Adjoint(e) administratif(e)

Le Théâtre Lyrichorégra 20 vise à promouvoir la musique classique ainsi que la danse auprès du grand public et à soutenir les musicien(ne)s et artistes lyriques. Il s’est donné comme principal mandat de mieux faire apprécier et découvrir l’opéra au grand public, jeune et adulte, d’encourager et de faire la promotion de la relève artistique d’ici et d’ailleurs, de susciter des échanges internationaux d’artistes et de soutenir les jeunes chanteur(teuse)s qui désirent débuter une carrière internationale. Créé en 1994, les Jeunes Ambassadeurs Lyriques est un programme d’insertion professionnelle à une carrière internationale dédié aux chanteur(teuse)s lyriques de la relève. Depuis ses débuts, le programme a soutenu et lancé la carrière de centaines d’artistes, dont plusieurs chantent aujourd’hui sur les plus grandes scènes d’opéra du monde.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Sous la responsabilité du conseil d’administration et en collaboration avec l’équipe de bénévoles, l’adjoint(e) administratif(ve), soutient activement les activités courantes du Théâtre Lyrichorégra 20. Il(elle) apporte un soutien dans la gestion des tâches quotidiennes, participe à l’organisation administrative, prend part à la coordination et/ou la logistique des projets artistiques, notamment du programme international d’opéra Les Jeunes ambassadeurs lyriques, et contribue de façon important à l’accueil et à la mobilisation du public, des bénévoles, des artistes et autres parties prenantes. Il(elle) joue un rôle-clé dans les communications internes et externes, le suivi des dossiers et la préparation de documents, contribuant ainsi au bon déroulement des opérations administratives de l’organisme, ainsi qu’au rayonnement de ses activités artistiques.

Selon ses disponibilités et ses compétences, l’adjoint(e) administratif(ve) pourra être amené(e) à occuper plusieurs responsabilités parmi les suivantes.

TÂCHES

Soutien administratif et coordination

• Gestion des courriels et de la correspondance et suivis téléphoniques.
• Soutien des membres du conseil d’administration dans l’organisation et la planification des activités administratives.
• Participation à la planification d’événements, de réunions (rédaction d’ordres du jour, préparation de documents, prises de notes, suivis).
• Gestion efficace et maintien d’un système de classement, et tenue à jour des dossiers (numériques et papiers).
• Rédaction et mise en forme de divers documents administratifs, courriels, lettres officielles, comptes rendus, et communications diverses en français et en anglais.
• Contribution à la mise à jour des bases de données (partenaires, commanditaires, artistes, donateur(trice)s).

Proposition et mise en œuvre de procédures administratives efficaces.

Soutien aux finances

• Production de certaines facturations et suivis de paiements.
• Aide à la compilation des documents comptables (factures, reçus, dépôts).
• Contribution au suivi budgétaire de certains projets (au besoin).
• Soutien à la rédaction de demandes de financement ou de rapports auprès du secteur privé.
• Collaboration à la sollicitation pour l’événement bénéfice.
• Participation à la préparation de demandes de subvention, de rapports et de présentations.

Soutien à la production à la coordination des activités artistiques

• Participation à la coordination logistique des concerts, de l’événement bénéfice, des tournées ou des activités de médiation culturelle ou de développement professionnel (location d’espaces, traiteurs, transport, hébergement, restauration, captation photos et vidéos, imprimeur, billetterie, etc.).
• Collaboration à l’organisation de répétitions ou autres initiatives du calendrier artistique.
• Rédaction, révision ou suivis de contrats.
• Gestion de certaines correspondances avec les artistes et directions de théâtres lyriques et autre représentant(e)s du monde lyrique invité(e)s (programme artistique, horaire des répétitions, horaire du comité international, etc.)
• Gestion de la billetterie.
• Appui au recrutement et à la coordination des équipes de bénévoles selon les besoins.

 Communication, promotion et diffusion

• Mise à jour des outils de communication (ex. site web, réseaux sociaux, etc.)
• Participation à la rédaction ou à la relecture de contenus promotionnels (FR/EN).
• Aide à la diffusion d’infolettres, d’invitations et d’annonces publiques.
• Participation à la coordination de la production de matériaux promotionnels et à leur distribution.
• Soutien à la coordination des activités de communication auprès des artistes, partenaires, institutions et du grand public.
• Collaboration à la mesure de l’impact des actions de communication et proposition d’améliorations.

Accueil et représentation

• Accueil du public lors des concerts
• Responsable de renseigner le public sur les activités du Théâtre Lyrichorégra 20.
• Promotion des activités du Théâtre Lyrichorégra 20 auprès du grand public, des institutions locales, ainsi qu’auprès des partenaires culturels et privés.

Réalisation de toute autre tâche connexe selon les besoins du Théâtre Lyrichorégra 20.

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences essentielles et pré-requis

• Expérience ou formation en administration, secrétariat, communication ou domaine connexe.
• Connaissance ou intérêt pour les arts de la scène, la musique classique et l’opéra.
• Grand sens des responsabilités, fiabilité, autonomie et esprit d’initiative.
• Sens aigu de la planification, de l’organisation, rigueur et souci du détail.
• Capacité à établir des priorités et à travailler sous pression, avec des échéanciers restreints.
• Sens de la diplomatie, discrétion, excellentes capacités relationnelles et entregent.
• Très bonne connaissance des outils de bureautiques et numériques (Google Suite, Word, Excel).
• Accès à un ordinateur avec la suite Office et Google.
• Bilinguisme (anglais et français) à l’écrit et à l’oral.

Atouts

• Connaissance de Mailchimp, Canva, WordPress ou d’autres outils de communication.
• Expérience en animation et en gestion de réseaux sociaux.
• Expérience de travail ou de bénévolat dans un organisme culturel ou communautaire.
• Familiarité avec les processus de subvention ou la philanthropie.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Type de poste : Travail bénévole
• Horaire et nombre d’heures : Plusieurs heures par semaine. Horaire flexible. À discuter. Les personnes candidates peuvent être appelées à travailler selon des horaires atypiques les jours précédents ou durant les événements.
• Poste en télétravail. Les personnes candidates doivent être disponible à se déplacer de façon ponctuelle pour répondre aux besoins et à la tâche.
• Entrée en fonction : Dès que possible.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Une expérience valorisante et enrichissante dans le milieu artistique montréalais.
• L’occasion de contribuer à la vie culturelle montréalaise et à des projets culturels internationaux d’importance.
• Un environnement bienveillant, stimulant et humain, où vos compétences seront réellement appréciées et auront un impact indéniable.
• Des références pour votre CV et des lettres de recommandation sur demande.