Adjoint·e exécutif·ve à la direction générale

Adjoint·e exécutif·ve à la direction générale

Supérieure immédiate : Cofondatrice et directrice générale

Statut : Poste permanent, 35 heures par semaineLieu de travail : 7595, boulevard Saint-Laurent, Montréal

Sommaire du poste

Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjoint·e exécutif·ve assure un soutien administratif et exécutif à la direction générale et à la direction générale adjointe. La personne est responsable de la coordination des activités administratives liées à la gouvernance, de la gestion courante de l’immeuble et du bon fonctionnement des services généraux. Elle contribue à l’efficacité des opérations quotidiennes par son autonomie, sa rigueur et son sens de l’organisation.

Principales responsabilités

1. Soutien à la direction et gouvernance

• Gérer l’agenda, les correspondances et les demandes adressées à la directrice générale;
• Apporter un soutien administratif à la direction générale adjointe dans l’exercice de ses fonctions;
• Préparer les documents et organiser les rencontres de la direction;
• Coordonner les réunions du conseil d’administration et l’assemblée générale annuelle, incluant les convocations, la préparation des documents et la rédaction des procès-verbaux;
• Rédiger et réviser les correspondances officielles, les notes de service et les documents corporatifs;
• Assurer la mise à jour et la conservation des documents officiels de l’organisme, notamment les procès-verbaux, les résolutions et le registre des membres.

2. Gestion de l’immeuble

• Coordonner l’entretien préventif, les réparations et le bon fonctionnement général de l’immeuble;
• Assurer les relations avec les fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services;
• Obtenir des soumissions, coordonner les interventions et assurer le suivi des travaux courants;
• Assurer la gestion administrative des contrats d’entretien et de services généraux, incluant leurs renouvellements;
• Assurer les communications et les suivis auprès des occupants de l’immeuble;
• Veiller au maintien de conditions sécuritaires et signaler les situations nécessitant une intervention;
• Assurer la gestion des clés et des accès aux locaux;
• Assurer le suivi des dépenses courantes liées au fonctionnement de l’immeuble, selon les budgets et autorisations établis;
• Coordonner le travail de la préposée à l’entretien ménager et les achats nécessaires.

3. Gestion administrative

• Assurer l’organisation, le classement et la mise à jour des documents administratifs;
• Veiller à l’exactitude et à la confidentialité des informations;
• Maintenir à jour les données administratives dans les systèmes de gestion, notamment Odoo.

4. Communications institutionnelles

• Rédiger et réviser les avis, communiqués et correspondances institutionnelles;
• Coordonner la diffusion des communications officielles;
• Assurer le traitement administratif des demandes médiatiques et la tenue de la revue de presse.

5. Coordination administrative et logistique

• Coordonner les achats administratifs et les demandes de services auprès des fournisseurs;
• Assurer la gestion des réservations de salles et des espaces communs;
• Organiser les aspects logistiques des rencontres et des événements institutionnels.

6. Gestion des bénévoles

• Recevoir et rencontrer les personnes souhaitant faire du bénévolat à Petites-Mains;
• Évaluer leurs compétences, leurs intérêts et leurs disponibilités afin de sélectionner les candidatures correspondant aux besoins des services;
• Coordonner leur accueil et leur orientation vers les services concernés;
• Maintenir à jour la banque de bénévoles dans Odoo et assurer les communications nécessaires avec les personnes inscrites.

Qualifications requises

• Diplôme collégial ou universitaire en administration, bureautique ou domaine connexe, ou expérience équivalente;
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience en soutien à la haute direction ou en coordination administrative;
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit;
• Bonne maîtrise de l’anglais;
• Maîtrise des outils Microsoft Office;
• Expérience en coordination de fournisseurs, gestion d’installations ou suivi de contrats, un atout;
• Connaissance d’Odoo ou d’un système de gestion intégré, un atout.

Compétences recherchées

• Excellent sens de l’organisation et des priorités;
• Autonomie, initiative et débrouillardise;
• Rigueur, discrétion et confidentialité;
• Bon jugement et capacité de résolution de problèmes;
• Excellentes habiletés relationnelles et rédactionnelles;
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément;
• Sens du service et esprit de collaboration.

Conditions de travail

• Poste permanent à temps plein, 35 heures par semaine, du lundi au vendredi;
• Travail principalement en présentiel, avec possibilité de télétravail occasionnel après la période d’intégration;
• Rémunération selon l’expérience et les compétences;
• Assurances collectives après 6 mois de service continu;
• 2 semaines de vacances, incluant la fermeture de fin d’année;
• Journées de maladie et programme de soutien au mieux-être;
• Accès à la formation continue;
• Accès prioritaire à une place en CPE dans le même immeuble.

Veuillez noter que les candidatures seront évaluées au fur et à mesure de leur réception, et seules les personnes retenues seront contactées.