Adjoint.e administratif.ve

Le SIMO est un organisme à but non lucratif, situé à quelques min de la station de métro Acadie, qui aide les nouveaux arrivants dans leur intégration professionnelle depuis 40 ans. Nous sommes actuellement à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ve, qui aura pour tâches de soutenir l’équipe ainsi que la direction générale au niveau administratif et d’accueillir les participants au bureau et par téléphone.

Description du poste :

Sous la supervision de la Directrice générale, l’adjointe administrative assure le déroulement efficace du service à la clientèle, offre du soutien administratif à la direction et aux employés à travers une variété de tâches cléricales liées à la paie et aux opérations de l’organisme. La personne produit des rapports et des divers documents en utilisant des outils informatiques et du matériel de bureau. L’adjointe administrative communique des renseignements autant à l’interne qu’à l’externe. La personne est responsable des documents confidentiels et des factures appartenant au SIMO afin d’assurer leur approvisionnement, leur conservation et leur classement de manière sécuritaire.

Principales fonctions :

• Soutenir la direction pour les activités liées au traitement de la paie ou pour toute autre demande.
• Effectuer la production de rapport ou de suivi pour l’avancement de dossiers administratifs.
• Tenir à jour deux bases de données permettant de compiler les résultats de l’organisme.
• Effectuer de la saisie de données afin de produire des rapports trimestriels et annuels concernant les activités et opérations de l’organisme en respectant les normes établis.
• Maintenir à jour ou créer des documents administratifs selon les besoins de l’organisme (Ex : listes, statistiques, tableaux)
• Communiquer les informations nécessaires au bon fonctionnement des opérations internes.
• Accueillir les participants, les fournisseurs et les partenaires au bureau.
• Répondre aux demandes de renseignements sur les services offerts par l’organisme, autant par téléphone que par courriel ou en présentiel.
• Classer les factures et s’assurer qu’elles sont conformes pour la vérification comptable.
• Maintenir un système de classement pour des dossiers papier et informatisé.
• Tenir l’inventaire annuel des achats de mobilier de bureau et d’appareils électroniques.
• Commander les fournitures de bureau et les produits d’entretien.
• Effectuer toutes autre tâche connexe

Compétences recherchées :

• Diplôme collégial pertinent (AEC ou DEC en administration, secrétariat, bureautique…)
• 1 à 2 années d’expérience pertinente
• Excellente maitrise d’Excel
• Bilinguisme français – anglais exigé (3e langue, un sérieux atout)
• Excellentes habiletés de communication interpersonnelle
• Intérêt pour le travail d’équipe
• Connaissance de l’approche interculturelle et/ou expérience avec la clientèle immigrante un atoutCe que nous vous offrons :
  • Poste permanent à temps plein, 35h en présentiel
  • La semaine se termine à 15h le vendredi durant toute l’année et à midi durant la période estivale
  • 4 semaines de congés payés dès la première année plus 2 semaines de fermeture durant la période des fêtes de fin d’année
  • 9 jours de congés santé
  • Assurance collective après la période de probation
  • Salaire entre 20$ et 24$ de l’heure selon expérience
  • Possibilité de formation et perfectionnement