Adjoint.e à la direction / Soutien administratif

Principales responsabilités

• Appuyer la directrice générale adjointe dans la réalisation de ses mandats et tâches opérationnelles.
• Offrir un service de première ligne de qualité aux membres des coopératives d’habitation.
• Assurer le suivi administratif des dossiers spécifiques (Assurtoit, administration provisoire, Registraire).
• Participer au bon fonctionnement global des opérations de la Confédération.

Principales tâches

Soutien à la directrice générale adjointe

• Assister la directrice générale adjointe dans ses besoins quotidiens et le suivi de ses dossiers;
• Effectuer la réservation de chambres d’hôtel, restaurants, salles de réunion ou transports pour la direction.

Service aux membres et volet assurances (programme Assurtoit)

• Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements des membres de coopératives avec courtoisie et professionnalisme;
• Répondre aux questions des coopératives concernant leur police d’assurance dans le cadre du programme Assurtoit et assurer le suivi nécessaire;
• Gérer la réception des courriels et appels et diriger les demandes aux personnes concernées.

Administration provisoire et conformité

• Participer au suivi administratif lié à l’administration provisoire;
• Effectuer les mises à jour des informations et les changements de nom auprès du Registraire des entreprises (REQ);
• Coordonner la mise à jour et la modification des signataires autorisés auprès des institutions financières et partenaires.

Logistique et secrétariat général

• Recevoir, traiter et distribuer le courrier ainsi que préparer les envois postaux;
• Veiller au bon fonctionnement des équipements de bureau (système téléphonique, informatique, photocopieur, imprimantes, timbreuse);
• Gérer la papeterie, les fournitures de bureau et passer les commandes auprès des fournisseurs;
• Fournir un soutien logistique lors de l’organisation des activités et événements de la CQCH;
• Mettre à jour la base de données.

Profil et exigences

• DEP en secrétariat ou domaine équivalent;
• Minimum de 3 ans d’expérience pertinente;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365;
• Excellente maîtrise de la langue française orale et écrite;
• Bon sens de l’organisation et des responsabilités;
• Avoir de l’entregent;
• Souci du détail.

Conditions d’emploi

• Lieu : Ville de Québec
• Statut de l’emploi : Poste régulier, 35 heures/semaine
• Salaire : Selon l’échelle salariale en vigueur
• Avantages sociaux : Assurances collectives, régime de retraite simplifié, proximité du réseau Métrobus, stationnement gratuit
• Date de début : Dès que possible
• Lieu de travail : 840, rue Raoul-Jobin, bureau 202, Québec (Québec) G1N 1S7

Vivez l’expérience de l’intercoopération !

Une seule grande équipe pour tout le Québec !

Pour plus d’information sur la CQCH, consultez notre site Internet : www.cooperativehabitation.coop