Agent·e Administratif·ve / temps plein

Sommaire de la fonction : 

L’agent.e administratif.ve travaille sous la responsabilité de la direction générale et agit à titre de ressource pivot pour les volets administratif/financier, logistiques et informatiques. Son rôle consiste à soutenir la direction générale en effectuant des suivis réguliers sur le plan administratif et financier et à s’assurer de la bonne utilisation et du bon fonctionnement des outils informatiques et infonuagiques.

Responsabilités : 

Volet administratif et financier : 

• Utiliser et renseigner régulièrement des outils de suivi / contrôle administratif et financier ;
• Assurer la gestion de la petite caisse ;
• Suivre la facturation des clients et des subventionneurs ; 
• Effectuer les dépôts bancaires lorsque requis ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents financiers et administratifs ;
• Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions ;
• Assurer le suivi de la conformité des dossiers des employé.e.s, ainsi que de la création de dossier pour les nouveaux.lles employé.es ;
• Vérifier la conformité des feuilles de temps du personnel et colliger les informations utiles à la paie ;
• Suivre les banques de congés des employé.e.s, ainsi que les demandes de congé ;
• Réaliser toute autre tâche administrative ou financière, sur demande de la direction générale.

Volet logistique et informatique :

• Être le point focal auprès de nos divers fournisseurs et effectuer les achats d’équipement et de matériel nécessaires à la réalisation de nos divers projets ;
• Assurer le bon fonctionnement – et organiser l’entretien – des ressources matérielles et technologiques : téléphonie, imprimante, parc informatique, outils infonuagiques, équipement de bureau… ;
• Offrir du soutien technologique aux membres de l’équipe afin de s’assurer de la bonne utilisation des outils informatiques et infonuagiques ;
• Assurer l’entretien de la structure de classement des documents de l’organisation ;
• Donner les accès du personnel aux outils infonuagiques, tout en assurant la confidentialité de l’information ; 
• Organiser les aspects technologiques pour le bon déroulement des réunions internes et des activités cliniques pour les membres.

Compétences et qualifications

• Diplôme(s) : 
  • Un diplôme d’études professionnelles (DEP) en tant qu’agent.e administratif.ve ou autre diplôme équivalent

• Langues : Excellente qualité de communication orale et écrite en français

• Nombre d’années d’expérience : 
  • Expérience pertinente de deux (2) ans
• Compétences en informatique :
  • Maîtrise des outils informatiques Windows Office et Google Workspace
  • Maîtrise des outils infonuagiques, notamment de la suite Google
  • Utilisation d’une base de données en ligne
• Profil recherché : 
  • Faire preuve d’humanité, d’empathie
  • Capacité à travailler en équipe
  • Prise d’initiative, autonomie
  • Capacité d’analyse et de résolution de problèmes
  • Efficacité
  • Rigueur : capacité à planifier son travail, à respecter les échéanciers et à être organisé.e de façon générale

• Atouts :
• Diplôme d’études universitaires de premier cycle
• Communication orale et écrite en anglais
• Expérience avec Xero (système de comptabilité)
• Connaissance de santé mentale et/ou de la proche aidance
• Connaissance du réseau des services publics et communautaires en santé mentale et des autres réseaux de services.

Rémunération :

Selon la grille salariale de l’organisme, 

23,00 – 32,79 $ / heure

Temps plein : 35h/semaine