Agent(e) de l’accueil

Vous souhaitez travailler auprès d’enfants qui sont en situation de vulnérabilité ? Vous aimeriez évoluer dans un milieu dynamique, stimulant et multiethnique ?

La pédiatrie sociale en communauté (PSC) est une approche de proximité, transdisciplinaire et intersectorielle qui intègre la médecine, le droit et les sciences sociales. Elle vise à dépister, à réduire et à éliminer les sources de stress toxique qui affectent l’état de santé et le développement des enfants issus d’un milieu vulnérable.

Faire partie de notre équipe en tant qu’agent(e) de l’accueil, c’est :

Accueillir :

• Accueillir les enfants, les familles et toute autre personne qui se présente au centre
• Orienter les familles et les invités vers les bonnes personnes et les bonnes salles
• Répondre au téléphone, transférer les appels ou transmettre les messages rapidement aux personnes concernées.

Gérer les rendez-vous (RV) cliniques :

• Travailler en étroite collaboration et communication avec la coordonnatrice clinique, l’équipe psychosociale et les pédiatres
• Planifier et fixer les RV cliniques, les RV médicaux et/ou les discussions de cas selon les priorisations établies par la coordonnatrice clinique et selon les assignations des journées cliniques (appels aux familles, rappels de la veille, envoi des courriels aux familles, etc.)
• Faire appel à la Banque interrégionale d’interprète au besoin
• Tenir à jour la base de données / DMÉ-MYLE (dossiers médicaux numériques) :
  • Faire des notes de « Correspondance »
  • Garder à jour les calendriers des RV
  • Garder à jour les listes d’attente des pédiatres
    • Garder à jour les listes d’attente
    • Gérer les « Rappels »
  • Envoyer des invitations Outlook pour les RV cliniques
  • Envoyer les invitations courriels pour les RV cliniques à l’externe
  • Préparation des dossiers physiques pour les RV cliniques
  • Occasionnellement créer un lien TEAMS selon la demande

Toutes autres tâches liées au poste de l’accueil :

• Classer, numériser et ranger les documents dans les dossiers papiers et numériques
• Effectuer des impressions et des copies de documents au besoin
• Faxer les références externes
• Imprimer des formulaires (autorisation, consentement et autre selon la demande)
• Faxer les prescriptions ou les remettre aux parents selon la demande du pédiatre
• Assurer le suivi avec les pédiatres lorsqu’il y a des demandes de renouvellement de prescriptions
• Entrer des données dans Outlook, Word et Excel (liste des ressources, calendriers, invitations Outlook ou TEAMS, etc.)
• Inscrire les heures des bénévoles dans le document de gestion de bénévolat Atlas (Excel), émettre les attestations d’heures de bénévolat au besoin et garder à jour le classeur

Tâches connexes :

• Assurer la propreté des lieux
• Faire l’inventaire des produits sanitaires

PROFIL RECHERCHÉ 

• De 3 à 5 ans d’expérience de service à la clientèle ;
• Ponctuel ;
• Un diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique ou en techniques administratives ou toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente aux exigences du poste ;
• Fortes habiletés relationnelles et capacité d’accueillir de façon chaleureuse et cordiale ;
• Rigueur, souci du détail et méthodologie démontrés ;
• Excellente capacité d’organisation ;
• Capacité à faire preuve de tact et de discrétion ;
• Excellente capacité de gestion du temps et de priorisation ;
• Sens de l’engagement ;
• Grande autonomie ;
• Habileté et désir à travailler en équipe ;
• Bon sens de l’initiative et de proactivité ;
• Excellente capacité d’adaptation ;
• Sensibilité aux réalités interculturelles ;
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (connaissance ou maîtrise des médias sociaux, WordPress et/ou autres logiciels un atout) ;
• Maîtrise des langues anglais et français – écrit et parlé (3^ième langue un atout).

CE QUE NOUS OFFRONS :

• Poste permanent
• Poste temps partiel : 28 heures/semaine (4 jours /semaine)
• Horaire de travail : 8h30 à 16h30 (lundi au jeudi)
• Entrée en poste : Aussitôt que possible
• Rémunération selon les qualifications et l’expérience
• Régime de retraite et Régime d’assurances collectives
• Programme d’Aide aux Employés
• Congés fériés payés (13 fériés) et congés maladies
• Équipe passionnée, engagée et environnement de travail chaleureux et en évolution constante
• Lieu de travail : Atlas, CPSC de Côte-des-Neiges, 3600 avenue Kent, Montréal, H3S 1N2