Adjoint.e à la direction – Remplacement de congé de maternité

À propos du rôle

Toujours ensemble (TE), un organisme à but non lucratif dédié à la réussite éducative des jeunes de 6 à 17 ans, recherche un.e adjoint.e à la direction pour rejoindre notre équipe dynamique et bienveillante dans le cadre d’un remplacement de congé de maternité (12 mois).

Relevant de la direction générale, la personne occupant ce poste aura comme mandat, sans s’y limiter :

Soutien administratif 

• Analyser et répondre aux besoins d’appui de la direction générale, de la direction des programmes, des membres du conseil d’administration et des partenaires de TE.
• Réviser la correspondance courante ainsi que tout autre document administratif selon les normes visuelles établies.
• Archiver les documents et la correspondance de manière appropriée, à la fois en format électronique et papier.
• Gérer le courrier postal et les boîtes de courriels partagées, assurer la réception des appels et les suivis auprès des partenaires, donateurs et fournisseurs de TE.
• Identifier et implanter des opportunités d’optimisation des processus administratifs internes.
• Être la personne-ressource au sein de l’organisme (autant à l’interne qu’à l’externe) pour toute question administrative, TI ou relative aux bâtiments et effectuer tout suivi nécessaire avec les parties prenantes.
• Veiller quotidiennement au bon fonctionnement administratif de l’organisme.
• Soutenir la coordination des bénévoles en assurant la communication et le suivi avec eux.
• Toute autre tâche connexe.

Appui à la gouvernance de l’organisme 

• Assurer la logistique et le suivi des réunions du conseil d’administration et de ses comités.
• Assister aux séances du conseil, en virtuel ou en présentiel, et rédiger des procès-verbaux.
• Réviser et/ou produire des rapports à la demande de la direction générale.

Suivis des dons 

• Procéder à la saisie des dons et à l’émission de reçus pour fin d’impôt à l’aide du logiciel ProDon.
• Fournir à la comptabilité tous les rapports nécessaires à la comptabilisation des revenus de l’organisme.
• Participer au processus de demandes de financement et de reddition de comptes.
• Gérer de manière responsable, diligente et confidentielle les données des donateurs.
• Gérer les dons reçus en ligne.

Exigences du poste

• Au moins trois (3) années d’expérience dans des fonctions similaires.
• Formation (DEP, AEC ou DEC) en technique de bureau ou en administration, ou formation équivalente.
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Capacité rédactionnelle élevée en français.
• Très bonne connaissance de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Connaissance approfondie des outils de communication électronique, des plateformes de réunion virtuelle (Teams, Zoom), et de la suite Office, notamment Word et Excel.
• Connaissance et intérêt pour les technologies de l’information, un atout important
• Connaissance du logiciel ProDon, un atout important.
• Connaissance des milieux communautaire et scolaire, un atout.
• Bonne connaissance des pratiques de gouvernance d’un conseil d’administration, un atout

Atouts personnels

• Excellentes habiletés de communication interpersonnelle et capacité à travailler en équipe.
• Grand sens de l’organisation, minutie, et rigueur.
• Capacité à faire preuve de débrouillardise et de jugement dans l’application des processus administratifs et opérationnels.
• Respect de la confidentialité.

Vous ne répondez pas à tous les critères? Nous valorisons avant tout votre passion, votre engagement et votre volonté de progresser. Nous encourageons particulièrement les candidatures des personnes noires, autochtones, de couleur, handicapées, des membres de la communauté 2SLGBTQIA+ ainsi que de toute personne possédant des compétences et expériences diversifiées.

Modalités et conditions d’emploi

• Date d’entrée en poste : 3 septembre 2024
• Poste à temps plein, contractuel, 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.
• Horaire de travail flexible et hybride, avec espace de bureau au 4926, rue de Verdun, à Verdun, à deux pas du métro Verdun.
• Taux horaire selon l’expérience et conformément à la politique salariale en vigueur, entre
  24,28 $ et 32,61 $.
• Politique de congés allant jusqu’à 10 jours pour le bien-être, les congés de maladie et les situations personnelles.
• Une semaine de congé pendant les fêtes dès l’entrée en poste.
• Équilibre idéal entre vie professionnelle et personnelle.
• Environnement de travail stimulant qui valorise le développement des compétences, le partage d’idées et la diversité.

À propos de Toujours ensemble

Fondé en 1979, TE est un organisme jeunesse à Verdun. Notre mission est d’aider les jeunes de 6 à 17 ans par l’entremise d’activités éducatives et récréatives favorisant le développement de tout leur potentiel. Nous valorisons l’honnêteté, le respect et la coopération. Si vous partagez ces valeurs et souhaitez faire une différence dans la vie des jeunes, rejoignez notre équipe passionnée!