Adjointe exécutive

PRÉSENTATION DE L’ORGANISME

Le Y des femmes de Montréal, soutenu par sa Fondation, offre des services aux femmes et aux filles afin qu’elles puissent participer et contribuer à la société à la mesure de leurs capacités. Nous intervenons également auprès des acteurs de la collectivité pour les sensibiliser aux enjeux d’exclusion, d’inégalité sociale et de genre, ainsi qu’à l’ensemble des violences faites aux femmes et aux filles et, par le fait même, améliorer les pratiques.

DESCRIPTION DU POSTE

Relevant de la présidente-directrice générale (PDG), la personne titulaire du poste assure un soutien administratif, organisationnel et stratégique de haut niveau afin de contribuer à l’efficacité de la gouvernance et au bon fonctionnement de la direction générale.

Elle agit comme personne-ressource auprès de la PDG et assure la coordination des activités liées au conseil d’administration, à ses comités et au comité de direction. Reconnue pour sa discrétion, son sens de l’organisation et sa capacité à gérer des dossiers variés avec rigueur, elle contribue également à la coordination de projets organisationnels, au rayonnement du Y des femmes et au maintien de relations de qualité avec les différents partenaires.

Relevant de la PDG, l’adjointe exécutive assumera les principales responsabilités suivantes :

Gouvernance et soutien au conseil d’administration

• Agir à titre de secrétaire du conseil d’administration et de ses comités.
• Planifier et coordonner les réunions du conseil d’administration, de ses comités et de l’assemblée générale annuelle.
• Préparer les ordres du jour, assurer les convocations et coordonner la diffusion de la documentation.
• Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions prises.
• Veiller à la tenue à jour des registres corporatifs et de la documentation officielle de gouvernance.
• Soutenir le processus d’accueil, d’intégration et de documentation des nouvelles administratrices.

Soutien à la PDG

• Gérer l’agenda de la PDG en assurant une planification efficace des priorités, des rencontres et des déplacements.
• Assurer le traitement, le suivi et la gestion des communications reçues par la PDG.
• Préparer, réviser et mettre en forme divers documents, présentations, rapports, lettres, notes et correspondances.
• Effectuer les suivis administratifs liés aux activités de la PDG, notamment les comptes de dépenses, les réservations, les autorisations et les échéanciers.
• Maintenir un système de classement physique et numérique assurant la confidentialité, l’accessibilité et l’intégrité des dossiers.
• Offrir un soutien administratif aux membres du comité de direction selon les besoins.

Coordination organisationnelle et projets

• Assurer un rôle de liaison entre la PDG et les différentes parties prenantes, notamment le personnel, le conseil d’administration, la Fondation du Y des femmes, YWCA Canada, les partenaires institutionnels, les bailleurs de fonds et les collaborateurs.
• Coordonner la logistique d’événements corporatifs, de rencontres stratégiques et d’activités institutionnelles.
• Participer à la planification, à la coordination et au suivi de projets confiés par la PDG.
• Collaborer à la préparation de demandes de financement, de rapports ou d’autres dossiers stratégiques lorsque requis.
• Contribuer au rayonnement de l’organisation en soutenant diverses initiatives de développement et de représentation.

COMPÉTENCES REQUISES

FORMATION

• Diplôme d’études collégiales en bureautique, en administration ou toute autre spécialisation jugée pertinente OU une combinaison jugée équivalente de formation et d’expérience ;

EXPÉRIENCE

• 3- 5 années d’expérience professionnelle dans des fonctions similaires;
• Connaissance des organismes sans but lucratif, des dossiers touchant la condition féminine ou des programmes gouvernementaux, un atout;

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

• Excellente maîtrise de la langue française et anglaise, autant à l’oral, qu’à l’écrit (les communications se font dans les deux langues, au besoin);

CONNAISSANCES TECHNIQUES

• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);

ATTITUDES ET HABILETÉS RECHERCHÉES

• Adhésion aux valeurs du Y des femmes (respect, non-violence, inclusion, équité, solidarité, intégrité).
• Faire preuve d’une grande capacité d’adaptation, de priorisation et de flexibilité dans un environnement dynamique au rythme rapide et en constante évolution;
• Habileté à susciter et garder la confiance de ses collaborateurs;
• Discrétion et éthique de travail;
• Sens de l’organisation ;
• Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément et exercer un bon sens du jugement pour chacun;
• Souci du détail et de la qualité;
• Démontrer autant une grande autonomie qu’une grande capacité à travailler efficacement en équipe et à développer des relations interpersonnelles de qualité ;
• Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse développé;
• Proactivité, dynamisme et débrouillardise.

CONDITIONS D’EMPLOI

Durée : Contrat à durée indéterminée

Horaire : 35 heures/semaine

Entrée en fonction : Immédiatement

Salaire : Selon l’échelle salariale actuelle, à partir de 60 000.00$ / année

Conditions de travail : Horaire flexible, télétravail, REER collectif avec contribution employeur, assurances collectives, vacances et congés mobiles concurrentiels, accès à un Programme d’Aide aux Employées (PAE).

COMMENT POSTULER

Si ce défi t’intéresse, que tu te reconnais dans le profil recherché et que tu veux marquer l’histoire du Y des femmes, fais-nous parvenir ton CV !

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront retenues pour une entrevue.