Adjoint.e à l’administration et au développement philanthropique

Nouvellement construite, la Maison de soins palliatifs Sault-Saint-Louis a accueilli ses premiers.ères résidents.tes le 13 janvier 2025. Située dans l’arrondissement de LaSalle (Montréal), elle offre gratuitement des soins de fin de vie et des services d’accompagnement psycho-sociaux aux citoyens du Grand Sud-Ouest de Montréal, ainsi qu’à leurs proches. 

En prévision de planifier la relève d’un départ à la retraite, la direction générale cherche à combler le poste d’Adjoint.e à l’administration et au développement philanthropique, un poste clé au sein de l’organisation. 

Rôle 

La personne titulaire du poste offrira un soutien de haut niveau à l’équipe de direction, à la coordination d’événements et au développement philanthropique. Elle aura pour principales responsabilités d’effectuer des tâches administratives et de logistique, de préparer des documents, d’assurer divers suivis, et sera régulièrement amenée à rédiger diverses communications internes et externes, en collaboration avec la direction. 

Responsabilités – Volet administration 

• Soutenir la direction générale dans ses dossiers 

• Préparer, organiser et coordonner la tenue de réunions d’équipes et de comités 

• Préparer l’ordre du jour des rencontres, prendre des notes, assurer le suivi des tâches 

• Participer à l’élaboration et à la mise à jour d’outils de gestion (ex. calendriers de travail, fichiers de suivi, gabarits, formulaires, etc.) 

• Demander des soumissions et assurer les suivis auprès des fournisseurs externes 

• Gérer la documentation de l’équipe de direction et la mise à jour de documents clés 

• Organiser le classement et l’archivage des documents 

• Saisir les ventes dans le logiciel et faire le suivi de la facturation 

• Préparer les bordereaux de dépôts 

• Collaborer avec la personne responsable de la comptabilité 

• Gérer les appels et répondre à des demandes d’information internes et externes 

• Soutenir les bénévoles administratifs de la MSPSSL et de sa Fondation 

• Toute autres tâche connexe 

Responsabilités – Volet philanthropie 

• Offrir son soutien pour organiser et coordonner la tenue d’activités et d’événements 

• Entrer les données et les segmenter dans le logiciel de gestion des donateurs 

• Préparer les listes de sollicitation, les invitations, etc. pour les événements 

• Faire le suivi auprès des fournisseurs de services 

• Émettre les lettres de remerciements et les reçus de dons 

• Préparer et coordonner les envois de publipostages 

• Préparer et coordonner les rapports de reddition de comptes 

• Tenir à jour les statistiques 

• Toute autre tâche connexe 

Responsabilités – Volet communications 

• Réaliser la mise en page, la correction, la traduction de certains documents, ainsi que la révision de divers documents et présentations 

• Tenir à jour les statistiques de fréquentation du site Web, des médias sociaux et de l’infolettre 

• Préparer des listes d’envois pour les campagnes de communication par courriel et par la poste 

• Collaborer à la veille médiatique 

• Répondre aux messages sur les plateformes de réseaux sociaux 

• Aider à la mise à jour du site web 

• Toute autre tâche connexe 

Expérience et compétences requises 

• Formation dans une discipline appropriée ou combinaison d’expérience pertinente 

• Maitrise du français et connaissance de l’anglais 

• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams) 

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à gérer les priorités  

• Rigueur, autonomie, proactivité, discrétion, disponibilité et flexibilité 

• Connaissance du cycle comptable, un atout 

• Maitrise du logiciel de gestion des dons (Prodon, Zeffy), un atout 

• Expérience dans un organisme à but non lucratif, un atout 

• Connaissance du réseau de la santé en lien avec les soins palliatifs, un atout 

Conditions de travail 

• Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine) 

• 4 semaines de vacances dès la 1ère année 

• 11 jours fériés 

• 5 journées personnelles (maladie) 

• Horaire flexible du lundi au vendredi 

• Disponibilité à travailler occasionnellement de soir et de fin de semaine lors des événements ; 

• Salaire : selon expérience et politique en vigueur 

• RVER : possibilité de contribuer au régime volontaire d’épargne retraite après 3 mois d’ancienneté 

• Assurances collectives payées à 50% par l’employeur (après 3 mois d’ancienneté) 

• Formation continue 

• Repas cuisinés sur place offerts à coût modique 

• Thé et café offert gratuitement en tout temps 

• Tenue vestimentaire décontractée 

• Le poste est à combler le plus tôt possible 

• Lieu de travail : 8699 boul. LaSalle, Montréal, QC., H8P 1Z1