Adjoint.e administratif.ve / Administrative Asisstant

NOUS EMBAUCHONS !

Adjoint.e administratif.ve

Temps partiel: 22.5 heures par semaine

Taux horaire : 24 $/heure – 27 $/heure selon expérience et échelle salariale en vigueur

Joignez-vous à une équipe dynamique et diversifiée qui se consacre au soutien des nouveaux·elles arrivant·es à Montréal et contribue à bâtir une société qui les accueille à bras ouverts! Le Collectif Bienvenue aide les personnes en demande d’asile à surmonter certains des défis auxquels elles sont confrontées lorsqu’elles s’installent dans leur nouveau foyer et mobilise les nombreux·euses Montréalais·e·s qui veulent les aider.

NOS VALEURS

Nous aspirons à un monde de sociétés justes, inclusives et bienveillantes, où le racisme et le patriarcat sont choses du passé et où les gens peuvent vivre libres des héritages du colonialisme, de l’exploitation et de l’inégalité sous toutes ses formes. Le Collectif Bienvenue s’engage à constituer une équipe qui reflète la riche diversité du Canada et encourage les immigrants, les réfugiés, les demandeurs d’asile, les personnes de couleur, les peuples autochtones, les personnes handicapées et/ou les membres de la communauté LGBTQ+ à poser leur candidature. Les candidats sont libres de mentionner dans leur lettre de motivation s’ils souhaitent partager cette information, sans aucune obligation. Pour en savoir plus sur notre vision et nos valeurs, cliquez ICI.

APERÇU DU RÔLE

Nous recherchons un·e adjoint·e administratif·ve rigoureux·se et proactif·ve pour soutenir nos opérations financières et administratives. Le poste inclut le suivi des comptes fournisseurs et clients, la paie, la gestion des dossiers et d’autres tâches de bureau. Vous veillerez à ce que toutes les transactions soient correctement saisies et documentées, et que l’information financière soit transmise clairement à la direction.

Ce poste n’implique pas de tenir directement la comptabilité ou de gérer directement la paie, mais consiste à travailler en étroite collaboration avec nos prestataires externes pour leur fournir les documents requis, vérifier leur travail et corriger les erreurs au besoin. Vous apporterez également un soutien général à l’administration du bureau.

TÂCHES PRINCIPALES

Supervision financière et soutien à la comptabilité

• Enregistrer et classer toutes les transactions financières dans le système de gestion (Dext) avec la documentation appropriée
• Examiner les rapprochements et les rapports, et assurer la liaison avec le comptable pour résoudre les écarts

Comptes fournisseurs et clients (C/P et C/C)

• Gérer la facturation des fournisseurs et des clients : collecter, examiner, préparer et envoyer les factures; approuver/payer les fournisseurs; assurer le suivi des soldes impayés
• Suivre les calendriers de paiement afin de maintenir un flux de trésorerie régulier

Budgétisation, rapports et paie

• Fournir des résumés financiers en temps opportun pour soutenir la prise de décision
• Créer et maintenir des feuilles de calcul Excel pour suivre les dépenses et les allocations budgétaires
• Soutenir le traitement de la paie, y compris le suivi des vacances/congés et la conformité aux programmes gouvernementaux (AE, RRQ, RQAP, FSS), ainsi que la préparation des reçus fiscaux et déclarations

Assistance administrative et bureautique

• Gérer les systèmes, les fournitures et les dossiers du bureau
• Soutenir la planification, la préparation des réunions, la correspondance et la rédaction/révision de lettres, rapports et modèles
• Résoudre les besoins administratifs quotidiens

EXIGENCES 

• Minimum de deux ans d’expérience en administration, idéalement avec des responsabilités liées aux comptes fournisseurs, aux comptes clients et à la paie
• Excellente maîtrise d’Excel (tableaux croisés dynamiques, formules, validation des données, tableaux de bord)
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et/ou de Google Workspace
• Connaissance de logiciels de comptabilité (QuickBooks, Sage ou équivalent)

COMPÉTENCES

• Solides compétences en communication écrite et orale; bilinguisme français-anglais requis (l’anglais est nécessaire pour la coordination avec des fournisseurs de services externes)
• Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail, avec de fortes capacités d’analyse et de production de rapports
• Fiable, discret et capable de traiter des informations confidentielles
• Proactif, organisé et capable de gérer des priorités concurrentes et de respecter des échéances
• À l’aise pour travailler de manière autonome tout en coordonnant avec des prestataires externes
• Capacité d’adaptation et réactivité face aux situations imprévues
• Solides aptitudes en résolution de problèmes, créativité et capacité à s’épanouir dans un environnement collaboratif

ATOUTS 

• Connaissance des exigences gouvernementales canadiennes et québécoises en matière de rapports (p. ex. rapports de paie de fin d’année)
• Engagement envers l’équité, la lutte contre le racisme et les valeurs de justice sociale

CONDITIONS ET AVANTAGES

• Taux horaire : 24 $/heure – 27 $/heure selon expérience et échelle salariale en vigueur
• 22,5 heures de travail par semaine (3 jours par semaine)
• 9 jours de vacances par année, plus un minimum de 4 jours de congés payés pendant la période des Fêtes (en plus des jours fériés)
• 3 jours personnels/santé par année
• Travail hybride (à distance/en présentiel), horaires flexibles possibles après la période d’essai de 3 mois
• Option d’adhésion à notre régime d’assurance santé