Adjoint(e) de direction

La Puce ressource informatique est à la recherche d’une personne pour le poste d’adjoint(e) de direction. La personne recrutée offrira un soutien administratif de haut niveau à la direction générale et à la comptabilité, devra être à l’aise de collaborer avec des personnes de tous les échelons de l’organisation, ainsi qu’avec les clients, les fournisseurs et les partenaires. Elle devra faire preuve de discrétion, de jugement et de tact dans le traitement de renseignements confidentiels.

Principales tâches :

Gestion des dossiers des employés et paie  

• Vérifier la conformité des feuilles temps, et traiter la paie sur Employeur D
• Assurer la gestion de dossiers des employés en fonction de la politique d’emploi : suivi de la banque de congés, maladie et vacances, suivi des absences de l’équipe, envoie des TA4 et des relevés 1, etc.
• Gérer les assurances collectives et retraite selon la politique d’emploi (ajout de nouvelles personnes et la déclaration mensuelle, facteur d’équivalence, etc.)
• Préparer les contrats de travail (des personnes employées, des personnes contractuelles) et assurer l’intégration de nouvelles personnes et la fermeture des dossiers des employés. 

Assemblées et rencontres

• Préparer l’assemblée générale annuelle et autres rencontres officielles, y compris les convocations, les documents, les listes des membres, les votes, les procès-verbaux et les suivis.
• Rédiger, mettre en page et réviser différents documents, ainsi qu’assurer la prise de notes et le suivi des rencontres d’équipe.
• Programmer les rencontres d’équipe et les rencontres des chargés de projets
• Gérer l’agenda annuelle de l’organisme

Soutien à l’administration et comptabilité :

• Assurer l’ouverture et/ou fermeture des bureaux
• Passer les commandes de papeterie, entretien et fournitures de bureau
• Gérer et tenir à jour l’inventaire de l’équipement informatique (salles de classe et bureaux)
• Assurer la conformité des salles de classe et de l’équipement et des fournitures pour l’équipe.
• S’occuper de l’achat et remplacement du matériel.
• Assurer la gestion et suivi avec notre fournisseur informatique.
• Assurer la gestion et suivi avec le gestionnaire de la copropriété
• Produire la déclaration de mise à jour annuelle auprès du Registraire des entreprises
• Assurer la gestion des assurances de l’organisme
• Faire le suivi avec le locataire (paiement, suivi des demandes, renouvellement de contrat de location et stationnement, etc.)
• Gérer la petite caisse et effectuer les dépôts bancaires (une fois par mois)
• Collaborer au montage de documents pour les différentes demandes de subvention
• Relation avec les fournisseurs et partenaires
• Organiser les activités sociales de l’équipe (BBQ été, anniversaires professionnels, fin d’année, etc.)
• Effectuer toute autre tâche connexe avec son poste

Profil recherché

Qualifications requises :

• Niveau d’étude : Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou Attestation d’études collégiales (AEC)
• 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire (idéalement dans un organisme communautaire)
• Maîtrise d’Excel et outils collaboratif de Microsoft (Outlook, SharePoint, de Teams, etc.)
• Expérience avec EmployeurD et Quick Books (un atout)

Compétence et aptitude requises

• Discrétion et loyauté
• Excellente communication verbale et écrite
• Excellente capacité à naviguer dans l’incertitude
• Autonomie et débrouillardise
• Rigueur dans les suivis
• Souci du détail et de la qualité du travail
• Grand sens de l’organisation
• Esprit de synthèse et d’analyse;  

Ce que nous offrons

• Poste à temps plein de jour (5 jours/semaine; 35h/semaine)
• 10 Jours de congé et maladie
• Journées entre Noël et nouvel an payées
• 1 congé d’anniversaire
• 13 jours fériés payés
• Vacances de 4% à 8%
• Assurances collectives et retraite (après trois mois)
• Un environnement de travail stimulant centré sur l’innovation et l’agilité
• Équipe de travail dynamique et très accueillante
• Contrat de travail d’un an (1) avec possibilité de renouvellement
• Salaire : selon l’échelle en vigueur 

Date prévue d’entrée en fonction 

• Dès que possible  

POUR POSTULER :

Veuillez transmettre votre CV avec une lettre de motivation à l’adresse ci-dessous. Seulement les candidatures avec une lettre de motivation seront prises en considération et seules les personnes retenues seront contactées.