Adjoint.e administratif.ve (remplacement congé de maternité)

Contrat à durée déterminée pour un remplacement de congé de maternité.

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La Ruelle d’Hochelaga – Centre de pédiatrie sociale en communauté, est le premier centre certifié selon le modèle innovant du Dr Julien. Au cœur du quartier Hochelaga depuis 1997, ce centre a été aménagé selon les recommandations des enfants, reflétant leur image et symbolisant le berceau de la pratique au Québec.

Fortement enracinée dans la communauté, La Ruelle d’Hochelaga offre des soins et des services en pédiatrie sociale (PSC), une approche interdisciplinaire et intersectorielle qui intègre à la médecine, le droit et les sciences sociales. Elle vise à dépister, réduire ou éliminer les sources de stress qui affectent l’état de santé de l’enfant issu d’un milieu vulnérable.

Rôle

Sous la supervision de la direction générale, l’adjoint.e administratif.ve soutient les opérations courantes de la Ruelle d’Hochelaga, notamment sur les plans administratif, logistique, événementiel et des ressources humaines. Il/Elle joue un rôle central dans la fluidité des communications internes, la gestion documentaire, le soutien aux événements, ainsi que la coordination des bénévoles. Son travail contribue directement au bon fonctionnement du centre et à la réalisation de sa mission communautaire.

Principales responsabilités

Soutien administratif général

• Participer à la mise en œuvre et à l’amélioration continue des politiques, procédures et outils administratifs du centre ;
• Appuyer la direction dans la planification et l’organisation des conseils d’administration et assemblées générales (logistique, documents, procès-verbaux, etc.) ;
• Mettre en place et faire respecter un système de classement et d’archivage efficace des documents ;
• Assurer la mise à jour régulière des bases de données (donateurs, fournisseurs, logiciels en ligne, etc.) ;
• Rédiger ou collaborer à la préparation de documents administratifs (rapports, correspondance, etc.) ;
• Assurer la mise à jour du site web et soutenir les communications numériques, au besoin ;
• Coordonner les réseaux sociaux de la Ruelle d’Hochelaga en collaboration avec le comité Réseaux sociaux : planification des publications, diffusion de contenu, suivi des interactions, mise en valeur des activités du centre ;
• Gérer les relations avec certains fournisseurs externes (informatique, entretien ménager, etc.)
• Collaborer à la gestion des paies (en soutien à la direction ou à une personne responsable) ;
• Préparer les documents requis pour la technicienne comptable, les réunions du CA et la vérification comptable ;
• Proposer des améliorations aux processus administratifs existants ;
• Offrir un soutien ponctuel à la direction pour des projets spéciaux nécessitant autonomie et rigueur ;
• Participer aux réunions d’équipe et assurer le soutien logistique au besoin (agenda, réservation, procès-verbal).

Coordination logistique et événementielle

• Coordonner la planification, l’organisation et le bon déroulement des activités et événements du centre, incluant, sans s’y limiter, la Guignolée annuelle et d’autres campagnes de financement ou initiatives communautaires ;
• Effectuer les démarches nécessaires à la réalisation des événements : obtention des autorisations, suivi des ententes de services avec les fournisseurs, gestion des commandites, réservations de locaux et équipements, etc. ;
• Collaborer avec les membres de l’équipe et les partenaires externes pour assurer une logistique fluide avant, pendant et après les événements ;
• Préparer l’accueil et accueillir les donateurs ou partenaires intéressés par la mission de la Ruelle d’Hochelaga.

Soutien aux ressources humaines (employé·e·s, stagiaires et bénévoles)

• Collaborer à l’accueil et à l’intégration des employé·e·s, stagiaires et bénévoles : préparation des espaces, documentation, réponses aux questions, etc. ;
• Procéder à la vérification des antécédents judiciaires, en assurer le suivi administratif et la confidentialité ;
• Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers des employé·e·s (documents d’embauche, suivis administratifs, etc.) dans le respect des politiques de confidentialité ;
• Coordonner la gestion des bénévoles :
• Planifier et animer des séances d’information ;
• Organiser l’accueil et l’intégration des bénévoles ;
• Assurer le suivi administratif de leur implication (présences, fiches, statistiques) ;
• Participer au développement d’outils de gestion et à l’organisation d’événements de reconnaissance ;
• Coordonner la participation de groupes corporatifs lors de journées de bénévolat.

Ce qu’on recherche :

• Diplôme d’études professionnel (D.E.P.) et une formation en bureautique ou administration ou toute expérience pertinente ;
• Expérience d’au moins (3) trois ans dans des fonctions similaires ;
• Solide connaissance en secrétariat, bureautique et administration ;
• Excellente connaissance de la suite MS Office ;
• Excellente aptitude rédactionnelle ;
• Autonomie et esprit d’initiative ;
• Sens élevé de l’organisation, de planification, de rigueur et de professionnalisme ;
• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois ;
• Faire preuve de bon jugement et discrétion dans la gestion des documents courants et confidentiels ;
• Capacité à résoudre des problèmes.

Ce qu’on t’offre :

• Poste à temps plein (28 heures/semaine)
• Régime d’avantages sociaux compétitif (Téladoc, Arcora, Compte Mieux-Être)
• 3 semaines de vacances rémunérées
• Jusqu’à 12 journées maladie ou convenance personnel et 13 jours fériés
• Équipe passionnée et expérience de travail stimulante
• Lieu : 1600, rue Aylwin, Montréal (Qc) H1W 3B8

Nous avons hâte de t’accueillir dans notre équipe pour faire une différence ensemble !