Adjointe exécutive

PRÉSENTATION DE L’ORGANISME

Le Y des femmes de Montréal, soutenu par sa Fondation, offre des services aux femmes et aux filles afin qu’elles puissent participer et contribuer à la société à la mesure de leurs capacités. Nous intervenons également auprès des acteurs de la collectivité pour les sensibiliser aux enjeux d’exclusion, d’inégalité sociale et de genre, ainsi qu’à l’ensemble des violences faites aux femmes et aux filles et, par le fait même, améliorer les pratiques.

PRÉSENTATION DU RÔLE

Relevant de la présidente-directrice générale (PDG), la personne titulaire du poste offre un soutien administratif, organisationnel et stratégique de haut niveau afin de contribuer à l’efficacité de la gouvernance et au bon fonctionnement de la direction générale.

Elle agit comme personne-ressource auprès de la PDG et coordonne les activités liées au conseil d’administration, à ses comités ainsi qu’au comité de direction. Reconnue pour sa discrétion, sa rigueur et son sens de l’organisation, elle assure la gestion efficace de dossiers variés et confidentiels.

Elle contribue également à la coordination de projets organisationnels, au rayonnement du Y des femmes de Montréal et au maintien de relations de qualité avec les différentes parties prenantes de l’organisation.

DESCRIPTION DES TÂCHES

Gouvernance et soutien au conseil d’administration

• Agir à titre de secrétaire du conseil d’administration et de ses comités.
• Planifier et coordonner les réunions du conseil d’administration, de ses comités ainsi que l’assemblée générale annuelle.
• Préparer les ordres du jour, transmettre les convocations et coordonner la préparation et la diffusion de la documentation.
• Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions et des actions qui en découlent.
• Veiller à la tenue à jour des registres corporatifs et de la documentation officielle liée à la gouvernance.
• Soutenir le processus d’accueil et d’intégration des nouvelles administratrices et assurer la préparation de la documentation nécessaire.
• Assurer le respect des échéanciers et des obligations administratives liés aux activités de gouvernance.

Soutien à la présidente-directrice générale

• Gérer l’agenda de la PDG en assurant une planification efficace des priorités, des rencontres et des déplacements.
• Coordonner les rendez-vous et préparer les informations et les documents nécessaires aux différentes rencontres.
• Assurer le traitement, le suivi et la gestion des communications et des demandes adressées à la PDG.
• Préparer, réviser et mettre en forme différents documents, notamment des présentations, des rapports, des lettres, des notes et des correspondances.
• Effectuer les suivis administratifs liés aux activités de la PDG, notamment les comptes de dépenses, les réservations, les autorisations et les échéanciers.
• Maintenir un système de classement physique et numérique garantissant la confidentialité, l’accessibilité et l’intégrité des dossiers.
• Offrir, selon les besoins, un soutien administratif aux membres du comité de direction.
• Anticiper les besoins de la PDG et assurer les suivis nécessaires au bon déroulement de ses activités.

Coordination organisationnelle et projets

• Agir comme personne de liaison entre la PDG et les différentes parties prenantes, notamment le personnel, le conseil d’administration, la Fondation Y des femmes, YWCA Canada, les partenaires institutionnels, les bailleurs de fonds et les personnes collaboratrices.
• Coordonner la logistique d’événements corporatifs, de rencontres stratégiques et d’activités institutionnelles.
• Participer à la planification, à la coordination et au suivi de projets confiés par la PDG.
• Collaborer à la préparation de demandes de financement, de rapports et d’autres dossiers stratégiques, lorsque requis.
• Soutenir la circulation efficace de l’information et le suivi des dossiers entre la direction générale et les différentes équipes.
• Contribuer au rayonnement de l’organisation en soutenant diverses initiatives de développement, de représentation et de partenariat.

Toute autre tâche connexe

COMPÉTENCES REQUISES

FORMATION

• Diplôme d’études en bureautique, en administration, en gestion ou dans un domaine connexe.

• Toute combinaison pertinente de formation et d’expérience sera considérée.

EXPÉRIENCE

• De 3 à 5 années d’expérience dans des fonctions similaires, notamment en soutien à la haute direction ou en gouvernance.
• Expérience dans la préparation de réunions, la rédaction de procès-verbaux et le suivi de dossiers administratifs.
• Connaissance du milieu des organismes sans but lucratif, des enjeux liés à la condition féminine ou des programmes gouvernementaux, un atout.

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit, et bonne maîtrise de l’anglais afin de communiquer et de rédiger dans les deux langues, au besoin.

CONNAISSANCES TECHNIQUES

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Aisance avec les outils numériques de collaboration, de gestion documentaire et de réunions virtuelles.
• Excellentes aptitudes en rédaction, en révision et en mise en forme de documents professionnels.

ATTITUDES ET HABILETÉS RECHERCHÉES

• Adhésion aux valeurs du Y des femmes de Montréal : respect, non-violence, inclusion, équité, solidarité et intégrité.
• Discrétion, jugement et respect rigoureux de la confidentialité.
• Excellent sens de l’organisation, de la planification et des priorités.
• Grande capacité d’adaptation et flexibilité dans un environnement dynamique et en constante évolution.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, à respecter les échéanciers et à effectuer des suivis rigoureux.
• Souci du détail et de la qualité.
• Excellentes habiletés relationnelles et capacité à établir et à maintenir des liens de confiance.
• Autonomie, initiative, proactivité et débrouillardise.
• Capacité à travailler efficacement en équipe et à collaborer avec des interlocutrices et interlocuteurs variés.
• Rigueur ainsi qu’un excellent esprit d’analyse et de synthèse.
• Diplomatie, professionnalisme et sens politique.
• Capacité à anticiper les besoins et à agir avec tact dans des situations sensibles.

CONDITIONS D’EMPLOI

Durée : Poste permanent

Horaire : 35 heures/semaine

Entrée en fonction : Dès que possible

Salaire : Selon l’échelle salariale en vigueur, à partir de 60 000.00$ par année

Conditions de travail : Horaire flexible, possibilité de télétravail, REER collectif avec contribution de l’employeur, assurances collectives, vacances et congés mobiles concurrentiels ainsi qu’accès à un programme d’aide aux employées (PAE).

COMMENT POSTULER

Vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez mettre vos compétences au service de la mission du Y des femmes de Montréal? Nous aimerions vous connaître!

Faites-nous parvenir votre CV !

Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur intérêt. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.