Adjointe administrative, finances et philanthropie

Sommaire du poste

Sous l’autorité de la direction générale, l’adjointe administrative, finances et philanthropie assure le soutien administratif, financier et organisationnel de l’Association canadienne pour la santé mentale – Division du Québec.

Elle veille au bon fonctionnement des opérations administratives de l’organisme en assurant la gestion des activités de bureau, le soutien comptable, l’administration des ressources humaines, le soutien à la gouvernance ainsi que le suivi administratif des activités philanthropiques.

Elle collabore étroitement avec la direction générale et l’équipe de gestion afin d’offrir un soutien administratif de qualité, de favoriser l’efficacité organisationnelle et de contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs.

Principales responsabilités

Administration et soutien organisationnel

• Offrir un soutien administratif à la direction générale et à l’équipe de gestion.
• Assurer le bon fonctionnement administratif de l’organisation.
• Gérer les fournitures, équipements et besoins liés à la vie de bureau.
• Assurer la gestion documentaire, le classement et l’archivage des dossiers administratifs.
• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions administratives et des comités internes.
• Effectuer la gestion du courrier, des appels et de la correspondance générale.
• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs.
• Assurer le maintien et la mise à jour des outils administratifs de l’organisation.

Comptabilité et soutien financier

• Effectuer le traitement des comptes payables et recevables.
• Préparer les dépôts, paiements et suivis administratifs.
• Effectuer les conciliations bancaires et des cartes de crédit.
• Préparer les documents requis pour la tenue de livres.
• Collaborer à la préparation des états financiers et des audits annuels.
• Soutenir la préparation des redditions financières destinées aux bailleurs de fonds.
• Effectuer le suivi administratif des dépenses et des contrats.
• Collaborer avec la direction générale et la directrice des communications et des opérations au suivi administratif des budgets.

Soutien aux ressources humaines

• Participer au processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés.
• Préparer et maintenir à jour les dossiers administratifs des employés.
• Effectuer les vérifications d’antécédents judiciaires lorsque requises.
• Assurer le suivi administratif des assurances collectives, vacances, congés et feuilles de temps.
• Maintenir à jour les politiques, procédures et documents administratifs liés aux ressources humaines.
• Soutenir la logistique des activités de formation du personnel.

Gouvernance et vie associative

• Soutenir la préparation des rencontres du conseil d’administration et de ses comités.
• Préparer les ordres du jour, documents et procès-verbaux lorsque requis.
• Assurer le suivi des résolutions, registres et documents corporatifs.
• Participer à l’organisation de l’assemblée générale annuelle.
• Soutenir les activités liées à la vie associative et à la conformité organisationnelle.

Philanthropie et développement

• Assurer le suivi administratif des campagnes de financement.
• Maintenir à jour la base de données des donateurs et partenaires.
• Produire les rapports administratifs liés aux dons et aux campagnes.
• Préparer les reçus officiels de dons et autres documents requis.
• Soutenir les activités de reconnaissance des donateurs.
• Offrir un soutien administratif à la préparation de demandes de financement et de subventions.

Soutien transversal

• Offrir un soutien administratif ponctuel aux différents projets de l’organisation.
• Collaborer avec les membres de l’équipe de gestion afin d’assurer la fluidité des opérations.
• Participer à l’amélioration continue des outils et processus organisationnels.
• Effectuer toute autre tâche connexe contribuant au bon fonctionnement de l’organisation.

Qualifications et compétences

Formation et expérience

• Formation pertinente en administration, comptabilité, philanthropie ou dans un domaine connexe, ou toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente.
• Minimum de trois (3) années d’expérience dans un poste similaire.
• Expérience dans le milieu communautaire ou auprès d’un organisme sans but lucratif (atout).
• Formation ou expérience en philanthropie, collecte de fonds ou gestion de bases de données de donateurs (atout).

Compétences

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint).
• Bonne connaissance des principes de comptabilité et de gestion administrative.
• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités.
• Grande rigueur, souci du détail et sens de la confidentialité.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers.
• Esprit d’initiative, autonomie et débrouillardise.
• Excellentes habiletés relationnelles et aptitude à travailler en équipe.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français.
• Bilinguisme (français et anglais) considéré comme un atout.

Conditions du poste

• Poste permanent à temps partiel.
• 21 heures par semaine.
• Salaire : 31,00 $/heure.
• Horaire flexible selon les besoins de l’organisation.
• Mode de travail hybride, selon les politiques en vigueur.

Processus de sélection

• Entrevues : semaine du 14 septembre 2026.
• Entrée en fonction : 5 octobre 2026.

Pour postuler

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation au plus tard le 3 septembre 2026 à l’adresse suivante :

info@acsm.qc.ca

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées