOS, et capacité à apprendre de nouveaux logiciels au besoin.
• Maîtrise de Google Workspace (surtout Google Sheets); la connaissance de Microsoft Office est un atout.
• Expérience pratique avec les équipements bureautiques (imprimantes, photocopieurs, etc.).
• Excellentes capacités de gestion des tâches et du temps, polyvalence.
• Maîtrise du français et de l’anglais obligatoire. Une bonne connaissance du pendjabi et/ou de l’hindi est également essentielle. La maîtrise d’autres langues est un atout.

Qualités personnelles

• Souci du détail et capacité à résoudre les problèmes.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Solides compétences organisationnelles et en planification dans un environnement dynamique.
• Esprit créatif capable de proposer des améliorations.
• Diplôme d’études secondaires un atout; une qualification supplémentaire en tant qu’assistant administratif ou secrétaire constitue un avantage.

Nous encourageons les candidats qui répondent à tous ces critères ou à certains d’entre eux à poser leur candidature. Si vous n’avez pas d’expérience directe dans certains domaines, n’hésitez pas à mentionner toute autre expérience pertinente pour le poste.

Conditions d’emploi

• • Salaire : 21$ de l’heure / 16 heures par semaine, avec possibilité d’évoluer vers un poste à temps plein après la période d’essai.
  • Travail en présentiel aux bureaux de l’organisme (télétravail non possible).
  • Horaires :
    • Lundi : 13h à 16h30
    • Mardi et mercredi : 13h à 16h
    • Jeudi : 13h à 16h30
    • Vendredi : 9h à 12h
  • Deux semaines de vacances payées par an, en plus de deux semaines de congés payés pendant la fermeture annuelle des bureaux à la fin de l’année.
  • Une équipe dynamique, sympathique et très diversifiée.
  • Ambiance de travail professionnelle mais décontractée.
  • Date d’entrée en poste : dès que possible.
  • Date limite de dépôt des candidatures : poste ouvert jusqu’à son pourvoi.