Adjoint(e) à la direction générale et gestionnaire de projets (Remplacement congé maternité jusqu’en août 2026)

La protection de l’environnement et la qualité de vie en ville vous tiennent à cœur et vous souhaitez mettre vos compétences en gestion administrative et de gestion de projets au service de la cause? Les Amis de la montagne veulent vous rencontrer!

Postulez en ligne au https://www.lemontroyal.qc.ca/fr/emplois-et-stages

À propos des Amis de la montagne

Organisme à but non lucratif, Les Amis de la montagne ont pour mission de protéger et mettre en valeur le mont Royal. Avec l’appui de nos partenaires, bénévoles et donateurs, l’équipe des Amis œuvre au quotidien à la conservation et à la mise en valeur de la montagne pour les générations actuelles et futures.

Nous animons aussi tout un éventail de services et d’activités d’accueil des visiteurs, de plein air récréatif, d’éducation, de médiation culturelle, et d’intendance environnementale destinés à des publics de tous âges, y compris les familles, les groupes scolaires et les nouveaux arrivants.

Travailler chez Les Amis de la montagne, c’est…

• Faire partie d’une équipe motivée et dévouée à la protection de l’environnement et du patrimoine du mont Royal
• Œuvrer pour un organisme qui réinvestit ses revenus nets dans ses programmes de conservation, d’éducation et de promotion des intérêts de la montagne
• Jouir d’une grande ouverture à vos idées de projets et d’innovations !
• Des tâches diversifiées et beaucoup de latitude : nous reconnaissons la valeur de ce que vous nous offrez, même si c’est au-delà de ce qui est prévu dans vos tâches
• La possibilité d’acquérir des expériences variées : nous encourageons la mobilité à l’interne

Vos responsabilités en tant qu’adjoint.e à la direction générale 

Vous jouerez un rôle charnière en fournissant un appui administratif structurant à la direction générale dans l’accomplissement de son mandat et en veillant à entretenir une collaboration harmonieuse et efficace entre les administrateurs, les gouverneurs et les équipes. Sous la supervision du directeur générale, vos responsabilités se déclinent sur 2 principaux champs d’action :

• Gestion de projets exécutifs (60%)
• Gestion administrative (40%)

Ce que nous vous offrons :

• Un poste d’un an jusqu’en août 2026 à temps plein (35 heures/semaine)
• Une culture d’OBNL qui valorise l’équilibre travail-famille
• Une prestation de travail en présence au siège social avec possibilité de télétravail à l’occasion
• Un régime de retraite simplifié avec contribution de l’employeur
• Un programme d’aide aux employés pour vous aider à traverser les situations difficiles
• Politique de vacances et congés compétitive : vacances en fonction de l’expérience/ancienneté + 10 jours pour maladie, obligations familiales ou journées mobiles
• 9 journée fériées
• Un rabais sur les activités et services offerts par l’organisme et la location gratuite d’équipement

Vos tâches, au quotidien  

Gestion de projets exécutifs – 60 % 

• Planifie, coordonne et assure le suivi de projets stratégiques initiés par la direction générale, impliquant plusieurs secteurs et nécessitant coordination, délégation et communication interne continue.
• Coordonne la contribution des différentes équipes aux projets et livrables de la direction générale, en veillant au respect des échéanciers, budgets et objectifs.
• Appuye la mise en œuvre et le suivi de projets transversaux stratégiques, ainsi que la planification et l’exécution d’événements liés à la haute direction.

Gestion administrative – 40% 

Planification, tenue de réunion et gestion du temps : 

• Veille à la préparation et au suivi des réunions des 3 conseils d’administration et oeuvrant sous la bannière des Amis, des comités du CA, des comités de la permanence, et des assemblées générales annuelles des 3 CA
• Met en place un système de gestion des priorités qui optimise le suivi des demandes et dossiers exigeant l’intervention de la direction  générale
• Gère le calendrier de la direction générale ; convoque ou accepte ses réunions internes et externes en tenant compte de l’ensemble des obligations de celle-ci
• Élabore et tient à jour le calendrier d’envoi des rapports clés et autres livrables importants ; coordonne la participation des membres de la direction supérieure des Amis à la préparation de ceux-ci et s’assure du respect des délais de production

Rédaction 

• Assiste à la préparation des ordres du jour et de la documentation en prévision des réunions des CA, et de comités de CA et en rédige les procès-verbaux
• Rédige des lettres, comptes rendus, convocations, invitations, et gère les communications externes et internes.
• Traduit des documents courts vers l’anglais ou en confie la traduction au Service des communications.
• Établit les échéances et coordonne la contribution d’intervenants internes à la production de rapports de reddition de compte, grands rapports et présentations
• Révise, finalise et assure la qualité de tout document issu de la Direction générale

Communication: 

• Traite ou achemine aux bons répondants des communications et des demandes verbales, téléphoniques, électroniques et autres provenant de l’externe ; encadre la réalisation des suivis exigeant l’attention de la direction générale.
• Être le point de contact entre la direction général  et les autres départements
• Assurer la communication entre la direction générale et les membres du CA
• Assure la création et la mise à jour des fiches contacts des gouverneurs et partenaires des Amis et la mise à jour des listes de diffusion par courriel de la direction générale (comités, CA, gouverneurs, etc.)

Gestion documentaire: 

• Améliore et maintient le système de classement (nuagique et papier) de la Direction générale, et veille au bon classement des dossiers et documents.
• Gère les accès des employé(e)s et des administrateur(-trice)s aux dossiers nuagiques gérés par la Direction générale
• Gère la distribution des courriers dans les différents départements

Vos compétences 

• Diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent assorti de 3 années d’expérience dans des fonctions similaires, dont 2 en soutien à la haute direction
• Solides compétences techniques en MS365 (avec maîtrise des fonctionnalités de Word et Excel) et en exploitation d’un CRM
• Expérience avérée en gestion de projets rattachée à la direction générale
• Expérience vérifiée en rédaction de procès-verbaux
• Compétences supérieures en communication orale et écrite en français ;
• Communications écrites et verbales en anglais avec partenaires externes, des administrateurs.trices ou gouverneur.e.s anglophones, ou particuliers demandant des échanges en anglais.

Votre profil 

• Compétences interpersonnelles hors du commun, capacité d’entretenir des liens productifs avec des personnes de tous les niveaux hiérarchiques
• Compétences en gestion de projets et en organisation
• Capacité à travailler de manière autonome et collaborative
• Capacités vérifiées en gestion des priorités et planification du travail
• Sens de l’initiative, rigueur et souci du détail
• Jugement, sens de l’éthique professionnelle, diplomatie, respect de la confidentialité
• Intérêt pour la cause des Amis, le développement durable et l’engagement citoyen

Comment postuler

Postules en ligne sur notre site web au https://www.lemontroyal.qc.ca/fr/emplois-et-stages

Faites parvenir votre CV accompagné d’une lettre de motivation nous expliquant en quoi votre parcours est pertinent pour le poste et, avec quelques exemples concrets, en quoi vous seriez la personne idéale pour le combler.

Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste. Veuillez noter que nous ne communiquerons qu’avec les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue.

Les amis de la montagne pratiquent l’équité en matière d’emploi.