Adjoint.e exécutif.ve

TRAJET, Organisme de justice alternative (OJA)

Travailler chez Trajet, c’est faire partie d’une équipe engagée, humaine et dynamique qui œuvre depuis plus de 45 ans en justice alternative auprès des jeunes, des citoyens et de la communauté. C’est intégrer un milieu de travail collaboratif où chacun contribue à l’atteinte d’une mission commune.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un·e adjoint·e exécutif·ve rigoureux·se et organisé·e pour soutenir la direction et contribuer au bon fonctionnement de l’organisme. Si vous souhaitez mettre vos talents au service d’une mission porteuse de sens et contribuer à bâtir des communautés plus fortes et harmonieuses, nous aimerions vous rencontrer.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Une vie d’équipe dynamique
• Des collègues extraordinaires
• Temps plein (35h/semaine)
• 27,45$ (augmentation de 5% après 6 mois de probation)
• 4 semaines de vacances cumulées annuellement
• Congés annuels divers
• Possibilité de télétravail
• Contribution employeur au régime de retraite et assurance collective

DESCRIPTION DU POSTE

Relevant de la direction générale, la personne titulaire du poste appuie l’organisation et la direction générale dans différents dossiers opérationnels, administratifs et liés aux ressources humaines. Au cœur du bon fonctionnement de Trajet, elle contribue à la bonne organisation et planification du travail de l’équipe de direction, appuie les processus liés au personnel, entretient des relations positives avec les partenaires et fournisseurs externes et fait preuve d’un grand sens éthique et de discrétion. L’adjoint·e exécutif·ve a de fortes aptitudes et l’intérêt de se former dans l’utilisation d’outils technologiques.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Gestion administrative (30 %)

• Assurer la gestion des fournitures de bureau
• Coordonner les services généraux (entretien des locaux, gestion des équipements, système d’alarme, clefs des bureaux, etc.)
• Représenter l’organisation auprès de divers fournisseurs
• Préparer les dépenses, traiter les notes de frais et tenir à jour les dossiers financiers simples
• Appuyer l’organisation logistique de projets spéciaux, séminaires, formations ou événements organisés par Trajet : réservation de salles, traiteurs, accueil de participant·es, etc.
• Effectuer des tâches administratives générales telles que la gestion des fichiers, la numérisation de documents et la tenue à jour des bases de données
• Effectuer le classement et la gestion des documents administratifs et promotionnels

Soutien aux ressources humaines (25 %)

• Appuyer le processus de recrutement : diffusion des offres d’emploi, tri des candidatures, coordination de la prise de rendez-vous pour les entrevues
• Contribuer à l’accueil et à l’intégration des nouvelles personnes employées (préparation des documents, accès aux systèmes, remise du matériel)
• Tenir à jour les dossiers du personnel dans le respect de la confidentialité (contrats, absences, vacances, formations suivies)
• Assurer le suivi administratif des avantages sociaux et des assurances collectives
• Appuyer la coordination des formations internes
• Contribuer à la mise à jour des politiques et procédures internes en matière de ressources humaines
• Répondre aux questions courantes du personnel concernant les processus RH et les référer, au besoin, à la direction générale

Communications (20 %)

• Gérer la correspondance électronique et postale, trier les courriels et répondre aux demandes de renseignements
• Répondre aux appels téléphoniques, filtrer les appels, prendre des messages lorsque nécessaire et répartir les appels si nécessaire auprès des différentes équipes au sein de l’organisation
• Préparer et modifier les documents, les rapports et les présentations (notamment dans le cadre des rencontres de conseil d’administration, d’assemblée générale)
• Gérer les accès aux formations à distance en asynchrone et aux outils virtuels, et assurer le service à la clientèle des formations en ligne

Appui direct à la direction générale (25 %)

• Gérer l’agenda de la direction générale, planifier les réunions, les rendez-vous et les déplacements
• Organiser et coordonner les déplacements professionnels, y compris la réservation d’hôtels et d’autres arrangements logistiques
• Préparer et transmettre les ordres du jour de certaines réunions (Conseil d’administration, comité de gestion, réunion d’équipe)
• Effectuer la prise de notes et transmettre les comptes rendus et les procès-verbaux

COMPÉTENCES REQUISES POUR CE POSTE

• Forte aptitude à travailler en équipe
• Capacité à établir et à entretenir des relations professionnelles efficaces
• Fortes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément
• Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives
• Compétences en gestion du temps et en résolution de problèmes
• Capacité à travailler efficacement, à s’adapter et à respecter des délais serrés
• Discrétion, sens éthique élevé et capacité à traiter des informations confidentielles de manière appropriée, notamment dans les dossiers RH
• Intérêt et aisance pour les processus liés aux ressources humaines
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français
• Anglais fonctionnel à l’écrit et à l’oral
• Maîtrise des logiciels de bureautique tels que Microsoft Office (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, etc.) et Zoom
• Aisance et intérêt à apprendre à travailler avec des outils collaboratifs et/ou émergents tels qu’Asana ou ChatGPT

PROFIL RECHERCHÉ

• DEC en techniques de l’administration, DEC en gestion du travail administratif, ou équivalent
• 3 ans d’expérience dans un rôle similaire, idéalement en OBNL ou coopérative
• Expérience ou intérêt marqué pour les processus de soutien aux ressources humaines (un atout)
• Intérêt pour l’action communautaire, la clientèle adolescente, la justice alternative et l’économie sociale

DIVERSITÉ, ÉQUITÉ ET INCLUSION

Trajet reconnaît et valorise la diversité. Elle est une richesse et une source d’innovation. Aussi, Trajet propose un environnement de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs premières.

COMMENT POSTULER

Les personnes intéressées à poser leur candidature sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre d’intention à vhebert@trajetoja.org avant le 25 septembre 2026.

ET APRÈS

Le processus de recrutement se déroulera en deux temps :

• Nous communiquerons rapidement avec les personnes dont les candidatures sont retenues.
• Si l’envie d’aller plus loin ensemble est bien là, nous vous inviterons ensuite à participer à une entrevue en présentiel et à réaliser un test pratique.