Adjoint.e à l’administration

Adjoint.e à l’administration

La mission de Prévention CDN—NDG est d’offrir des services de proximité aux personnes rencontrées dans l’arrondissement Côte-des-Neiges–Notre-Dame-de-Grâce, et de leur transmettre l’expertise et les outils nécessaires pour améliorer leur qualité de vie. L’équipe de Prévention CDN—NDG s’engage à incarner dans son travail les valeurs de compassion, communauté, diversité, égalité, flexibilité, responsabilité et esprit d’équipe.

Le volet administration de Prévention CDN—NDG a comme objectif de soutenir les programmes et projets de l’organisme en termes administratifs.

L’adjointe à l’administration veille au bon fonctionnement des outils administratifs. Son mandat se distingue entre,  la comptabilité, le financement et les ressources humaines. En tout temps, la personne travaille sous la supervision de la direction. 

DESCRIPTION DE TÂCHES :

Comptabilité

• Faire les paies via le système comptable Employeur-D
• Faire les chèques de dépenses mensuelles des employé.e.s et valider les factures associées
• Faire la tenue de livre via le système SAGE, les conciliations bancaires et les fermetures de mois
• Archiver et organiser les factures et les documents administratifs 
• Payer les fournisseurs et émettre des factures pour les services offerts
• Valider les paiements des déductions pour les assurances collectives
• Lors de la vérification annuelle, fournir au vérificateur comptable les documents requis
• Approuver certaines demandes de dépenses en fonction des budgets disponibles
• Envoyer mensuellement les rapports financiers à la direction

Financement

• Participer au processus administratif des demandes de financement et redditions de comptes
• Faire des propositions sur des nouveaux projets potentiels
• Faire le suivi sur les financements actuels
• Participer à la rédaction du rapport annuel de l’organisme
• Toutes autres tâches connexes

Administration

• Faire la gestion de Google Suite 
• Participer à la planification globale de l’organisme
• Soutenir l’intégration d’outils technologiques facilitant la réalisation des activités
• Participer aux rencontres d’équipe mensuelles de l’organisme
• Prendre les appels/messages/courriels et les transférer aux personnes concernées 
• Sur demande, rédiger divers documents pour la direction et les employé.e.s
• Effectuer certaines tâches de traduction (anglais-français)
• Faire les demandes pour les permis et réservations de salles
• Commander le matériel nécessaire au bon déroulement du bureau (cartes d’affaires, papier, encre pour l’imprimante, matériel d’entretien, etc.)
• Ramasser et trier le courrier
• Archiver la documentation importante liée à l’organisme (rapport d’activités, photos, pamphlets)
• Faire les appels pour l’entretien du lieu de travail (imprimante, commande de matériel, système d’alarme, système téléphonique, entretien des ordinateurs) 
• Résoudre des problèmes administratifs
• Coordonner l’entretien du bureau (femme ménage, entretien par la ville)
• Transmettre aux employés des informations d’intérêt général (protocole, date de réunions, date de tombée)
• Assurer une présence la réception au bureau 
• Participer aux rencontres d’équipe mensuelles de l’organisme
• Toutes autres tâches connexes

Ressources humaines 

• Gérer les dossiers d’employé.e.s, incluant l’ouverture des dossiers, création d’un courriel, accueil des employé.e.s, cessation d’emploi, assurances collectives et autres. 
• Expliquer les différents outils administratifs (feuilles de temps, dépenses, calendrier électronique, Drive, etc.) et s’assurer de leur bonne utilisation. 
• Récupérer et archiver les informations pertinentes suite au départ d’employé.e.s
• Remettre les Relevés 1, Relevés d’emplois, T4A et T4 aux employé.e.s et contractuels
• Afficher les offres d’emplois 
• Récupérer et archiver les informations pertinentes suite au départ d’employé.e.
• Participer aux communications internes avec les employées (courriel bi-mensuel, partage d’information, etc)  
• Respecter les exigences du manuel des employé.e.s de Prévention CDN-NDG
• Toutes autres tâches connexes 

Aptitudes requises

• Avoir un DEC ou AEC en administration
• Avoir au moins 3 an d’expérience pertinente à l’emploi
• Connaître le logiciel comptable SAGE 
• Maîtriser la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) 
• Avoir une bonne connaissance d’Adobe
• Connaître Google Suite 
• Maîtriser les logiciels de vidéoconférence tels que Zoom, Teams, Google Meet
• Avoir un excellent français et anglais parlé et écrit 
• Faire preuve d’autonomie, discrétion, organisation et entregent

Conditions diverses 

• Date d’embauche : 3 juin, 2024
• Nombre d’heures par semaine : 28
• Salaire offert : 22.06$/heure
• Assurances collectives après les trois mois de probation

Veuillez faire parvenir votre CV et lettre de motivation à l’attention de la direction par courriel à : [email protected] , au plus tard le 24 mai 2024 

Merci de ne pas téléphoner. Seules les personnes retenues seront contactées.