ADJOINT(E) EXÉCUTIF(IVE)

La Fondation Dr Julien (FDJ) est une entreprise sociale ayant pour mission de permettre à chaque enfant issu d’un milieu vulnérable de développer son plein potentiel, dans le respect de la Convention relative aux droits de l’enfant. Elle soutient un réseau composé de centres de pédiatrie sociale en communauté (CPSC) certifiés à l’approche du Dr Julien. La Fondation accompagne également d’autres centres vers la certification. Grâce au soutien essentiel de la communauté et du gouvernement, nous souhaitons rendre ces soins accessibles au plus grand nombre d’enfants possible.

Mandat

Relevant de la direction exécutive, le/la titulaire du poste exécute, avec un minimum de supervision, une variété de tâches administratives, de secrétariat, de logistique et de rayonnement auprès de la direction exécutive . Le/la titulaire du poste fait preuve de savoir-faire, de savoir-être, et de flexibilité pour bien accompagner la direction exécutive dans la mise en place du plan stratégique de l’entreprise sociale.

Principales responsabilités

Tâches administratives

• Gérer, au besoin, le courrier destiné à la direction exécutive ;
• Assurer la gestion et le suivi des appels téléphoniques et de certaines correspondances électroniques ;
• Agir comme personne de liaison entre la direction et les employé(e)s sur diverses questions opérationnelles ;
• Appuyer la direction exécutive dans la gestion administrative et opérationnelle ;

Tâches de secrétariat

• Rédiger ou réviser et mettre en page les différents documents demandés par la direction exécutive , les faire suivre et les classer ;
• Préparer le matériel et les dossiers nécessaires à la participation de la direction exécutive aux différentes activités ;
• Actualiser des données de suivi des activités des différents secteurs de la FDJ (tableaux de bord, tableaux de résultats, etc.) ;
• Transmettre les avis de convocation aux membres du conseil d’administration ;
• Rédiger les procès-verbaux des différentes réunions, y compris celles du conseil d’administration ;
• Préparer les résolutions et en obtenir les signatures requises.

Tâches logistiques

• Gérer l’agenda de la direction exécutive;
• Participer à la mise en œuvre de certains aspects du plan stratégique ;
• Coordonner la tenue de divers comités et rencontres (vérifier les disponibilités, réserver les lieux le cas échéant, etc.) ;
• Filtrer et coordonner la participation de la direction exécutive à des conférences et événements, notamment en organisant les déplacements et en effectuant les réservations de voyages;
• Préparer la documentation pour différentes rencontres auxquelles participe la direction exécutive et s’assurer qu’elle est disponible et transmise aux membres dans les délais requis ;
• Maintenir un système de classement de l’information efficace et à jour, selon la procédure en vigueur;
• Collaborer, au besoin et de façon ponctuelle à d’autres projets et initiatives ;
• Participer à l’organisation de différents événements pour la FDJ.

Tâches de rayonnement

• Effectuer des recherches, compiler et préparer des données qui seront étudiées par la direction exécutive ;
• Collaborer avec le secteur des communications pour la production de documents aux fins de distribution ;
• Participer aux rencontres avec certains donateurs et en assurer le suivi en lien avec le secteur du financement;
• Offrir un support à la gestion et traitement des dons;
• Offrir de l’aide dans la réception des dons provenant de diverses sources (chèques, argent comptant, transactions électroniques, par la poste, via notre site Web, au téléphone ou en personne) pendant toute la durée de la campagne de levée de fonds « la Guignolée Dr Julien »;
• Recevoir et traiter les courriels et les appels et offrir un service à la clientèle professionnel et rapide;
• Toutes autres tâches connexes.

Qualifications

• Diplôme collégial (D.E.C.) pertinent ou formation en secrétariat, bureautique ou administration;
• Expérience d’au moins 5 ans dans des fonctions similaires;
• Expérience de travail au sein d’un OBNL et d’une Fondation (un atout);
• Connaissance du milieu philanthropique (un atout);
• Maîtrise de la suite MS Office;
• Connaissance d’un logiciel de base de données et de la plateforme de gestion des dons Prodon (un atout);
• Excellente maîtrise de la langue française, tant à l’écrit qu’à l’oral;
• Maitrise orale et écrite de l’anglais (un atout)
• Autonomie et esprit d’initiative ;
• Sens élevé de l’organisation et de la rigueur ;
• Polyvalence et capacité à établir des priorités ;
• Professionnalisme et discrétion ;
• Aisance dans les communications interpersonnelles ;

Conditions

• Poste à durée indéterminée;
• Poste à temps plein, 35 heures par semaine ;
• Mode de travail hybride (présentiel et télétravail);
• Avantages sociaux compétitifs;
• Entrée en fonction le plus rapidement possible;
• Salaire selon l’expérience et la formation : à partir de 55 000$.