Adjoint (e) administratif (ve)/Secrétariat

RÉSUMÉ DU POSTE :

L’Arche Montréal est à la recherche d’une personne dynamique, organisée, autonome, reconnue pour sa rigueur, capable de bien travailler en équipe afin de pourvoir le poste d’adjoint ou d’adjoint (e) administratif(ve)/ secrétariat à temps plein (32h à 40h semaines).

L’Adjoint(e) Administratif (ve) / Secrétaire sous l’autorité immédiate de la directrice générale, a comme responsabilité première d’être un soutien à la directrice générale et à l’équipe de coordination selon les besoins.

Il(elle) exécute des actes administratifs et de gestion dans le cadre des activités de l’organisme, assure l’accueil et le secrétariat.

Lieu de travail :

Le bureau situé au 6105, rue Jogues, Montréal (Québec) H4E 2W2.

Tâches et responsabilités principales :

RÉSUMÉ DU POSTE :

L’Adjoint(e) Administratif (ve) / Secrétaire sous l’autorité immédiate du responsable de la directrice générale, a comme responsabilité première d’être un soutien à la directrice générale et à l’équipe de coordination selon les besoins.

Il(elle) exécute des actes administratifs et de gestion dans le cadre des activités de l’organisme, assure l’accueil et le secrétariat.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Répondre aux demandes d’informations;
• Réaliser des opérations de secrétariat, administration et de gestion courante;
• Classer et archiver les documents et informations;
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière et communautaire);
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser;
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier;
• Faire les déclarations TPS/TVQ;
• Faire de suivi des dossiers des personnes accueillies;
•  Impôts personnels des personnes accueillies; aider à l’envoi des documents aux familles
• Organiser la logistique relative aux réunions et autre activité de l’organisme;
• Enregistrer les dons et gérer les coordonnées et informations administratives pour chaque don;
• Préparer et imprimer les reçus d’impôts pour dons ;
• Assister la comptable dans la préparation des résultats mensuels et du budget annuel.
• Aider à la préparation de la remise des documents pour les redditions de compte.
• Anticipation et prévention des besoins des personnes : rappel des échéanciers et des procédures administratives et transmission de l’information.
• Gestion et mise à jour du site Internet et participation à l’élaboration des supports de communication.
• Effectuer divers mandats selon les besoins et suggérer toutes améliorations possibles.

Autres taches

Accomplir toutes autres tâches relatives à ses fonctions demandées par la directrice générale.

Qualifications, compétences requises et exigences du poste :

• Diplôme d’études collégiale en bureautique ou équivalent, DEP où autre formation pertinente
• Expérience professionnelle 1 à 2 ans au minimum.
• Maitrise du français parlé et écrit, aptitudes en rédaction. Une bonne connaissance de l’anglais parlée et écrit.
• Bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Excellentes Notions sur les techniques de communication orale et écrite.
• Bonnes Capacités à synthétiser une information complexe.
• Excellente connaissance des applications Office Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher
• Bonne connaissance du logiciel de don Prodon
• L’expérience au sein d’un organisme sans but lucratif serait un atout.
• Autonomie, sens des responsabilités, souplesse, capacité à travailler seule et en équipe
• Gestion du temps et du stress
• Facilité à communiquer et bonnes méthodes de travail
• Facilité d’adaptation aux demandes multiples et variées.
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Travailler en équipe et en relation partenariale

Avantages sociaux

• Assurance collective.
• REER
• Assurance dentaire selon la politique salariale des Arche du Québec

Disponibilité

• Immédiate