Adjoint.e à l’administration

Habitations l’Escalier de Montréal

Vous êtes une personne organisée, autonome et reconnue pour votre sens des priorités? Vous aimez coordonner plusieurs dossiers à la fois, soutenir une équipe dynamique et contribuer à la réalisation de projets porteurs de sens?

Habitations l’Escalier de Montréal est à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ve pour soutenir la direction et assurer le bon fonctionnement des activités administratives de l’organisation.

À propos de nous

Habitations l’Escalier de Montréal accompagne les jeunes adultes en difficulté ou à risque d’itinérance vers une plus grande autonomie grâce à des services d’hébergement, d’insertion socioprofessionnelle et d’accompagnement personnalisé. Notre équipe est engagée, innovante et profondément mobilisée autour de la réussite des jeunes.

Vos principales responsabilités

Administration générale

• Assurer le suivi des dossiers administratifs de l’organisation.
• Préparer, réviser et mettre en forme divers documents administratifs.
• Gérer les archives physiques et numériques.
• Rédiger et assurer le suivi des correspondances.
• Soutenir la direction dans la préparation de réunions et de documents décisionnels.

Gestion des fournisseurs et achats

• Effectuer les demandes de soumissions.
• Assurer les communications avec les fournisseurs.
• Produire les bons de commande et effectuer les suivis administratifs.
• Maintenir à jour les listes de fournisseurs et les contrats.

Soutien aux bailleurs de fonds

• Participer à la préparation et à l’envoi des documents requis aux bailleurs de fonds.
• Assurer la collecte et l’organisation des pièces justificatives.
• Collaborer à la préparation des redditions de comptes et rapports administratifs.

Coordination d’événements

• Planifier et coordonner les événements de l’organisation, tel que l’Assemblée générale annuelle et la Méga-Vente.
• Assurer la logistique des activités spéciales, conférences et rencontres partenaires.
• Participer activement à la préparation et à la réalisation des célébrations du 40e anniversaire de l’organisation.

Gouvernance et assemblées

• Coordonner l’organisation de l’Assemblée générale annuelle (AGA).
• Préparer les convocations, inscriptions et documents de séance.
• Assurer la logistique des rencontres du conseil d’administration et des comités.
• Produire les procès-verbaux ou soutenir leur préparation.

Soutien opérationnel

• Accueillir visiteurs, partenaires et fournisseurs.
• Gérer certaines réservations de salles, équipements et déplacements.
• Accomplir toute autre tâche administrative connexe contribuant au bon fonctionnement de l’organisation.

Toutes autres tâches connexes en lien avec le poste.

Profil recherché

Formation et expérience

• DEP, AEC ou DEC en administration, bureautique ou domaine connexe.
• Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Expérience en milieu communautaire ou OBNL (un atout).

Compétences recherchées

• Excellente capacité d’organisation et de planification.
• Sens de l’initiative et autonomie.
• Grande rigueur dans le suivi des dossiers.
• Excellentes habiletés rédactionnelles en français.
• Capacité à gérer plusieurs échéanciers simultanément.
• Maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams).

Qualités personnelles

• Professionnalisme et discrétion.
• Esprit de collaboration.
• Souci du service à la clientèle.
• Dynamisme et attitude positive.

Ce que nous offrons

Poste permanent à temps plein (35 h/semaine)
Salaire annuel de 40 000 $
Assurances collectives dont 80% est à la charge de l’employeur après 9 mois

REER collectif après 12 mois

Milieu de travail humain et engagé et équipe passionnée et collaborative
Possibilité de contribuer à des projets structurants ayant un impact concret sur la vie des jeunes
Participation à l’organisation du 40e anniversaire d’une organisation reconnue dans son milieu

Pour postuler

Faites parvenir votre curriculum vitae et une lettre de motivation à : direction@lescalier.ca au plus tard le 19 octobre avant 16h. Nous remercions toutes les personnes de leur intérêt. Seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées.

Habitations l’Escalier de Montréal souscrit au principe de l’égalité en emploi et encourage les candidatures de toutes les personnes qualifiées.