ADJOINT·E ADMINISTRATIVE

Rôle:

Relevant de la direction générale du Centre de pédiatrie sociale en communauté (CPSC) La Ruelle d’Hochelaga et en collaboration avec l’équipe du CPSC, le/la titulaire du poste contribue au bon fonctionnement du CPSC en assurant un soutien administratif, comptable et opérationnel. Il/elle fait preuve de savoir-faire, de savoir être et de flexibilité pour assister l’équipe dans la planification et la gestion de leurs besoins afin d’assurer l’atteinte de leurs objectifs stratégiques.

Principales responsabilités:

Soutien administratif et comptable

• Participer à la mise en œuvre des politiques et procédures, programmes et outils propices à la réalisation des objectifs du CPSC ;
• Appuyer la direction dans la logistique et la gestion des dossiers administratifs, budgétaires et communicationnels en cours et dans la planification, l’organisation des conseils d’administration et des assemblées générales.
• Mettre en place une politique de classement et conservation des documents et s’assurer qu’elle soit respectée.
• Participer aux réunions d’équipe et autres rencontres du CPSC, en assurer le suivi logistique et administratif (gestion des calendriers, réservation de salle, rédaction de l’ordre du jour et du procès-verbal, etc.) au besoin.
• Importer et mettre à jour les bases de données (donateurs, fournisseurs, logiciel de dons en ligne)
• Assurer le lien avec les donateurs (recherche de nouveaux donateurs, relance, organisation réception des dons, remerciement, émission des reçus d’impôt)
• Assurer la mise à jour du site internet
• Assurer le lien avec les entreprises de soutien informatique, entretien ménager.
• Participer à l’implantation d’un système de paie propre au centre
• Effectuer les paies quand le système sera implanté
• Assurer le paiement des factures et la gestion des petites caisses
• Assurer la tenue de livre comptable
• Préparer les documents comptables pour le CA et le vérificateur comptable
• Proposer des améliorations aux façons de faire et outils existants, au besoin ;
• Réaliser ponctuellement pour la direction différents mandats exigeant un haut niveau d’autonomie ;
• Toute autre tâche connexe.

Soutien logistique et événementiel

• Fournir un appui logistique dans la planification et la réalisation d’activités et d’événements de financement au sein du CPSC, incluant mais ne se limitant pas à la Guignolée annuelle ;
• Effectuer certaines démarches en lien avec les événements et projets spéciaux du CPSC : obtention d’autorisations, suivi des ententes de services auprès des fournisseurs, commandites, réservations de locaux, etc.
• Préparer la visite et accueillir les donateurs intéressés par le CPSC.

Soutien aux ressources humaines (employé·e·s, stagiaires et bénévoles)

• En collaboration avec la direction, les coordonnatrices cliniques, répondants des stagiaires, responsables d’activités nécessitant la présence de bénévoles: prévoir et organiser l’environnement de travail, préparer les documents à remettre, répondre aux questions éventuelles ;
• Gérer le volet bénévolat du centre
• Planifier, organiser et animer des rencontres d’information à l’intention des ressources bénévoles ;
• Coordonner le processus d’accueil et d’intégration des ressources bénévoles du CPSC ;
• Assurer le suivi administratif de l’implication des bénévoles sur une base régulière ;
• Tenir à jour le portrait statistique des bénévoles ;
• Participer activement à la création, au développement et à l’amélioration des outils de gestion des bénévoles ;
• Appuyer le CPSC dans l’organisation de la participation de groupes corporatifs à des journées de bénévolat ;
• Coordonner l’organisation d’événements de reconnaissance des ressources bénévoles.

Qualifications

1. Scolarité

• Formation en administration, comptabilité, gestion de projets ou toute autre combinaison de formation et d’expériences pertinente.

2. Expériences de travail

• Expérience d’au moins 2 ans dans des fonctions similaires ;
• Expérience d’au moins 2 ans en milieu communautaire et/ou en gestion de projets ;
• Expérience en philanthropie et levée de fonds (un atout).

3. Connaissances spécialisées

• Solides connaissances en secrétariat, bureautique et administration ;
• Excellente maîtrise de la suite MS Office ;
• Connaissance logiciel comptable SAGE
• Connaissance plateforme de paie EmployeurD (un atout)
• Excellentes aptitudes rédactionnelles en Français et maîtrise de l’Anglais.

4. Compétences

• Excellent sens de l’accueil et du service à la clientèle ;
• Bonnes aptitudes pour les communications interpersonnelles et le travail d’équipe ;
• Sens élevé de l’organisation, de la planification et de la rigueur ;
• Polyvalence et capacité à établir des priorités ;
• Professionnalisme et discrétion ;
• Disponibilité et flexibilité ;
• Autonomie et esprit d’initiative ;
• Capacité à évoluer dans un contexte rapide et changeant.