Agent(e) à l’accueil

Le Centre Atlas – Centre de pédiatrie sociale en communauté est un centre certifié selon le modèle innovant développé par Dr Julien. Ancré dans le quartier Côte-des-Neiges, il collabore étroitement avec les nouveaux immigrants et s’adapte aux parcours uniques de chaque enfant depuis 20 ans.

Le Centre Atlas offre des soins et des services en pédiatrie sociale, intégrant la médecine, le travail social et le droit, à des enfants vulnérables âgés de 0 à 17 ans et à leurs familles, et ce, dans le respect de leurs droits fondamentaux. Grâce à une approche personnalisée, le centre a su répondre aux besoins des diverses communautés culturelles qu’il dessert.

Lors de la dernière année, 524 enfants et jeunes ont bénéficié des services du Centre Atlas, soit environ plus de 9000 interventions par année.

Vous cherchez à faire une réelle différence dans la vie des enfants en difficulté et faire partie d’une équipe passionnée et chaleureuse?

Rejoignez le Cercle protecteur de l’enfant du Centre Atlas et contribuez à un avenir meilleur pour ces jeunes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Faire partie de notre équipe en tant qu’agent(e) de l’accueil, c’est :

Accueillir :

• Accueillir les enfants, les familles et toute autre personne qui se présente au centre ;
• Orienter les familles et les invité.e.s vers les bonnes personnes et les bonnes salles ;
• Répondre au téléphone, transférer les appels ou transmettre les messages rapidement aux personnes concernées.

Gérer les rendez-vous (RV) cliniques :

• Travailler en étroite collaboration et communication avec le/la coordonnateur.trice clinique, l’équipe psychosociale et les pédiatres ;
• Planifier et fixer les RV cliniques, les RV médicaux et/ou les discussions de cas selon les priorisations établies par la coordonnatrice clinique et selon les assignations des journées cliniques (appels aux familles, rappels de la veille, envoi des courriels aux familles, etc.) ;
• Faire appel à la Banque interrégionale d’interprète au besoin ;
• Tenir à jour la base de données / DMÉ-MYLE (dossiers médicaux numériques) :
• Faire des notes de « Correspondance »
• Garder à jour les calendriers des RV
• Garder à jour les listes d’attente, dont celles des pédiatres
• Gérer les « Rappels »
• Envoyer des invitations Outlook pour les RV cliniques ;
• Envoyer les invitations courriels pour les RV cliniques à l’externe ;
• Préparation des dossiers physiques pour les RV cliniques ;
• Occasionnellement créer un lien TEAMS selon la demande.

Toutes autres tâches liées au poste de l’accueil :

• Classer, numériser et ranger les documents dans les dossiers papiers et numériques ;
• Effectuer des impressions et des copies de documents au besoin ;
• Faxer les références externes ;
• Imprimer des formulaires (autorisation, consentement et autre selon la demande) ;
• Faxer les prescriptions ou les remettre aux parents selon la demande du pédiatre ;
• Assurer le suivi avec les pédiatres lorsqu’il y a des demandes de renouvellement de prescriptions ;
• Entrer des données dans Outlook, Word et Excel (liste des ressources, calendriers, invitations Outlook ou TEAMS, etc.) ;
• Inscrire les heures des bénévoles dans le document de gestion de bénévolat Atlas (Excel), émettre les attestations d’heures de bénévolat au besoin et garder à jour le classeur.

Tâches connexes :

• Assurer la propreté des lieux ;
• Faire l’inventaire des produits sanitaires ;
• Toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS

1. Scolarité

• Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique ou en techniques administratives ou toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente aux exigences du poste ;

2. Expériences de travail

• Minimum 3 à 5 ans d’expérience de service à la clientèle ;
• Expérience d’au moins 1 an dans le milieu communautaire ou la pédiatrie sociale (atout).

3. Compétences et connaissances spécialisées

• Fortes habiletés relationnelles et capacité d’accueillir de façon chaleureuse et cordiale ;
• Rigueur, souci du détail et méthodologie démontrés ;
• Excellente capacité d’organisation ;
• Capacité à faire preuve de tact et de discrétion ;
• Excellente capacité de gestion du temps et de priorisation ;
• Sens de l’engagement ;
• Grande autonomie et esprit d’initiative;
• Habileté et désir à travailler en équipe ;
• Excellente capacité d’adaptation ;
• Sensibilité aux réalités interculturelles ;
• Ponctuel ;
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (connaissance ou maîtrise des médias sociaux, WordPress et/ou autres logiciels un atout) ;
• Maîtrise des langues anglais* et français – écrit et parlé (3ième langue un atout)
• Connaissance du logiciel comptable (un atout).

CE QUE NOUS OFFRONS

• Poste permanent à temps plein : 35 heures/semaine
• Horaire de travail : 8h30 à 16h30 (lundi au vendredi)
• Régime de retraite et Régime d’assurances collectives
• Rémunération à partir de 25$/h selon les qualifications et l’expérience
• Compte de dépenses «Mieux-Être» et Programme d’Aide aux Employés (PAE)
• Congés fériés payés (13 fériés) et jusqu’à 12 congés maladies payés
• Équipe passionnée, engagée et environnement de travail chaleureux et en évolution constante
• Lieu de travail : Maison blanche au toit bleu, situé au 3600 avenue Kent, Montréal, H3S 1N2
• Proximité d’un parc, de transports en commun (bus et métro) et de plusieurs restaurants.

*Une maîtrise de l’anglais est requise pour exercer les fonctions liées à ce poste, en raison de la clientèle multiethnique desservie par le centre.