Agent(e) à l’accueil, aux communications et au soutien administratif

Viens travailler avec notre équipe multidisciplinaire dans un organisme communautaire familial bien ancré à Saint-Henri depuis 50 ans. Chaque jour, nous accueillons des familles désireuses de trouver soutien, entraide et solutions pour s’épanouir et enrichir leur quotidien.

RÔLE

La personne à l’accueil, aux communications et au soutien administratif est au cœur des activités de Famijeunes. En tant que premier contact pour les membres, partenaires et visiteurs, elle joue un rôle clé dans la création d’un environnement accueillant et professionnel. La personne soutient les efforts de communication pour promouvoir nos activités et contribue à l’organisation d’événements qui renforcent notre mission auprès des familles du sud-ouest de Montréal.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Accueil et support administratif (70 %)

• Accueillir chaleureusement les membres et les visiteurs, les informer ou les orienter vers les ressources appropriées.
• Répondre aux appels téléphoniques, rediriger vers la personne concernée ou prendre des messages au besoin.
• Gérer les inscriptions : faire remplir les fiches d’inscription des nouvelles familles.
• Effectuer l’entrée de données dans le système informatisé : inscription et autres données pertinentes.
• Gérer les courriels : répondre, transférer, effectuer des appels, des envois postaux ou d’autres suivis nécessaires.
• Coordonner la réservation des salles et locaux pour les activités internes et celles des partenaires externes.
• Superviser les services auprès des fournisseurs : commandes de fournitures de bureau et suivi logistique.
• Gérer les inscriptions, présences/absences et paiements liés au service de la halte-garderie.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements (ordinateurs, imprimantes, Wi-Fi, serveurs) en collaboration avec le technicien informatique externe si nécessaire.

Communications (30 %)

• Alimenter régulièrement la page Facebook de l’organisme avec des informations pertinentes et attrayantes.
• Concevoir, rédiger et envoyer l’infolettre de Famijeunes, en s’assurant qu’elle reflète les activités, événements et nouvelles pertinentes pour les membres et partenaires.
• Concevoir et créer des outils de communication (affiches, dépliants, tracts, etc.) pour soutenir la visibilité des activités.
• Assurer la mise à jour des informations sur le site web pour qu’il reste précis et pertinent.
• Effectuer la révision, la mise en page et l’édition de documents selon les besoins.
• Participer activement aux réunions hebdomadaires d’équipe et collaborer à la coordination des activités collectives (ex. Fête de Noël, Journée portes ouvertes).

EXIGENCES REQUISES 

• Formation : Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou toute autre formation pertinente reliée au poste.
• Expérience : Expérience significative dans un rôle similaire.
• Compétences techniques :
• Maîtrise de la suite Office 365 (Word, Excel, Outlook, etc.).
• Connaissance des outils numériques tels que MailChimp, Canva, WordPress et Antidote.
• Qualités personnelles :
  • Relationnel : Accueillant(e) avec un esprit d’équipe et une attitude positive.
  • Professionnel : Rigueur et souci du détail, autonomie et débrouillardise.
• Langues : Français essentiel ; anglais fonctionnel ; connaissance d’une autre langue est un atout.
• Engagement : Avoir à cœur la mission et les valeurs de Famijeunes.

CONDITIONS DE TRAVAIL 

• Poste temporaire de 30 heures par semaine répartie du lundi au jeudi de 8 h 30 à 17 h
• Salaire selon l’échelle salariale en vigueur et l’expérience, entre 21.88 $ et 25.74 $ de l’heure selon la politique de conditions de travail;
• Début du contrat : dès que possible ;
• 5 semaines de vacances par année : 3 semaines après un an et 2 semaines de fermeture entre Noël et jour de l’an payées;
• 2 semaines de congé personnels/maladie par année;
• Assurances collectives santé et dentaire payées à 70 % par l’employeur après 6 mois ;
• Fonds de pension après 3 mois.
• Poste exigeant très occasionnellement d’être disponible le soir ou les fins de semaine.