Services aux entreprises
Service Virtuels Madore - SVM - Entreprise à Saint-Donat-de-Montcalm
À propos de l'Entreprise
Siège social
Heures d'ouverture
Mission
Service Virtuels Madore se charge d'alléger la charge administrative de la direction générale (DG) des OBNL relative à la gouvernance pour qu’elle puisse se consacrer pleinement à sa mission. De soutenir la gestion des projets, la coordination des employés et apporter un point de vue externe à votre situation. Et de faciliter la rédaction de vos demandes de financement et de subvention ou participer au programme de subvention que vous portez.
Description
Conseil d’Administration et procès-verbaux (CA)
Coordination d’un comité ou d’une table d’expertise
J’organise les séances du CA et des comités :
- Convocation des membres
- Envoi des liens de rencontre
- Préparation de l’ordre du jour et les documents d’appui
- Présence et prise de note
- Procès-verbaux
- Suivi des dossiers en cours
Assemblée générale annuelle (AGA)
- Convocation des membres du CA
- Inscriptions des membres
- Présentation visuelle
- Ordre du jour
- Élections des membres du CA et des collèges électoraux
- Prise de note et rédaction des procès-verbaux
Rapport d’activités
- Structuration du document
- Collectes des données en collaboration avec les personnes ressources
- Rédaction des textes
- Révision des textes
- Mise en page professionnelle
- Publication
Rédaction de documents
-
Documents administratifs et de gouvernance : ordre du jour, procès-verbal, avis de convocation, liste de présences, résolutions, calendrier annuel, règlements généraux, politiques internes, plan de travail, rapport d’activités.
-
Documents liés aux ressources humaines ou aux bénévoles : fiche de poste, guide de l’administrateur ou du bénévole, formulaire de recrutement, grille d’évaluation, contrat de travail ou de service, politique RH, processus de recrutement documenté.
-
Documents de communication : bulletin/infolettre, communiqué de presse, présentation PowerPoint, trousse de bienvenue.
Service aux membres
Je prends en charge les communications avec ta communauté pour assurer un service rapide et professionnel :
- Courriels et formulaires de contact
- Inscription aux formations et événements
- Rédaction de textes pour infolettre
Développement stratégique
J’accompagne votre développement stratégique en avançant les dossiers trop souvent laissés de côté :
- Démarchage auprès de partenaires
- Recherches stratégiques
- Mise à jour de bases de données (listes, tableaux)
- Préparation de documents d’appui
- Suivi des ententes ou partenariats établis
Gestion de boîte de courriels
Je gère la boîte courriels de la Direction générale en répondant :
- Réponse aux questions répétitives
- Transfert aux personnes concernées
- Tri et classement des courriels entrants selon les priorités
- Planification de rendez-vous à l’agenda
- Confirmation de rendez-vous
- Archivage, suppression, désabonnement
Soutien administratif à votre programme de subvention
Gérer un programme de subvention demande une organisation rigoureuse et un suivi administratif précis. Je prends en charge les tâches administratives pour que la gestion de ton programme soit fluide et efficace.
Mon accompagnement inclut :
-
Répondre aux questions des organismes intéressés
-
Maintenir un suivi rigoureux des demandes d’information reçues
-
Accuser réception de chaque projet déposé
-
Vérifier la complétude des documents soumis
-
Aviser chaque organisme du résultat (acceptation ou refus)
-
Préparer et envoyer les formulaires d’engagement ou conventions d’aide financière aux organismes acceptés
-
Recevoir et valider les formulaires d’engagement signés
-
Relancer les organismes en cas de documents manquants ou en retard