Agent.e de soutien administratif et de francisation

Sous le leadership de la direction des programmes et services, la personne responsable du soutien administratif et de la francisation assurera l’exécution des tâches administratives, l’accueil et l’accompagnement des usagers, ainsi que le soutien aux processus liés à l’inscription. Elle apportera également son appui au traitement et au suivi des dossiers administratifs relevant de cette direction.

Soutien administratif

• Gestion de la correspondance : Réception, tri et distribution des courriels, lettres et autres documents administratifs.
• Accueil et orientation : Répondre aux appels téléphoniques et accueillir les visiteurs, les orienter vers les ressources appropriées.
• Prise de rendez-vous et gestion de Yulplanif (platefrome de RDV) pour les clients ou les participants aux programmes de francisation.
• Assurer le suivi des demandes de renseignements, des demandes de documents ou d’autres formalités administratives.
• Rédaction et préparation de documents : Préparer des rapports, des comptes rendus, des lettres et des notes de service et entrée de données à la demande de la directrice des programmes et services
• Ouverture de dossiers sur les différentes plateformes de l’organisation
• Maintenir les fichiers physiques et électroniques organisés et à jour sur le volet gestion documentaire.
• Toutes tâches connexes

Francisation

• Aide à l’inscription et à l’intégration des apprenants en les aidant dans l’inscription et vérifiant les documents nécessaires et répondre aux questions liées aux procédures d’admission.
• Suivi des progrès des apprenants et l’aide au gestion des présences et des rapports de performance.
• Répondre aux demandes de renseignement des usagers(ères) sur L’Hirondelle et ses services, par téléphone, par courriel ou par d’autres moyens.
• Orienter les apprenants vers des ressources supplémentaires pour l’apprentissage du français et les services offerts par l’organisation.
• Ouvrir les dossiers et les fiches techniques des usagers(ères)
• Collaborer avec le gestionnaire de francisation Québec pour l’inscription et tout le volet administratif concernant les étudiants en francisation.
• Soutenir les formateurs ou les enseignants dans les différents processus administratifs au sein de l’organisation.
• Assurer le suivi des différentes étapes du processus de francisation auprès des apprenants(tes)
• Soutenir les enseignants(tes) dans les processus administratifs
• Aider à la gestion du matériel nécessaire pour les cours de francisation et autres activités de soutien.
• Communiquer avec les institutions partenaires qui offrent des services de francisation ou d’autres formes de soutien aux apprenants.

Qualifications requises :

• Diplôme collégial en bureautique, en secrétariat ou dans un domaine connexe.
  Maîtrise d’autres langues, telles que l’anglais, l’espagnol, le portugais, l’ukrainien, le russe ou toute autre langue, un atout.
• Connaissance de MS Office (Excel avancé un atout).
• Connaissance de outils pour la recherche de l’information sur l’internet.
• Avoir un sens de l’écoute active, capacité de travailler en équipe, à planifier et à organiser.
• Habiletés en communication et à établir des relations interpersonnelles harmonieuses.
• Sensibilité aux problématiques du contexte d’immigration.
• Disponibilité à faire des heures de travail en soirée (occasionnellement)

Nous vous offrons :  

• Contrat d’un an, poste à 35 heures par semaine.
• Montant additionnel de $104.56  mensuel.
• Salaire compétitif
• De jours de maladie ainsi que de jours personnels rémunérés.
• Des jours fériés rémunérés.
• Des bureaux à proximité des transports en commun (Metro Mont-Royal et Metro Parc).
• Une place stimulante avec une communauté de collègues polyglottes et polyvalents.
• Un programme de développement professionnel stimulant.