Agente administrative en pédiatrie sociale

Sous la supervision de la directrice générale, de la directrice adjointe et de la coordonnatrice clinique du volet pédiatrie sociale et en collaboration avec les responsables de suivi clinique, l’agente administrative en pédiatrie sociale aura comme mandat de :

· Effectuer des démarches administratives pour obtenir des services pour les enfants et les familles et accompagner les familles dans leurs démarches pour aller chercher des services

· Participer à l’organisation des rencontres cliniques et à l’accueil des familles

Accompagnements administratifs :

· Préparer les références des familles pour les événements ponctuels : Magasin partage, Bazar d’hiver, fête de Noël, camps d’été, paniers alimentaires

· Remplir ou aider les familles à remplir des formulaires et des demandes de subventions : supplément enfant handicapé, démarches HLM, allocations familiales, subventions enfants handicapés, inscriptions aux camps d’été et aux camps de relâche, demandes de subventions pour les camps ou les activités sportives, , Place 0-5,

· Rechercher des ressources matérielles ou des services pour les familles : meubles, ressources alimentaires, sièges d’auto, place en centre d’hébergement, optométriste, dentiste, etc.

· Distribution des billets pour activités spéciales : Ronde, Insectarium

· Préparation des sacs de dépannage alimentaires et appel aux familles

· Envoi de fax ou autres démarches administratives pour les responsables de suivi clinique

Administration des dossiers médicaux :

· Gestion des dossiers médicaux sur le DME (dossier médical électronique) Myle ;

o Création

o Mise à jour

o Numérisation de divers documents

· Assurer la gestion des demandes de renouvellement de prescriptions

· Envoyer les références pour des services de santé et les requêtes pour des tests médicaux

Accompagnements vers les services :

· Au besoin, sur demande de la responsable de suivi clinique, accompagner la famille à certains rendez-vous ou dans certains organismes : accueil psychosocial du CLSC, premiers rendez-vous lors de certains services.

Organisation et suivi des cliniques :

· Donner les rendez-vous cliniques aux familles et faire les rappels

· Préparation de la salle clinique avant les réunions (collations, etc.)

· Soutenir les médecins et les responsables de suivi clinique dans leur travail

Accueil (tâches occasionnelles en remplacement de la responsable de l’accueil)

· Accueillir les familles et les visiteurs se présentant au Centre de pédiatrie sociale et à la Maison de l’enfance de façon chaleureuse et attentionnée.

· Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et le courrier.

· Suivre rigoureusement le protocole d’accueil en vigueur dans toutes ses interventions téléphoniques et en personne.

· Évaluer les besoins des parents et les diriger vers les services appropriés

· Diriger les demandes particulières vers les personnes responsables.

· Gérer les prises de rendez-vous auprès des familles et des membres de l’équipe

· Confirmer les rendez-vous dans les plus brefs délais.

· Tenir à jour la liste d’attente pour les activités de prévention, et assurer le suivi avec la Maison des familles

EXIGENCES :

· AEC en travail administratif

· 1 à 3 ans d’expérience dans des postes similaires

· Expérience de travail en milieu communautaire

· Capacités rédactionnelles et esprit de synthèse

· Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de la suite Office et Internet

· Grand sens éthique

· Ouverture et qualités interpersonnelles

· Autonomie et esprit d’équipe.

· Bonne connaissance de l’anglais parlé

· Connaissances d’autres langues un atout

· Voiture un atout.

Salaire

Entre 21.55$ et 25.20$ heure