Agente administrative – Poste de jour 28 heures

+ Description du poste

Sous la supervision de la coordination administrative, tu appuieras l’équipe de direction dans l’élaboration et la mise en place des procédures administratives afin de faciliter et faire progresser les services offerts par la Maison. Essentiellement ton rôle sera de planifier et veiller à la bonne exécution de l’ensemble des opérations administratives tout en effectuant les tâches liées au bon fonctionnement d’un bureau. Tes tâches seront  :

+ Tâches et responsabilités – Administration

• Répond aux appels, s’assure de prendre les messages vocaux et de rediriger les demandes téléphoniques;
• Responsable de l’accueil des visiteurs.euses
• Responsable de la tenue de dossier physique et numérique pour les divers projets et subventions;
• Recueille, distribue et achemine le courrier tant externe qu’interne (électronique et papier)
• Participe à la production des rapports, des avis, des lettres, des états financiers et autres documents justificatifs;
• Soutient l’équipe lors d’événements : demandes de soumission, présence lors des activités etc;
• Garde à jour la liste des membres du conseil d’administration ainsi que des membres de l’organisme;
• Supporte les projets de l’organisme; Audit financier annuel et compte bancaire;
• Participe à la mise en place d’outils et de procédures pour le bon fonctionnement des opérations;
• Appuie la direction dans la préparation des rencontres du conseil d’administration et de la tenue de dossier du CA;
• Responsable des ‘‘masterlist’’ de mot de passe et du maintien de ceux-ci;
• Toutes autres tâches connexes

PROFIL DE COMPÉTENCES

+ Savoir-faire

• Rigueur exemplaire;
• Excellentes habiletés à communiquer verbalement et par écrit en français et en anglais;
• Connaissance des techniques de gestion de bureau;
• Excellente capacité de gestion du stress;
• Habileté à comprendre les enjeux de confidentialité;
• Connaissance du fonctionnement de gouvernance d’un organisme communautaire;

+ Savoir-être

• Savoir travailler en équipe et collaborer avec des interlocuteurs variés;
• Entregent, sens de la répartie;
• Grand sens de l’organisation et souci du détail;
• Polyvalence, flexibilité et capacité de pouvoir mener plusieurs tâches en simultané;
• Excellent jugement et sens des priorités;
• Capacité de travailler sous pression avec des délais serrés;
• Participer au développement d’une culture organisationnelle basée sur la confiance, le partage, le respect et le sentiment d’appartenance;

+ Qualifications et expérience

• Diplôme d’études collégiales en administration de bureau ou dans un domaine connexe ;
• 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365 et de Sharepoint;